Privacy policy

1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website ist:

2 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistung erforderlich ist oder du uns deine Einwilligung erteilt hast.

2.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (zur Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr, kurze Speicherdauer)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden ausschliesslich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Verbesserung unserer Website verwendet. Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt.

2.2 Bei der Registrierung und Nutzung von einzly

Bei der Registrierung und Nutzung unserer Buchhaltungssoftware erheben wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• Firmenname und Adresse
• Bankverbindung (IBAN) für die QR-Rechnung
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten, die du in einzly erfasst

Diese Daten werden ausschliesslich zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistung verarbeitet, einschliesslich KI-gestützter Verarbeitung (siehe Abschnitt 2.4).

2.3 Bei der Nutzung des Belegscanners

Wenn du den Belegscanner nutzt, werden die hochgeladenen Belege (Fotos oder PDFs) zur automatischen Datenextraktion an den KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) übermittelt. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Das Belegbild bzw. PDF-Dokument
• Die daraus extrahierten Daten (Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie, MWST-Satz)

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 DSG) — die Belegverarbeitung ist ein integraler Bestandteil der vereinbarten Dienstleistung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) mit Anthropic gemäss deren Commercial Terms. Es erfolgt kein Training mit deinen Daten durch Anthropic. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Die Daten werden von Anthropic für maximal 30 Tage zu Sicherheits- und Missbrauchsprüfungszwecken aufbewahrt und danach gelöscht. Die Datenübermittlung in die USA ist durch Standard Contractual Clauses (SCCs) abgesichert.

Die Originalbelege werden in deinem persönlichen, zugangsgeschützten Speicher bei Supabase (Server in der Schweiz) abgelegt.

Hinweis für Berufsgeheimnisträger (z.B. Anwältinnen und Anwälte): Prüfe vor der Nutzung des Belegscanners, ob deine Belege geheimnisgeschützte Informationen enthalten. Belege lassen sich auch manuell ohne Belegscanner erfassen.

2.4 Bei der Nutzung des KI-Assistenten

Der KI-Assistent ist ein optionales, kostenpflichtiges Add-on. Die folgenden Verarbeitungen betreffen ausschliesslich Nutzer, die den KI-Assistenten aktiviert haben.

einzly bietet einen KI-gestützten Assistenten, der dich bei der Buchhaltung unterstützt. Die KI-Funktionen umfassen insbesondere:

• Automatische Erstellung von Rechnungs- und Offerten-Entwürfen
• Intelligente Vorschläge für Buchungen, Kontierungen und MWST-Berechnungen
• Beantwortung von Fragen zu deinen Finanzdaten
• Unterstützung bei der Erfassung wiederkehrender Vorgänge und Währungsumrechnungen
• Sprach-Eingabe (Voice): Diktieren von Rechnungs-, Offerten- und Abfragebefehlen

Dafür verarbeitet die KI die von dir erfassten Buchhaltungs- und Rechnungsdaten sowie relevante Stammdaten. Dabei werden nur die minimal erforderlichen Kontextdaten an den KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) übermittelt (z.B. deine Frage und ausgewählte relevante Buchhaltungsdaten).

Die Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gemäss Art. 31 Abs. 1 DSG — die KI-Unterstützung ist ein integraler Bestandteil der vereinbarten Dienstleistung.

Wichtige Garantien:

• Deine Daten werden von Anthropic nicht zum Trainieren oder Verbessern der KI-Modelle verwendet.
• Die Verarbeitung erfolgt temporär (nur während der laufenden Aktion, maximal 30 Tage für Sicherheits- und Missbrauchsprüfungszwecke).
• Du kannst alle KI-Vorschläge jederzeit manuell prüfen, bearbeiten oder ablehnen. Es findet keine rein automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung statt.
• Mit Anthropic besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) inklusive Standard Contractual Clauses (SCCs) für die Datenübermittlung in die USA.

2.5 Bei der Nutzung der Sprach-Eingabe (Voice)

Die Sprach-Eingabe ist Teil des kostenpflichtigen KI-Assistenten und steht nur Nutzern mit aktiviertem Add-on zur Verfügung.

Wenn du den Mikrofon-Button im KI-Assistenten verwendest, wird deine Sprachaufnahme zur automatischen Transkription an den US-Dienstleister OpenAI, L.L.C. übermittelt. OpenAI wandelt die Audio-Daten in Text um (Whisper / gpt-4o-transcribe Modell). Der transkribierte Text wird anschliessend wie eine normale Texteingabe vom KI-Assistenten verarbeitet (siehe Abschnitt 2.4).

Übermittelt werden ausschliesslich:

• Die Audio-Aufnahme der Sprachnachricht (komprimiertes Audio, max. 60 Sekunden)
• Die Sprachvorgabe (Deutsch) zur Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit

Es werden keine Stamm-, Kunden- oder Buchhaltungsdaten an OpenAI weitergegeben — nur das Audio.

Die Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gemäss Art. 31 Abs. 1 DSG. Die Voice-Eingabe ist optional und wird nur ausgelöst, wenn du den Mikrofon-Button aktiv anklickst.

Wichtige Garantien:

• OpenAI verwendet API-Daten gemäss OpenAI Enterprise/API Privacy Policy standardmässig nicht zum Trainieren der Modelle.
• OpenAI speichert API-Anfragen für maximal 30 Tage zur Sicherheits- und Missbrauchsprüfung und löscht sie danach.
• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).
• Die Datenübermittlung in die USA ist durch Standard Contractual Clauses (SCCs) abgesichert.
• Du kannst Voice jederzeit ignorieren und Text-Eingabe nutzen — die Funktionalität ist identisch.

2.6 Deine Rolle als Verantwortlicher

Für Personendaten deiner Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, die du in einzly erfasst, bist du selbst verantwortlich. einzly bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin gemäss Anhang 1 der AGB. Betroffene Personen wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte an den jeweiligen Nutzer.

3 Datenspeicherung und Sicherheit

Die primäre Datenspeicherung (Datenbank und Belegdateien) erfolgt auf Servern in der Schweiz (Zürich). Ergänzende Server-Funktionen (Website-Hosting) werden innerhalb der EU (Frankfurt) ausgeführt. Für einzelne Verarbeitungen (KI-Analyse, Zahlungsabwicklung) werden Daten verschlüsselt an Dienstleister in den USA übermittelt, abgesichert durch Standard Contractual Clauses (siehe Abschnitt 5). Die Datenbearbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Die eingesetzten Dienstleister Supabase, Vercel, Resend, Sentry, Stripe und Google haben ihren Sitz in den USA. Auch wenn Daten auf Servern in der Schweiz oder der EU gespeichert werden, kann ein Zugriff aus den USA (z.B. für Support oder aufgrund behördlicher Anordnungen) nicht vollständig ausgeschlossen werden. Solche Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln einschliesslich der Anpassungen für die Schweiz bzw., soweit der Anbieter zertifiziert ist, durch das Swiss-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um ein hohes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmässige Sicherheits-Updates
• Zugriffskontrolle und Protokollierung

4 Cookies

Im eingeloggten Anwendungsbereich (Dashboard und alle Funktionen nach dem Login) verwenden wir ausschliesslich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind (z.B. Session-Cookies für die Anmeldung). Dort findet kein Analyse- oder Werbe-Tracking statt.

Auf unserer öffentlichen Website (Startseite, Preise, Blog usw.) setzen wir zusätzlich Analyse- und Marketing-Cookies über den Google Tag Manager (Google Analytics und Google Ads) — jedoch nur, wenn du im Cookie-Banner ausdrücklich «Akzeptieren» wählst. Ohne deine Zustimmung werden diese Dienste gar nicht geladen und es werden keine entsprechenden Cookies gesetzt (Google Consent Mode v2, Voreinstellung «abgelehnt»). Wählst du «Nur notwendige», bleibt es beim rein technisch notwendigen Betrieb. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 DSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen oder anpassen:

Cookie-Einstellungen ändern

5 Weitergabe an Dritte

Wir geben deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, ausser:

• Du hast deine ausdrückliche Einwilligung erteilt
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung
• Die Weitergabe ist zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich (z.B. Zahlungsdienstleister)

Folgende Dienstleister verarbeiten in unserem Auftrag Daten:

• Supabase Inc. (USA) — Datenbank und Datenspeicherung auf Infrastruktur von Amazon Web Services, Region Zürich (Schweiz)
• Vercel Inc. — Website-Hosting und Serverless Functions (Server in Frankfurt, EU-Region eu-central-1)
• Stripe Inc. (USA) — Zahlungsabwicklung. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Ablaufdatum) direkt — diese Daten werden von einzly nicht gespeichert. Stripe speichert Zahlungsdaten gemäss PCI-DSS-Standard.
• Resend Inc. — E-Mail-Versand von Rechnungen, Mahnungen und Offerten (Server in Irland, EU)
• Functional Software Inc. (Sentry) — technisches Fehler-Monitoring zur Stabilität der Applikation (Server in Frankfurt, EU). Bei einem technischen Fehler werden ausschliesslich technische Angaben verarbeitet (Fehlerhergang, Browser- und Geräteinformationen, pseudonymisierte Konto-ID) — keine Buchhaltungs- oder Zahlungsdaten; Eingaben werden vor der Übermittlung maskiert.
• Anthropic, PBC (USA) — KI-basierte Belegverarbeitung (Belegscanner) sowie KI-Assistent für automatische Rechnungserstellung und Buchhaltungsverarbeitung
• OpenAI, L.L.C. (USA) — Sprach-zu-Text-Transkription (Voice-Eingabe im KI-Assistenten, optional). Es werden ausschliesslich Audio-Aufnahmen übermittelt, keine Stamm- oder Buchhaltungsdaten.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Irland/USA) — Reichweitenmessung (Google Analytics) und Werbe-/Conversion-Messung (Google Ads) über den Google Tag Manager, ausschliesslich auf der öffentlichen Website und nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung (Cookie-Banner). Verarbeitet werden Nutzungsdaten der Website (z.B. besuchte Seiten, Geräte- und Browserangaben, gekürzte IP-Adresse). Im eingeloggten Anwendungsbereich findet dies nicht statt. Keine Buchhaltungs-, Kunden- oder Zahlungsdaten.

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsbearbeitungsverträge (DPA/ABV). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standard Contractual Clauses (SCCs) gemäss Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG bzw. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die KI-Dienstleister verwenden deine Daten ausschliesslich zur Erbringung der Dienstleistung und nicht zum Training von Modellen.

6 Aufbewahrung und Löschung

Wir unterscheiden folgende Aufbewahrungsfristen:

• Buchhaltungsdaten (Rechnungen, Belege, Ausgaben) — so lange dein Konto aktiv ist, danach 90 Tage nach Kontolöschung. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für deine Geschäftsbücher (Art. 958f OR) liegt bei dir; exportiere deine Daten vor der Löschung. Unsere eigenen Abrechnungsunterlagen zu deinem Abo bewahren wir während der gesetzlichen Frist von 10 Jahren auf
• Temporäre KI-Verarbeitung — nur während der laufenden Aktion, maximal 30 Tage bei Anthropic zu Sicherheitszwecken
• Chat-Verläufe des KI-Assistenten — so lange dein Konto aktiv ist, jederzeit löschbar

Du kannst die Löschung deines Kontos und aller Daten jederzeit per E-Mail an hallo@einzly.ch beantragen.

7 Deine Rechte

Du hast gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Du kannst Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht: Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen
• Datenübertragbarkeit: Du kannst die Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format verlangen
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Datenverarbeitung widersprechen

Du hast zudem das Recht, dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an hallo@einzly.ch.

8 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite einsehbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

9 Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter: