01Gesetzliche Grundlage: ZGB Art. 69a
Seit dem 1. Januar 2023 gilt in der Schweiz eine klare Regel für Vereine: Jeder Verein muss Buch führen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 69a des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (ZGB). Ob kleiner Quartierverein oder grosser Sportklub mit Hunderten von Mitgliedern — niemand ist davon ausgenommen.
Der Umfang der Buchführungspflicht richtet sich nach der Grösse eures Vereins. Das Gesetz unterscheidet dabei zwei Stufen:
| Vereinsgrösse | Jahresumsatz | Vorgeschriebene Buchführung |
|---|---|---|
| Kleiner Verein | Unter CHF 500'000 | Einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Kassenrechnung) |
| Grosser Verein | Ab CHF 500'000 | Doppelte Buchhaltung nach OR (Bilanz + Erfolgsrechnung) |
Die gute Nachricht: Die allermeisten Schweizer Vereine bleiben unter der CHF 500'000-Schwelle. Für sie reicht die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung — also eine übersichtliche Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben pro Jahr. Genau das macht einzly automatisch.
02Typische Vereinseinnahmen und -ausgaben
Damit die Jahresrechnung vollständig und aussagekräftig ist, müssen alle Geldflüsse erfasst werden — unabhängig ob gross oder klein. Hier ein Überblick über die häufigsten Posten bei Schweizer Vereinen:
| Kategorie | Typische Einnahmen | Typische Ausgaben |
|---|---|---|
| Mitglieder | Jahresbeiträge, Aufnahmegebühren | Mitgliederverwaltung, Kommunikation |
| Veranstaltungen | Eintritte, Ticketverkauf, Festwirtschaft | Raummiete, Technik, Catering, Werbung |
| Spenden & Zuwendungen | Geldspenden, Sachspenden (Wert), Legate | Dankesbriefe, Spendenquittungen |
| Sponsoring | Barsponsoring, Sachleistungen von Firmen | Gegenleistungen (Logo auf Trikots, Werbefläche) |
| Subventionen | Gemeindebeiträge, Kantonale Unterstützung | Verwendungsnachweis, Abrechnungen |
| Lotterie & Tombola | Losverkäufe, Spieleinnahmen | Preise, Lotteriegebühren |
| Betrieb | Mieteinnahmen (z.B. Vereinslokal), Zinsertrag | Versicherungen, Verbandsbeiträge, Material, IT |
03Das Kassier-Jahr: Aufgaben von Januar bis Dezember
Der Kassier ist das Rückgrat jedes Vereins. Er trägt die Verantwortung für die finanzielle Transparenz — gegenüber dem Vorstand, den Mitgliedern und bei Bedarf auch den Behörden. Diese Aufgaben fallen typischerweise im Laufe eines Vereinsjahres an:
Zu Jahresbeginn werden die Mitgliederbeiträge für das neue Jahr erhoben. Erstellt für jedes Mitglied eine QR-Rechnung und versende sie per E-Mail oder Post. Mit einzly geht das in Minuten — auch für 100+ Mitglieder gleichzeitig.
Jede Zahlung — ob Mitgliederbeitrag, Spendeneingang oder Materialrechnung — wird zeitnah erfasst und der richtigen Kategorie zugeordnet. Belege fotografieren und hochladen, fertig. Kein Papierstapel, kein Abtippen.
Bevor ein Event stattfindet, sollte ein Budget stehen: erwartete Einnahmen (Tickets, Festwirtschaft, Sponsoren) vs. geplante Ausgaben (Miete, Technik, Personal). Das hilft, Engpässe früh zu erkennen.
Nach jedem Event folgt die Nachkalkulation: Einnahmen und Ausgaben werden dem Veranstaltungsbudget gegenübergestellt. Hat der Anlass einen Gewinn oder Verlust gemacht? Diese Information ist für die Jahresplanung wertvoll.
Zum Jahresende werden alle offenen Belege nachgeführt, Bankkonten abgestimmt und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt. In einzly genügt ein Klick — das System erstellt die fertige Jahresrechnung als PDF.
Die Jahresrechnung wird den Mitgliedern an der Hauptversammlung (oder Jahresversammlung) vorgelegt. Die Mitglieder genehmigen sie — und erteilen dem Kassier damit die Décharge (Entlastung). Erst danach ist der Kassier von seiner Verantwortung für das vergangene Jahr befreit.
04Die Jahresrechnung für die Hauptversammlung
Die Jahresrechnung ist das wichtigste Dokument des Kassiers. Sie zeigt den Mitgliedern, wie der Verein wirtschaftlich steht — welche Einnahmen es gab, wofür Geld ausgegeben wurde, und ob der Verein einen Überschuss oder ein Defizit erzielt hat.
Was gehört in die Jahresrechnung?
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Alle Einnahmen und Ausgaben gegliedert nach Kategorien, plus Jahresergebnis (Überschuss oder Defizit)
- Kassabestand: Wie viel Bargeld hat der Verein am Jahresende?
- Bankguthaben: Kontostand aller Vereinskonten per 31. Dezember
- Vereinsvermögen: Summe aus Kasse + Bankguthaben + Wertschriften + sonstige Aktiven
- Vorjahresvergleich: Gegenüberstellung der aktuellen Zahlen mit dem Vorjahr — zeigt Trends und Abweichungen
- Revisionsstellenbericht: Bestätigung der Revisionsstelle, dass die Rechnung korrekt ist (sofern eine Revisionsstelle vorgeschrieben ist)
Wann braucht ein Verein eine Revisionsstelle?
Die Pflicht zur Revisionsstelle ist im ZGB und OR geregelt. Als Faustregel gilt:
| Vereinsgrösse | Revisionspflicht |
|---|---|
| Kleiner Verein (unter CHF 500'000 Umsatz, unter 10 Vollzeitstellen) | Keine Pflicht — aber empfehlenswert, z.B. durch zwei Kassenrevisoren aus dem Mitgliederkreis |
| Mittlerer Verein (zwei von drei: Bilanzsumme über CHF 10 Mio., Umsatz über CHF 20 Mio., über 50 Vollzeitstellen) | Eingeschränkte Revision durch zugelassenen Revisor |
| Grosser Verein (zwei von drei: Bilanzsumme über CHF 20 Mio., Umsatz über CHF 40 Mio., über 250 Vollzeitstellen) | Ordentliche Revision durch zugelassenes Revisionsunternehmen |
05MWST bei Vereinen: Wann wird euer Verein steuerpflichtig?
Viele Vereinskassiers glauben, Vereine seien automatisch von der MWST befreit. Das stimmt nicht ganz. Die Grundregel lautet: Wer in der Schweiz einen steuerbaren Jahresumsatz von über CHF 100'000 erzielt, ist MWST-pflichtig — unabhängig von der Rechtsform. Vereine sind dabei keine Ausnahme.
Was zählt zum steuerbaren Umsatz?
Entscheidend ist, welche Einnahmen des Vereins überhaupt der MWST unterliegen. Das MWSTG unterscheidet:
| Einnahmenart | MWST-pflichtig? | Begründung |
|---|---|---|
| Mitgliederbeiträge | Nein (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 13 MWSTG) | Vereinsbeiträge sind von der MWST ausgenommen, sofern keine konkrete Gegenleistung erbracht wird |
| Spendeneinnahmen | Nein | Freiwillige Zuwendungen ohne Gegenleistung gelten nicht als Entgelt |
| Subventionen | Nein (in der Regel) | Öffentliche Fördergelder sind in der Regel nicht MWST-pflichtig |
| Eintrittsgelder (Events, Konzerte, Sport) | Ja — aber von der MWST ausgenommen (Art. 21) | Kulturelle und sportliche Veranstaltungen gemeinnütziger Vereine sind ausgenommen |
| Festwirtschaft / Catering-Umsätze | Ja — steuerpflichtig (7.7%) | Verkauf von Speisen und Getränken gegen Entgelt ist steuerbar |
| Sponsoring (Gegenleistungen wie Werbefläche) | Ja — steuerpflichtig | Werbeleistungen an Sponsoren sind steuerbare Umsätze |
| Vermietung von Vereinsräumen | Nein — ausgenommen (Art. 21) | Vermietung von Immobilien ist von der MWST ausgenommen |
Was tun, wenn die CHF 100'000 Grenze erreicht wird?
Berechnet euren steuerbaren Umsatz (nur die steuerpflichtigen Einnahmen, nicht Mitgliederbeiträge und Spenden). Liegt dieser über CHF 100'000 im Kalenderjahr, müsst ihr euch bei der ESTV anmelden.
Die Anmeldung erfolgt online über das Portal der ESTV (estv.admin.ch). Nach der Anmeldung erhaltet ihr eine MWST-Nummer (z.B. CHE-123.456.789 MWST).
Ab dem Anmeldedatum müsst ihr auf euren steuerpflichtigen Leistungen MWST erheben und ausweisen. Mitgliederbeiträge und Spenden bleiben weiterhin MWST-frei.
Die MWST wird in der Regel quartalsweise abgerechnet und an die ESTV abgeführt. Als gemeinnütziger Verein kann der Saldosteuersatz interessant sein — er vereinfacht die Abrechnung erheblich.
06Mitgliederbeiträge: Abrechnung und Mahnwesen
Die Mitgliederbeiträge sind für die meisten Vereine die wichtigste und verlässlichste Einnahmequelle. Trotzdem hapert es hier oft: Beiträge werden spät versendet, Zahlungseingänge nicht systematisch kontrolliert, Mahnungen manuell geschrieben. Das kostet den Kassier wertvolle Zeit.
Professioneller Ablauf für die Mitgliederbeitrags-Saison
- Mitgliederliste aktualisieren: Vor dem Versand sicherstellen, dass alle Mitglieder-Daten (Name, Adresse, E-Mail) aktuell sind. Neue Mitglieder aufnehmen, Austritte bereinigen.
- QR-Rechnungen erstellen: Für jedes Mitglied eine individuelle QR-Rechnung mit dem Jahresbeitrag erstellen — inklusive IBAN des Vereinskontos und Referenznummer. So kann der Zahlungseingang automatisch zugeordnet werden.
- Versand per E-Mail oder Post: QR-Rechnungen per E-Mail versenden spart Porto und ist schneller. Viele Mitglieder bevorzugen heute digitale Rechnungen.
- Zahlungseingang überwachen: Kontoauszug regelmässig mit offenen Rechnungen abgleichen. In einzly geschieht das per Bankabgleich (camt.053): Datei aus dem E-Banking hochladen, einzly ordnet Zahlungen automatisch den Rechnungen zu.
- Mahnwesen: Wer nach der Zahlungsfrist (meist 30 Tage) nicht bezahlt hat, erhält eine freundliche Zahlungserinnerung. Bei Ausbleiben: zweite Mahnung mit Kündigungsandrohung. Erst dann folgt laut Statuten die Sistierung oder der Ausschluss.
07Treuhänder und Revisoren: So bindet ihr externe Prüfer ein
Viele Vereine ziehen zur Jahresrechnungsrevision externe Helfer bei: Kassenrevisoren aus dem Mitgliederkreis, freiwillige Treuhänder oder sogar professionelle Revisoren. Die Herausforderung: Wie gewährt man jemandem Einblick in die Buchhaltung, ohne sensible Passwörter weiterzugeben oder endlose E-Mail-Anhänge zu verschicken?
einzly hat dafür eine eigene Treuhänder-Funktion entwickelt: Der Kassier lädt den Revisor oder Treuhänder per E-Mail-Adresse ein. Dieser erhält einen kostenlosen Lesezugriff auf alle Daten des Vereinskontos — Rechnungen, Ausgaben, Jahresabschluss — ohne selbst etwas ändern zu können. Keine separaten PDFs, keine Passwörter. Der Revisor kann jederzeit online Einsicht nehmen.
08Vereinsbuchhaltung mit einzly: Was der Kassier damit kann
einzly wurde für Schweizer KMU und Vereine entwickelt — mit dem Ziel, Buchhaltung so einfach zu machen, dass man kein Studium braucht. Für Vereine bedeutet das konkret:
| Aufgabe | So macht es einzly |
|---|---|
| Mitgliederbeiträge fakturieren | QR-Rechnungen in Sekunden erstellen, einzeln oder für alle Mitglieder gleichzeitig — direkt per E-Mail versenden |
| Ausgaben erfassen | Beleg fotografieren oder hochladen — KI erkennt Lieferant, Betrag, Datum und Kategorie automatisch |
| Bankabgleich | camt.053-Datei aus dem E-Banking hochladen — einzly erkennt Zahlungseingänge automatisch und markiert Rechnungen als bezahlt |
| Wiederkehrende Kosten | Hallenmiete, Verbandsbeiträge, Versicherungen einmalig anlegen — einzly bucht automatisch monatlich, quartalsweise oder jährlich |
| Jahresrechnung | Mit einem Klick als PDF exportieren — Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, Jahresergebnis, bereit für die Hauptversammlung |
| Revisor/Treuhänder einladen | Per E-Mail einladen — kostenloser Lesezugriff auf alle Daten, ohne Passwörter teilen |
| Mahnwesen | Offene Rechnungen überwachen, Zahlungserinnerungen mit einem Klick versenden |
| MWST-Abrechnung | Wenn MWST-pflichtig: einzly berechnet MWST automatisch und erstellt die Abrechnung für die ESTV |