Allgemeine Geschäftsbedingungen

1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der webbasierten Buchhaltungssoftware einzly (nachfolgend «einzly» oder «Dienst»), betrieben von der Braintainment GmbH, Zollstrasse 37, 8005 Zürich, Schweiz (nachfolgend «Anbieterin»).

Mit der Registrierung eines Kontos akzeptiert der Nutzer diese AGB. Abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, die Anbieterin stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2 Leistungsbeschreibung

einzly ist eine webbasierte Buchhaltungssoftware für Selbständige und Kleinunternehmen in der Schweiz. Der Dienst umfasst unter anderem:

• Erstellung und Versand von Rechnungen, Offerten und Mahnungen
• Erfassung von Ausgaben und Belegen
• MWST-Abrechnung und Jahresabschluss
• KI-gestützter Belegscanner
• Kundenverwaltung
• KI-Assistent, der Entwürfe für Rechnungen erstellt, Buchhaltungsabfragen beantwortet und Vorschläge macht (optionales kostenpflichtiges Modul). Alle KI-generierten Inhalte sind unverbindliche Vorschläge und müssen vom Nutzer geprüft und freigegeben werden.

einzly stellt ein Werkzeug zur Buchführung bereit. Der Dienst ersetzt keine professionelle Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung. Für steuerliche oder rechtliche Fragen empfehlen wir die Konsultation einer Fachperson (Treuhänder, Steuerberater).

Der Nutzer bleibt in jedem Fall allein verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Buchhaltung, MWST-Abrechnungen und Steuererklärungen. einzly stellt lediglich ein Werkzeug zur Unterstützung bereit.

3 Registrierung und Konto

Für die Nutzung von einzly ist eine Registrierung mit gültiger E-Mail-Adresse erforderlich. Der Nutzer verpflichtet sich:

• Wahrheitsgemässe und vollständige Angaben bei der Registrierung zu machen
• Seine Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen
• Die Anbieterin unverzüglich zu informieren, wenn ein unbefugter Zugriff auf sein Konto vermutet wird

Der Nutzer ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinem Konto stattfinden. Pro Person oder Unternehmen ist ein Konto vorgesehen.

4 Kostenlose Testphase und Preise

einzly bietet eine kostenlose Testphase an. Während dieser Phase kann der volle Funktionsumfang genutzt werden. Nach Ablauf der Testphase ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich, um den Dienst weiterhin zu nutzen.

Die aktuellen Preise sind auf einzly.ch einsehbar. Neben den Abonnementplänen (Basis, Pro) können kostenpflichtige Zusatzmodule (z.B. KI-Assistent) hinzugebucht werden. Zusatzmodule werden separat abgerechnet und können unabhängig vom Hauptabonnement gekündigt werden. Bei Kündigung des Hauptabonnements werden aktive Zusatzmodule automatisch mit-gekündigt.

Die Anbieterin behält sich das Recht vor, Preise anzupassen. Preisänderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt. Bei Nichtakzeptanz der neuen Preise kann der Nutzer sein Abonnement vor Inkrafttreten der Änderung kündigen.

5 Zahlung und Abrechnung

Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Nutzer kann zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen. Bei jährlicher Abrechnung wird der Gesamtbetrag im Voraus fällig.

Bei Zahlungsverzug behält sich die Anbieterin das Recht vor, den Zugang zum Dienst nach einer angemessenen Nachfrist vorübergehend zu sperren. Gespeicherte Daten werden dabei nicht gelöscht.

6 Verfügbarkeit und Wartung

Die Anbieterin strebt eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes an (in der Regel über 99%). Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht jedoch nicht. Die Anbieterin behält sich vor, den Dienst für Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten vorübergehend einzuschränken.

Die Anbieterin haftet nicht für Ausfälle oder Einschränkungen, die durch höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern (z.B. Hosting, Zahlungsdienste) oder andere Umstände ausserhalb ihres Einflussbereichs verursacht werden.

7 Datenschutz und Datensicherheit

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäss unserer Datenschutzerklärung und im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Die Verarbeitung personenbezogener Daten mittels KI erfolgt ausschliesslich zur Vertragserfüllung und unter den in der Datenschutzerklärung beschriebenen Bedingungen (kein Training der Modelle mit Nutzerdaten).

Deine Daten gehören dir. Alle vom Nutzer eingegebenen Geschäftsdaten (Rechnungen, Kunden, Ausgaben, Belege) sind und bleiben Eigentum des Nutzers. Die Anbieterin verwendet diese Daten ausschliesslich zur Erbringung des Dienstes und gibt sie nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Leistungserbringung erforderlich (z.B. Zahlungsabwicklung über Stripe) oder gesetzlich vorgeschrieben.

Der Nutzer kann seine Daten jederzeit über die integrierte Export-Funktion vollständig herunterladen (Rechnungen, Belege, EAR, MWST-Abrechnung). Es besteht kein Lock-in — ein Wechsel ist jederzeit möglich.

Soweit die Anbieterin im Rahmen des Dienstes personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers bearbeitet (namentlich auf Belegen sowie in Kunden- und Lieferantendaten enthaltene Daten Dritter), gelten ergänzend die Bestimmungen zur Auftragsbearbeitung im Anhang 1 (Auftragsbearbeitungsvertrag), der integraler Bestandteil dieser AGB ist. Mit der Annahme dieser AGB schliesst der Nutzer als Verantwortlicher mit der Anbieterin als Auftragsbearbeiterin diesen Auftragsbearbeitungsvertrag ab.

8 Haftungsbeschränkung

Die Anbieterin haftet unbeschränkt für Schäden, die sie vorsätzlich oder grobfahrlässig verursacht. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Soweit dennoch eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit besteht, ist sie auf den Betrag beschränkt, den der Nutzer in den letzten 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis an die Anbieterin bezahlt hat.

Ausser bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der Anbieterin haftet diese insbesondere nicht für:

• Fehlerhafte Steuererklärungen, MWST-Abrechnungen oder Buchhaltungen, die auf falschen Eingaben des Nutzers oder auf der Nutzung von KI-Vorschlägen ohne Prüfung basieren
• Entgangenen Gewinn, Datenverlust oder indirekte Schäden
• Schäden durch die Nutzung des KI-gestützten Belegscanners oder KI-Assistenten. Alle KI-generierten Inhalte (extrahierte Daten, erstellte Rechnungen, Offerten, Berechnungen, Kontierungsvorschläge) sind ausschliesslich als unverbindliche Vorschläge zu verstehen und müssen vom Nutzer inhaltlich, rechnerisch und rechtlich geprüft werden, bevor sie verwendet werden
• Ausfälle oder Fehler bei Drittanbietern (Stripe, Supabase, Vercel, Anthropic)

9 Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich:

• Den Dienst nur für rechtmässige Zwecke zu nutzen
• Keine Inhalte hochzuladen, die gegen geltendes Recht verstossen
• Den Dienst nicht missbräuchlich zu verwenden (z.B. automatisierte Massenabfragen, Reverse Engineering, Weiterverkauf)
• Für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner eingegebenen Daten selbst verantwortlich zu sein
• Zusätzlich zu den automatischen Backups der Anbieterin regelmässig eigene Exporte seiner Daten zu erstellen — einzly stellt dafür eine Export-Funktion zur Verfügung

10 Kündigung

Der Nutzer kann sein Abonnement jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündigen. Die Kündigung kann über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an hallo@einzly.ch erfolgen.

Bei jährlicher Abrechnung wird der nicht genutzte Zeitraum nicht rückerstattet, es sei denn, die Kündigung erfolgt innerhalb der ersten 14 Tage nach Abschluss des Abonnements.

Nach Kündigung bleiben die Daten des Nutzers für 90 Tage gespeichert. Während dieser Frist kann der Nutzer seine Daten über die Export-Funktion herunterladen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

Die Anbieterin behält sich das Recht vor, Konten bei schwerwiegenden Verstössen gegen diese AGB mit sofortiger Wirkung zu sperren oder zu löschen.

11 Änderungen der AGB

Die Anbieterin kann diese AGB jederzeit anpassen. Wesentliche Änderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Die Änderungen gelten als akzeptiert, wenn der Nutzer ihnen nicht innerhalb dieser 30 Tage per E-Mail widerspricht oder sein Konto kündigt. Widerspricht der Nutzer fristgerecht, gilt dies als Kündigung auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen; bis dahin gelten die bisherigen AGB weiter.

12 Schlussbestimmungen

Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts.

Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich, Schweiz.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt.

A1 Anhang 1 – Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Auftragsbearbeitungsvertrag (nachfolgend «AVV») ist integraler Bestandteil der AGB und regelt die Bearbeitung personenbezogener Daten, die die Anbieterin (als Auftragsbearbeiterin) im Auftrag des Nutzers (als Verantwortlicher) im Rahmen des Dienstes bearbeitet. Er gilt zusätzlich zur Datenschutzerklärung; bei Widersprüchen in Fragen der Auftragsbearbeitung geht dieser AVV vor.

1. Gegenstand und Dauer. Die Anbieterin bearbeitet Personendaten ausschliesslich zur Erbringung des in diesen AGB beschriebenen Dienstes und für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Zweck ist der Betrieb der Buchhaltungssoftware, einschliesslich Erstellung und Versand von Rechnungen, Offerten und Mahnungen, Erfassung und KI-gestützter Auslesung von Belegen sowie des KI-Assistenten.

2. Art der Daten und betroffene Personen. Bearbeitet werden insbesondere Stamm- und Kontaktdaten der Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner des Nutzers, Rechnungs-, Offerten- und Belegdaten sowie allfällige auf Belegen enthaltene Personendaten Dritter. Betroffene Personen sind die Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner des Nutzers.

3. Weisungsgebundenheit. Die Anbieterin bearbeitet die Personendaten nur zur Vertragserfüllung und nach den dokumentierten Weisungen des Nutzers. Die Nutzung der Funktionen des Dienstes gilt als Weisung. Eine Bearbeitung zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Vorbehalten bleibt eine Bearbeitung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung; in diesem Fall informiert die Anbieterin den Nutzer vorgängig, soweit gesetzlich zulässig.

4. Vertraulichkeit. Die Anbieterin verpflichtet die zur Bearbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit, soweit diese nicht bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

4a. Berufsgeheimnis. Soweit der Nutzer einem gesetzlichen Berufsgeheimnis untersteht (z.B. Anwaltsgeheimnis), bearbeitet die Anbieterin die ihr anvertrauten Daten als Hilfsperson im Sinne von Art. 321 StGB. Sie verpflichtet sich und ihre Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit und bearbeitet die Daten ausschliesslich zur Erbringung des Dienstes. Der Nutzer bleibt dafür verantwortlich zu prüfen, ob die Nutzung des Dienstes und einzelner Funktionen (namentlich des KI-Belegscanners) mit seinen Berufspflichten vereinbar ist.

5. Datensicherheit. Die Anbieterin trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten, insbesondere Transport- und Speicherverschlüsselung, Zugriffskontrollen sowie eine primäre Datenhaltung auf Servern in der Schweiz. Einzelheiten sind in der Datenschutzerklärung beschrieben.

6. Unterauftragsbearbeiter. Der Nutzer erteilt der Anbieterin die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsbearbeiter beizuziehen. Die jeweils aktuellen Unterauftragsbearbeiter (u.a. Supabase, Vercel, Stripe, Anthropic, OpenAI) sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt. Die Anbieterin verpflichtet ihre Unterauftragsbearbeiter auf gleichwertige Datenschutzpflichten und informiert den Nutzer über beabsichtigte Änderungen; der Nutzer kann einer Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Erfolgt eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz oder des EWR (namentlich in den USA), wird diese durch Standardvertragsklauseln (SCCs) oder eine andere zulässige Garantie abgesichert. Widerspricht der Nutzer und kommt keine Einigung zustande, kann er den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung ausserordentlich kündigen. Bereits bezahlte Beträge für den nicht genutzten Zeitraum werden anteilig zurückerstattet.

7. Unterstützung des Nutzers. Die Anbieterin unterstützt den Nutzer im angemessenen Umfang bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit) sowie bei Meldepflichten. Wird der Anbieterin eine Verletzung der Datensicherheit bekannt, die Daten des Nutzers betrifft, informiert sie den Nutzer unverzüglich.

8. Löschung und Rückgabe. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Personendaten gemäss Ziff. 10 dieser AGB gelöscht; der Nutzer kann seine Daten zuvor über die Export-Funktion herunterladen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

9. Nachweise. Die Anbieterin stellt dem Nutzer auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung. Sie ermöglicht Überprüfungen durch den Nutzer oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer nach angemessener Voranmeldung, soweit dies zum Nachweis erforderlich ist. Die Vorlage aktueller Zertifikate oder Prüfberichte der Unterauftragsbearbeiter kann eine Prüfung vor Ort ersetzen.

Fragen?

Bei Fragen zu diesen AGB erreichst du uns unter hallo@einzly.ch.