Als selbständiger Grafiker oder Designer in der Schweiz ist deine Buchhaltung komplexer als bei vielen anderen Berufsgruppen. Du arbeitest projektbasiert, verrechnest neben der reinen Designarbeit auch Nutzungsrechte und Lizenzen, investierst in teure Hardware und Software und hast häufig Kunden im Ausland. Gleichzeitig möchtest du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst: gestalten. In diesem Artikel erfährst du alles, was du für eine saubere Buchhaltung als Designer brauchst.
01Projekt- vs. Stundenabrechnung: Welches Modell passt?
Die erste grosse Frage bei der Rechnungsstellung: Rechnest du nach Stunden oder nach Projekt ab? Beide Modelle haben Vor- und Nachteile — und die Wahl beeinflusst direkt, wie du deine Buchhaltung organisierst.
Stundenbasierte Abrechnung
Bei der Stundenabrechnung trackst du deine Arbeitszeit und multiplizierst sie mit deinem Stundensatz. Dieses Modell eignet sich gut für laufende Aufträge, Beratung oder wenn der Umfang eines Projekts schwer abzuschätzen ist. Der Nachteil: Kunden können den Aufwand schwer einschätzen, und du verkaufst Zeit statt Ergebnisse.
Projektbasierte Abrechnung
Bei der Projektabrechnung vereinbarst du einen Fixpreis für ein klar definiertes Ergebnis — zum Beispiel ein Logo, eine Website oder eine Broschüre. Das ist in der Designbranche die gängigere Variante, weil Kunden genau wissen, was sie zahlen. Für dich bedeutet es: Du musst den Aufwand gut einschätzen können. Tipp: Lies unseren Artikel über wertbasierte Preisgestaltung, um Projekte profitabler zu kalkulieren.
Retainer-Modell
Beim Retainer-Modell zahlst du — oder besser: dein Kunde zahlt — einen fixen monatlichen Betrag für ein vereinbartes Kontingent an Designleistungen. Dieses Modell sorgt für regelmässige Einnahmen und vereinfacht deine Buchhaltung erheblich, weil du jeden Monat die gleiche Rechnung stellst.
| Modell | Ideal für | Rechnungsstellung | Buchhaltung |
|---|---|---|---|
| Stundenabrechnung | Beratung, unklarer Umfang | Nach Aufwand, mit Zeitrapport | Zeiterfassung nötig |
| Projektpauschale | Logo, Website, Broschüre | Fixpreis, ev. mit Teilrechnungen | Pro Projekt buchen |
| Retainer | Stammkunden, laufende Betreuung | Monatlich fix | Wiederkehrende Rechnung |
02Nutzungsrechte korrekt verrechnen
Ein zentrales Thema für Designer: Neben der eigentlichen Designleistung verkaufst du auch Nutzungsrechte an deinen Werken. Das Schweizer Urheberrechtsgesetz (URG) schützt deine Entwürfe als geistiges Eigentum. Die Rechteübertragung sollte auf der Rechnung separat ausgewiesen und vertraglich geregelt sein.
Buyout vs. eingeschränkte Lizenz
Beim Buyout (vollständige Rechteübertragung) überträgst du sämtliche Nutzungsrechte an den Kunden. Er darf das Design zeitlich, räumlich und medial unbeschränkt verwenden. Bei einer eingeschränkten Lizenz definierst du genau, wofür der Kunde das Design nutzen darf — zum Beispiel nur digital, nur in der Schweiz oder nur für 2 Jahre.
| Lizenztyp | Umfang | Typischer Aufschlag | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Einfache Lizenz | 1 Medium, 1 Region, begrenzte Dauer | 0-30% auf Designkosten | Logo nur für Website, 2 Jahre |
| Erweiterte Lizenz | Mehrere Medien, national, 5 Jahre | 30-80% auf Designkosten | Logo für Print + Digital, Schweiz |
| Buyout | Alle Medien, weltweit, unbegrenzt | 100-300% auf Designkosten | Vollständige Rechteübertragung |
Rechnungsstellung bei Nutzungsrechten
Auf der Rechnung solltest du Designleistung und Nutzungslizenz immer als separate Positionen ausweisen. Das schafft Transparenz für den Kunden und erleichtert dir die Buchhaltung. Ausserdem ist es bei einer allfälligen Steuerkontrolle wichtig, die Einnahmen klar zuzuordnen.
Vergiss nicht: Halte die Lizenzbedingungen immer auch schriftlich in einem Vertrag oder deinen AGB fest. Lies dazu unseren Artikel über AGB für Selbständige.
03Software-Abos steuerlich absetzen
Als Grafiker bist du auf professionelle Software angewiesen — und die kostet. Die gute Nachricht: Sämtliche beruflich genutzten Software-Abos sind vollständig als Betriebsausgabe absetzbar. Ob monatliches Abo oder Jahreslizenz: Der gesamte Betrag reduziert deinen steuerbaren Gewinn.
| Software | Typ | Ca. Kosten/Jahr | Buchungskonto |
|---|---|---|---|
| Adobe Creative Cloud | Abo monatlich/jährlich | CHF 700-800 | Software / IT-Aufwand |
| Figma Professional | Abo monatlich | CHF 170-200 | Software / IT-Aufwand |
| Sketch | Abo jährlich | CHF 120 | Software / IT-Aufwand |
| Affinity Suite | Einmalkauf | CHF 200 | Software / IT-Aufwand |
| Font-Lizenzen (Myfonts, Adobe Fonts) | Abo oder Einmalkauf | CHF 100-500+ | Lizenzen / Nutzungsrechte |
| Stockfoto-Abos (Adobe Stock, Shutterstock) | Abo monatlich | CHF 350-600 | Materialaufwand |
| Mockup-Tools (Placeit, Smartmockups) | Abo monatlich | CHF 100-200 | Software / IT-Aufwand |
| Projektmanagement (Asana, Notion) | Abo monatlich | CHF 100-200 | Software / IT-Aufwand |
04Hardware & Abschreibungen
Designer investieren überdurchschnittlich viel in Hardware: leistungsstarke Macs, hochauflösende Displays, Grafiktabletts und Drucker. Anschaffungen über CHF 1'000 (ohne MWST) musst du über die Nutzungsdauer abschreiben. Günstigere Anschaffungen darfst du sofort als Aufwand verbuchen.
| Gerät | Typischer Preis | Nutzungsdauer | Abschreibung degressiv |
|---|---|---|---|
| MacBook Pro / iMac | CHF 2'500-5'000 | 3-4 Jahre | 40% p.a. |
| Externer Monitor (4K/5K) | CHF 800-2'000 | 5 Jahre | 25% p.a. |
| Wacom Grafiktablett | CHF 500-3'500 | 5 Jahre | 25% p.a. |
| Farblaserdrucker / Plotter | CHF 1'000-5'000 | 5 Jahre | 25% p.a. |
| Kamera (für Produktfotos) | CHF 1'500-4'000 | 5 Jahre | 25% p.a. |
| iPad Pro + Apple Pencil | CHF 1'200-2'500 | 3-4 Jahre | 40% p.a. |
Detaillierte Berechnungsbeispiele und alle offiziellen ESTV-Abschreibungssätze findest du in unserem Artikel über Abschreibungen für Selbständige.
05MWST für Grafiker: Sätze, Saldosteuer & internationale Kunden
Sobald dein Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt, bist du in der Schweiz MWST-pflichtig. Für Grafiker und Designer gelten dabei einige Besonderheiten.
Normalsatz vs. Saldosteuersatz
Der reguläre MWST-Satz beträgt 8,1%. Viele Designer entscheiden sich aber für den Saldosteuersatz, der die Abrechnung massiv vereinfacht: Du rechnest deinen Kunden 8,1% MWST, führst aber nur den reduzierten Saldosteuersatz an die ESTV ab. Für kreative Dienstleistungen und Beratung liegt der Saldosteuersatz typischerweise bei 5,9%.
| Methode | MWST auf Rechnung | Abzuführen an ESTV | Vorsteuerabzug |
|---|---|---|---|
| Effektive Methode | 8,1% | 8,1% minus Vorsteuer | Ja |
| Saldosteuersatz 5,9% | 8,1% | 5,9% vom Bruttoumsatz | Nein (bereits eingerechnet) |
Internationale Kunden: Reverse Charge
Wenn du für Kunden im Ausland (z.B. in der EU) arbeitest, stellst du deine Rechnung ohne Schweizer MWST aus. Stattdessen schuldet der Kunde die Steuer in seinem Land selbst (Reverse-Charge-Verfahren). Auf der Rechnung vermerkst du: "Leistung nicht der Schweizer MWST unterliegend (Empfängerortprinzip / Reverse Charge)". Der Umsatz zählt aber trotzdem zu deinem Gesamtumsatz für die CHF-100'000-Grenze.
06Alle absetzbaren Kosten für Designer im Überblick
Neben Software und Hardware gibt es zahlreiche weitere Kosten, die du als Grafiker von deinem steuerbaren Gewinn abziehen kannst. Hier eine umfassende Übersicht:
| Kostenkategorie | Beispiele | Absetzbar? | Konto |
|---|---|---|---|
| Software & Lizenzen | Adobe CC, Figma, Font-Lizenzen | 100% | Software / IT-Aufwand |
| Hardware | Mac, Monitor, Grafiktablett | 100% (Abschreibung bei > CHF 1'000) | Abschreibungen / Sofortaufwand |
| Coworking / Atelier | Mietanteil, Nebenkosten | 100% (geschäftlicher Anteil) | Raumaufwand |
| Homeoffice | Anteiliger Mietzins, Internet, Strom | Geschäftlicher Anteil | Raumaufwand |
| Stockfotos & Illustrationen | Adobe Stock, Shutterstock, iStock | 100% | Materialaufwand |
| Druckkosten | Proofs, Muster, Portfoliodrucke | 100% | Materialaufwand |
| Fachliteratur | Designbücher, Magazine, Online-Kurse | 100% | Fachliteratur |
| Weiterbildung | Kurse, Workshops, Konferenzen | 100% | Weiterbildung |
| Portfolio & Website | Domain, Hosting, Behance Pro | 100% | Werbung / Marketing |
| Versicherungen | Berufshaftpflicht, Rechtsschutz | 100% | Versicherungen |
| Telefon & Internet | Geschäftlicher Anteil Handy, Festnetz | Geschäftlicher Anteil (50-80%) | Telekommunikation |
| Reisekosten | Kundenbesuche, Messebesuche | 100% | Reise- und Fahrtkosten |
07Von der Offerte zur Rechnung: Der Workflow für Designer
Ein sauberer Workflow von der Offerte über den Auftrag bis zur Rechnung spart dir Zeit und verhindert Fehler. So sieht der ideale Ablauf aus:
Erstelle eine detaillierte Offerte mit allen Leistungen, Nutzungsrechten und Konditionen. Gib Designleistung und Lizenzgebühren als separate Positionen an.
Der Kunde bestätigt die Offerte schriftlich (E-Mail reicht). Damit hast du eine verbindliche Auftragsbestätigung.
Setze das Projekt um und tracke deinen Aufwand — auch bei Pauschalpreisen. Das hilft dir, zukünftige Projekte besser zu kalkulieren.
Bei Projekten über CHF 3'000 empfiehlt sich eine Anzahlung (z.B. 50%) oder eine Teilrechnung nach Meilenstein. Das verbessert deine Liquidität.
Nach Abschluss und Abnahme stellst du die Schlussrechnung. Vergiss nicht: MWST ausweisen, Zahlungsfrist angeben und die Offertennummer referenzieren.
Mit einzly kannst du diesen gesamten Workflow digital abbilden: Offerte erstellen, in eine Rechnung umwandeln, Teilrechnungen verwalten und die Buchhaltung automatisch im Hintergrund führen lassen.
08Buchhaltung für Grafiker — einfach mit einzly
einzly wurde speziell für Schweizer Selbständige und Kleinunternehmen entwickelt — und passt perfekt zu den Anforderungen von Grafikern und Designern:
- Offerten und Rechnungen mit separaten Positionen für Designleistung und Nutzungsrechte
- QR-Rechnungen nach Schweizer Standard — professionell und zahlungsbereit
- Automatische Buchhaltung — jede Rechnung und jeder Beleg wird korrekt verbucht
- MWST-konforme Abrechnung — effektiv oder mit Saldosteuersatz
- Belegscanner — Software-Rechnungen, Quittungen und Belege per Foto erfassen
- Mehrere Währungen — ideal für internationale Kunden