Die Gründung deiner Einzelfirma ist geschafft — Glückwunsch. Aber jetzt beginnt der Teil, den viele Freelancer unterschätzen: die Buchhaltung. Nicht die Theorie, sondern das ganz Praktische. Welches Konto eröffnest du? Wie erfasst du deine ersten Belege? Was muss auf deine erste Rechnung? Und wie viel Zeit kostet das Ganze pro Woche?
Dieser Artikel ist dein praktischer Quick-Start-Guide. Kein Gründungs-Guide (dafür gibt es den Einzelunternehmen-Artikel), keine Steuer-Anleitung (das findest du im Freelancer-Steuern-Guide) — sondern die konkreten Schritte, damit deine Buchhaltung vom ersten Tag an sauber läuft.
01Geschäftskonto einrichten
Streng genommen gibt es in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht, ein separates Geschäftskonto zu führen. Trotzdem ist es eine der wichtigsten Entscheidungen am Anfang — denn wer private und geschäftliche Zahlungen auf demselben Konto mischt, verliert spätestens bei der Steuererklärung den Überblick.
Worauf du bei der Kontowahl achten solltest
- Kontoführungsgebühren: Geschäftskonten kosten oft CHF 5–25/Monat. Vergleiche die Angebote — bei kleinem Volumen reicht oft ein günstiges Konto
- QR-Rechnung / QR-IBAN: Prüfe, ob die Bank eine QR-IBAN vergibt. Die brauchst du, um QR-Rechnungen mit Referenznummer zu erstellen
- E-Banking & Schnittstellen: Gutes E-Banking spart Zeit. Einige Banken bieten Exportfunktionen (CSV, MT940), die du in deine Buchhaltungssoftware importieren kannst
- Zahlungsverkehr: Achte auf die Kosten für Überweisungen, Daueraufträge und allfällige Kartenzahlungen
| Anbieter | Typ | Kosten ca. | QR-IBAN |
|---|---|---|---|
| PostFinance Business | Traditionell | CHF 9–18/Mt. | Ja |
| ZKB KMU-Konto | Traditionell | CHF 10–20/Mt. | Ja |
| Raiffeisen Geschäftskonto | Traditionell | CHF 8–15/Mt. | Ja |
| Neon Business | Neobank | CHF 0 (Basis) | Ja |
| Yuh | Neobank | CHF 0 | Nein (nur IBAN) |
Tipp: Eröffne das Konto, bevor du deine erste Rechnung stellst. So kannst du von Anfang an die richtige Bankverbindung angeben und musst später nichts korrigieren.
02Belege ab Tag 1 erfassen
Die Belegpflicht gehört zu den meistunterschätzten Themen bei Freelancern. Dabei ist sie glasklar: Gemäss Art. 958f OR musst du alle Geschäftsbelege 10 Jahre lang aufbewahren. Das gilt für Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und alles, was eine Geschäftstransaktion dokumentiert.
Die gute Nachricht: Seit der Revision des OR ist die digitale Aufbewahrung gleichwertig zum Papierbeleg — solange die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Konkret heisst das: Scanne oder fotografiere deine Belege und speichere sie systematisch ab. Mehr Details dazu findest du im Artikel Belege aufbewahren in der Schweiz.
Der einfachste Workflow für Belege
Egal ob Papierquittung, PDF per E-Mail oder Online-Rechnung — sammle alles sofort an einem Ort.
Papierbelege direkt mit dem Smartphone abfotografieren. Nicht stapeln und «später machen» — das ist der grösste Fehler.
Jeder Beleg braucht ein Datum, einen Betrag und eine Kategorie (z.B. Büromaterial, Software, Reise). In einzly passiert das automatisch per KI-Beleg-Scanner.
Digital in der Buchhaltungssoftware oder in einer klaren Ordnerstruktur (z.B. nach Monat und Kategorie). Papierbelege zusätzlich in einem Ordner aufbewahren.
03Deine erste Rechnung erstellen
Die erste Rechnung ist ein Meilenstein — und gleichzeitig eine Stolperfalle. Denn in der Schweiz gibt es klare Pflichtangaben auf Rechnungen, die du von Anfang an beachten solltest. Fehlen sie, kann der Kunde die Zahlung verzögern oder die Vorsteuer nicht abziehen.
Was auf jede Rechnung gehört
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers (dein Firmenname / dein Name)
- Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Leistungsbeschreibung: Was wurde geliefert oder geleistet? Zeitraum der Leistung
- Betrag: Einzelpositionen, Menge, Einheitspreis, Gesamtbetrag
- MWST-Angaben: Falls MWST-pflichtig: MWST-Nummer, MWST-Satz und MWST-Betrag. Falls nicht: Vermerk «ohne MWST» oder «MWST-befreit»
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto)
- Bankverbindung: IBAN (idealerweise als QR-Rechnung mit QR-IBAN und Referenznummer)
Typische Anfängerfehler bei der ersten Rechnung
- Keine fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. einfach «Rechnung 1» statt «2026-001»)
- Leistungszeitraum fehlt — besonders bei Stundenabrechnungen wichtig
- MWST-Vermerk vergessen (auch wenn du nicht MWST-pflichtig bist, solltest du das angeben)
- Zahlungsfrist nicht definiert — ohne klare Frist zahlst du die Konsequenzen
- Bankverbindung ohne QR-Zahlteil — macht es dem Kunden unnötig schwer
04Einnahmen und Ausgaben sauber trennen
Als Einzelunternehmer mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz darfst du die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) führen — die einfachste gesetzeskonforme Form der Buchführung gemäss OR Art. 957. Statt Bilanz und Erfolgsrechnung dokumentierst du nur: Was kommt rein, was geht raus.
Grundstruktur deiner Buchhaltung
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Einnahmen | Honorare, Beratungsleistungen, Projektpauschalen, Lizenzen |
| Ausgaben: Betrieb | Software, Hosting, Telefon, Internet, Büromaterial |
| Ausgaben: Arbeitsplatz | Miete (anteilig Homeoffice), Co-Working, Mobiliar |
| Ausgaben: Reise & Fahrt | ÖV-Abos, Kilometergeld, Parkgebühren, Hotelübernachtungen |
| Ausgaben: Versicherung & Vorsorge | Berufshaftpflicht, Krankentaggeld, Säule 3a |
| Ausgaben: Marketing | Website, Visitenkarten, Inserate, Domain, Werbung |
| Ausgaben: Weiterbildung | Kurse, Fachliteratur, Konferenzen, Zertifizierungen |
Am Ende des Jahres ergibt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben deinen Gewinn — und genau der wird besteuert. Je sauberer du kategorisierst, desto einfacher wird die Steuererklärung. Details zur Gewinnberechnung findest du im Artikel Steuern als Freelancer.
05Tool-Setup: Was du wirklich brauchst
Im Netz findest du Listen mit 10+ Tools für Freelancer. Die Realität: Du brauchst am Anfang genau ein gutes Tool, das die Kernaufgaben abdeckt. Alles andere ist Nice-to-have.
Die Kernaufgaben deiner Buchhaltungssoftware
- Rechnungen erstellen — mit QR-Rechnung, Pflichtangaben und professionellem Layout
- Ausgaben erfassen — mit Belegfoto, Kategorisierung und MWST-Zuordnung
- Einnahmen tracken — automatische Zuordnung von Zahlungseingängen
- MWST-Abrechnung — falls du die MWST-Grenze erreichst: Abrechnung auf Knopfdruck
- Jahresabschluss — Einnahmen-Ausgaben-Übersicht für die Steuererklärung
einzly deckt all diese Aufgaben in einer einzigen Anwendung ab — speziell entwickelt für Schweizer Freelancer und Einzelunternehmer. Rechnungen mit QR-Zahlteil, KI-gestützter Beleg-Scanner, automatische MWST-Berechnung und ein übersichtliches Dashboard mit deinen Zahlen.
Statt fünf verschiedene Tools zusammenzuflicken (Rechnungstool + Excel + Beleg-App + Scanner + Steuerordner), hast du alles an einem Ort. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen — weil Einnahmen, Ausgaben und Belege automatisch verknüpft sind.
06Typische Anfängerfehler vermeiden
Diese fünf Fehler sehen wir bei Freelancern immer wieder — und sie sind alle vermeidbar:
Ohne separates Geschäftskonto wird jede Buchung zum Rätsel. Welche Zahlung war privat, welche geschäftlich? Trenne von Anfang an — auch wenn es «nur» ein paar Rechnungen pro Monat sind.
Der Kassenzettel vom Büromaterial landet in der Hosentasche und ist nach zwei Wochen unleserlich. Mach es dir zur Gewohnheit: Beleg erhalten, sofort fotografieren, fertig.
Wer die CHF 100'000 Umsatzgrenze überschreitet, muss sich rückwirkend registrieren und MWST nachzahlen. Behalte deinen Umsatz im Blick — besonders im ersten Jahr mit viel Auftragsvolumen.
Als Freelancer zahlst du Einkommenssteuer, AHV-Beiträge und allenfalls MWST selbst. Lege von jeder Einnahme 25–30% auf ein separates Sparkonto. Sonst kommt das böse Erwachen mit der ersten Steuerrechnung.
«Ich mache das dann Ende Jahr» — dieser Satz führt zuverlässig zu Chaos. Wer die Buchhaltung erst im Januar für das Vorjahr macht, vergisst Belege, verwechselt Posten und braucht ein Vielfaches der Zeit.
07Deine Buchhaltungs-Routine als Freelancer
Buchhaltung muss kein Zeitfresser sein — wenn du sie regelmässig machst. Hier ist eine Übersicht, was du wie oft tun solltest:
| Rhythmus | Aufgabe | Zeitaufwand |
|---|---|---|
| Laufend | Belege sofort scannen und ablegen | 1–2 Min. pro Beleg |
| Wöchentlich | Einnahmen und Ausgaben kontrollieren, offene Rechnungen prüfen | 15 Min. |
| Monatlich | Bankabgleich, Mahnwesen prüfen, Gewinn-Übersicht checken | 30 Min. |
| Quartalsweise | MWST-Abrechnung (falls pflichtig), AHV-Akonto überweisen | 30–60 Min. |
| Jährlich | Jahresabschluss erstellen, Steuererklärung vorbereiten, Belege archivieren | 2–4 Std. |
In Summe sind das etwa 1–2 Stunden pro Monat für die laufende Buchhaltung — vorausgesetzt, du schiebst nichts auf. Mit einer guten Software wie einzly reduziert sich der Aufwand nochmals deutlich, weil Belege automatisch erkannt, Rechnungen in Sekunden erstellt und MWST-Abrechnungen vorbereitet werden.