01Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
In der Schweiz gilt eine einheitliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Geschäftsunterlagen. Diese Frist ist im Obligationenrecht verankert und gilt für alle buchführungspflichtigen Unternehmen — auch für Einzelunternehmen und nebenberuflich Selbständige.
Die 10-jährige Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen erstellt oder empfangen wurden. Ein Beleg vom 15. März 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.
Neben dem OR gibt es weitere Gesetze, die Aufbewahrungsfristen vorschreiben. In der Praxis ist die 10-Jahres-Frist aber der massgebende Standard:
| Rechtsgrundlage | Frist | Gilt für |
|---|---|---|
| OR Art. 958f | 10 Jahre | Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht |
| MWSTG Art. 70 | 10 Jahre | Alle MWST-relevanten Unterlagen |
| DBG Art. 126 | 10 Jahre | Steuerunterlagen (gemäss Mitwirkungspflicht) |
| GeBüV Art. 3 | 10 Jahre | Elektronisch oder auf Papier geführte Bücher |
02Welche Belege müssen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungspflicht umfasst nicht nur Rechnungen. Grundsätzlich musst du alle Unterlagen aufbewahren, die für die Buchführung und die Steuerveranlagung relevant sind — egal ob du eine doppelte Buchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führst. Dazu gehören:
- Ausgangsrechnungen: Alle Rechnungen, die du an Kunden gestellt hast
- Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern etc.
- Quittungen und Kassenbons: Für Barzahlungen (Büromaterial, Geschäftsessen, Reisekosten etc.)
- Bankbelege: Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen, E-Banking-Belege
- Lohnabrechnungen: Falls du Mitarbeitende beschäftigst
- Verträge: Mietverträge, Versicherungspolicen, Leasingverträge, Kundenverträge
- Korrespondenz: Geschäftsrelevante E-Mails, Briefe, Offerten, Auftragsbestätigungen
- Jahresabschluss: Bilanz, Erfolgsrechnung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Steuererklärungen: Eingereichte Steuererklärungen und Veranlagungsverfügungen
- MWST-Abrechnungen: Eingereichte MWST-Formulare und zugehörige Berechnungen
03Physisch vs. digital: Was gilt?
Die gute Nachricht: Das Schweizer Recht erlaubt die digitale Aufbewahrung von Belegen. Du musst also nicht 10 Jahre lang Ordner voller Papier lagern. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) regelt die Anforderungen an die elektronische Archivierung.
Grundsätzlich gilt: Belege dürfen auf dem gleichen oder einem gleichwertigen Informationsträger aufbewahrt werden. Das bedeutet konkret:
| Belegart | Original | Digitale Aufbewahrung erlaubt? |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Physisch | Ja — Scan/Foto genügt, Original darf vernichtet werden |
| PDF-Rechnung per E-Mail | Digital | Ja — PDF aufbewahren, kein Ausdruck nötig |
| Kassenbon (Thermopapier) | Physisch | Ja — sogar empfohlen, da Thermopapier verblasst |
| Bankbeleg (E-Banking) | Digital | Ja — Download als PDF aufbewahren |
| Vertrag (handschriftlich unterzeichnet) | Physisch | Ja — aber Original bei wichtigen Verträgen empfohlen |
04Anforderungen an die digitale Archivierung
Die GeBüV stellt klare Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung. Nicht jede Form der Speicherung ist zulässig. Die vier wichtigsten Kriterien:
- Integrität (Unveränderbarkeit): Die gespeicherten Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden können. Ein einfaches Foto in der Galerie genügt technisch — aber eine strukturierte Ablage in einem Buchhaltungstool oder einem dedizierten Archiv ist besser nachweisbar
- Verfügbarkeit (Lesbarkeit): Die Belege müssen innerhalb einer angemessenen Frist einsehbar und lesbar sein. Gängige Formate wie PDF, JPEG oder PNG sind akzeptiert. Proprietäre Formate, die spezielle Software erfordern, sind riskant
- Ordnung (Nachvollziehbarkeit): Die Belege müssen systematisch geordnet und den jeweiligen Buchungen zuordenbar sein. Eine klare Benennungsstruktur (z.B. Datum_Lieferant_Betrag.pdf) erleichtert die Zuordnung
- Schutz vor Datenverlust: Du musst sicherstellen, dass die Daten nicht verloren gehen — durch Backups, redundante Speicherung oder Cloud-Dienste mit entsprechender Datensicherheit
In der Praxis bedeutet das: Ein Cloud-basiertes Buchhaltungstool, das Belege systematisch speichert und mit Buchungen verknüpft, erfüllt alle Anforderungen der GeBüV. Ein unstrukturierter Ordner auf dem Desktop ist riskant — nicht wegen der Legalität, sondern wegen der Nachvollziehbarkeit bei einer Prüfung.
05Was passiert bei fehlenden Belegen?
Fehlende Belege können bei einer Steuerprüfung (Buchprüfung oder Steuerrevision) ernsthafte Konsequenzen haben. Die Steuerbehörden prüfen stichprobenartig oder bei Verdacht — und erwarten für jeden deklarierten Aufwand einen entsprechenden Beleg.
Folgende Konsequenzen drohen bei fehlenden Belegen:
- Abzüge werden gestrichen: Geschäftskosten ohne Beleg werden nicht anerkannt. Dein steuerbarer Gewinn wird entsprechend nach oben korrigiert — und du zahlst mehr Steuern
- Ermessensveranlagung: Wenn wesentliche Teile deiner Buchhaltung unbelegt sind, kann die Steuerbehörde eine Ermessensveranlagung vornehmen. Dabei schätzt sie dein Einkommen — oft zu deinem Nachteil
- MWST-Vorsteuerabzug wird verweigert: Ohne korrekte Rechnung (mit MWST-Ausweis) kein Vorsteuerabzug. Die ESTV ist hier besonders streng
- Ordnungsbussen: Grobe Verstösse gegen die Aufbewahrungspflicht können mit Bussen bestraft werden (Art. 325 StGB: Ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher)
- Nachzahlungen und Zinsen: Werden Abzüge nachträglich korrigiert, fallen auf die Steuernachzahlung Verzugszinsen an (je nach Kanton 3–5% pro Jahr)
06Praktische Tipps zur Belegorganisation
Eine gute Belegorganisation spart dir Stunden bei der Steuererklärung und schützt dich bei Prüfungen. Hier die bewährtesten Methoden für Selbständige:
Fotografiere oder scanne jeden Beleg am Tag des Erhalts. Kassenbons auf Thermopapier verblassen — digital bleiben sie 10 Jahre lesbar. Die Kamera deines Smartphones reicht dafür aus.
Verwende eine konsistente Benennung: z.B. «2026-03-02_Digitec_Laptop_1299.pdf». So findest du jeden Beleg sofort wieder — auch nach Jahren.
Erstelle Ordner für die wichtigsten Kategorien: Einnahmen, Büromaterial, Software, Reisen, Versicherungen etc. Das erleichtert die Zuordnung und die Erstellung der Steuererklärung.
Idealerweise ist jeder Beleg direkt mit der zugehörigen Buchung in deiner Buchhaltung verknüpft. So kannst du bei einer Prüfung sofort zeigen, welcher Beleg zu welcher Ausgabe gehört.
Sichere deine Belege an mindestens zwei Orten — z.B. Cloud + externe Festplatte. Ein Datenverlust nach 8 Jahren wäre fatal, wenn die Steuerbehörde noch 2 Jahre Einsichtsrecht hat.
07Checkliste: Belegaufbewahrung für Selbständige
Nutze diese Checkliste, um sicherzustellen, dass du alle Anforderungen an die Belegaufbewahrung erfüllst:
- Alle Einnahmen-Belege (Rechnungen an Kunden) aufbewahrt
- Alle Ausgaben-Belege (Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kassenbons) aufbewahrt
- Kontoauszüge / E-Banking-Belege heruntergeladen und gesichert
- Verträge (Miete, Versicherung, Leasing) archiviert
- MWST-Abrechnungen und Belege separat geführt (falls MWST-pflichtig)
- Kassenbons auf Thermopapier sofort digitalisiert
- Belege systematisch benannt und kategorisiert
- Belege mit den zugehörigen Buchungen verknüpft
- Backup an zweitem Ort vorhanden (Cloud, externe Festplatte)
- Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren eingehalten (nichts vorzeitig gelöscht)
Wer diese Checkliste konsequent befolgt, ist für jede Steuerprüfung gerüstet und spart sich am Jahresende viel Aufwand bei der Steuererklärung. Weitere Tipps findest du in unserer Jahresabschluss-Checkliste.