Ob Freelancer, Handwerker oder Berater — wer Aufträge gewinnen will, braucht eine professionelle Offerte. Sie zeigt dem potenziellen Kunden, was du leisten wirst, was es kostet und wie lange das Angebot gültig ist.
In der Schweiz gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben für Offerten wie bei Rechnungen. Trotzdem gibt es bewährte Standards, die du einhalten solltest — sowohl aus rechtlicher Sicht als auch für einen professionellen Eindruck.
01Was gehört in eine Offerte?
Eine vollständige Offerte enthält alle Informationen, die dein Kunde braucht, um eine Entscheidung zu treffen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Bestandteile:
| Bestandteil | Beschreibung | Status |
|---|---|---|
| Absender (Name, Adresse) | Dein Firmenname und vollständige Adresse | Pflicht |
| Empfänger (Name, Adresse) | Name und Adresse des potenziellen Kunden | Pflicht |
| Offertennummer | Eindeutige Nummer zur Referenz (z.B. OFF-2026-001) | Empfohlen |
| Datum | Datum der Offertenerstellung | Pflicht |
| Betreff / Projekttitel | Kurze Beschreibung des Auftrags | Empfohlen |
| Leistungsbeschreibung | Detaillierte Auflistung aller Positionen | Pflicht |
| Mengen und Einzelpreise | Pro Position: Menge, Einheit und Preis | Pflicht |
| Gesamtbetrag (CHF) | Total aller Positionen | Pflicht |
| MWST (falls pflichtig) | MWST-Satz und -Betrag, falls registriert | Bedingt |
| Gültigkeitsdauer | Wie lange das Angebot gilt (z.B. 30 Tage) | Empfohlen |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsfrist, Teilzahlungen, Vorauszahlung | Empfohlen |
| Lieferfrist / Zeitrahmen | Wann die Leistung erbracht wird | Empfohlen |
02Vorlage herunterladen
Wir haben zwei kostenlose Offerte-Vorlagen erstellt — eine für Word und eine für Excel. Beide enthalten ein professionelles Layout mit allen empfohlenen Bestandteilen.
Professionelles Layout mit Platzhaltern. Anpassen, als PDF exportieren und per E-Mail versenden.
Offertenlayout mit automatischen Formeln für Zwischensumme, MWST und Total. Ideal für mehrere Positionen.
03Offerte schreiben — Schritt für Schritt
Lade die Word- oder Excel-Datei herunter und öffne sie in deinem bevorzugten Programm.
Ersetze die Platzhalter mit deinem Firmennamen, deiner Adresse und Kontaktdaten. Diese Daten bleiben bei jeder Offerte gleich.
Trage den Namen und die Adresse des potenziellen Kunden ein. Formuliere einen präzisen Betreff, z.B. «Offerte: Redesign Website musterfirma.ch».
Beschreibe jede Leistung in einer eigenen Position. Sei so konkret wie möglich — das schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse. Gib Menge, Einheit (Stunden, Stück, Pauschale) und Einzelpreis an.
Lege fest, wie lange die Offerte gültig ist (üblich sind 30 Tage). Definiere Zahlungsbedingungen, z.B. «50% bei Auftragserteilung, 50% nach Abschluss».
Speichere die Offerte als PDF und versende sie per E-Mail. Ein PDF wirkt professioneller als eine Word-Datei und kann nicht versehentlich verändert werden.
04Offerte vs. Kostenvoranschlag
Im Alltag werden «Offerte» und «Kostenvoranschlag» oft synonym verwendet. Rechtlich gibt es aber einen wichtigen Unterschied:
- Offerte (Angebot): Ein verbindliches Angebot mit festem Preis. Wenn der Kunde die Offerte annimmt, entsteht ein Vertrag zu den genannten Konditionen. Du kannst den Preis nachträglich nicht erhöhen (ausser du hast Vorbehalte formuliert).
- Kostenvoranschlag: Eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Der Endpreis kann abweichen — typischerweise wird eine Toleranz von 10% akzeptiert (gemäss Schweizer Rechtsprechung). Überschreitungen darüber hinaus müssen dem Kunden sofort mitgeteilt werden.
05Von der Offerte zur Rechnung
Sobald dein Kunde die Offerte annimmt und du die Leistung erbracht hast, erstellst du die Rechnung. Idealerweise basiert die Rechnung auf den Offerte-Positionen — so bleibt alles konsistent.
- Übernimm die Positionen aus der Offerte in die Rechnung. Passe Mengen an, falls sich der Umfang geändert hat.
- Referenziere die Offertennummer auf der Rechnung — das erleichtert die Zuordnung für deinen Kunden.
- Prüfe, ob Zahlungsbedingungen und Fristen mit der Offerte übereinstimmen.
- Vergiss nicht die MWST, falls du MWST-pflichtig bist — auch wenn die Offerte die Beträge ohne MWST ausgewiesen hat.
Mit einzly kannst du Offerten mit einem Klick in Rechnungen umwandeln — alle Positionen, Preise und Kundendaten werden automatisch übernommen. Mehr dazu in unserem Artikel Offerten erstellen und versenden.
06Offerten automatisch erstellen mit einzly
Statt Vorlagen von Hand auszufüllen, kannst du mit einzly Offerten in wenigen Klicks erstellen und direkt per E-Mail versenden.
- Professionelles Layout: Jede Offerte wird als druckfertiges A4-PDF generiert — mit deinem Logo, allen Details und sauberer Formatierung.
- Offerte → Rechnung: Mit einem Klick wandelst du eine angenommene Offerte in eine Rechnung um. Alle Positionen und Kundendaten werden übernommen.
- Nachverfolgung: Sieh auf einen Blick, welche Offerten offen, angenommen oder abgelehnt sind.
- MWST automatisch: Der korrekte Satz wird angewendet, Netto und Brutto werden berechnet.