01Perché inviare fatture via e-mail?
Il metodo classico: creare una fattura in Word, esportare come PDF, aprire l'e-mail, allegare il PDF, inviare. Sembra semplice — ma è una perdita di tempo che si ripete con ogni fattura. E il problema più grande: non sai mai se la fattura è arrivata, è stata aperta o è finita nello spam.
Gli allegati PDF vengono classificati come potenzialmente pericolosi da molti provider di posta elettronica. Il risultato: le fatture finiscono nello spam o vengono semplicemente ignorate dal cliente. Senza tracciamento, sei al buio — e ti chiedi perché il pagamento non arriva.
02Creare una fattura in einzly — passo dopo passo
Creare una fattura in einzly richiede solo pochi minuti — tutte le indicazioni obbligatorie vengono compilate automaticamente. Ecco il processo:
Scegli un cliente esistente dalla tua lista contatti o creane uno nuovo. Nome, indirizzo e e-mail vengono automaticamente ripresi nella fattura.
Aggiungi singole prestazioni o prodotti come posizioni. Puoi scegliere dal tuo catalogo prestazioni o inserire nuove posizioni direttamente. Quantità, unità e prezzo unitario per posizione.
Se sei soggetto IVA, einzly calcola l'imposta automaticamente in base alle tue impostazioni. Nessun calcolo manuale necessario.
einzly supporta fatture in tedesco, francese, italiano e inglese. Scegli la lingua del tuo cliente — tutte le etichette e i testi vengono tradotti automaticamente.
Scrivi un messaggio opzionale per il tuo cliente. Il messaggio appare nell'e-mail di invio e dà un tocco personale alla fattura.
L'anteprima dal vivo ti mostra come apparirà la fattura per il tuo cliente — con il tuo logo, il tuo colore d'accento, la QR-fattura e tutte le posizioni.
03Invio diretto via e-mail
Una volta pronta la fattura, puoi inviarla direttamente da einzly via e-mail. Nessun passaggio tramite Outlook, nessun allegato PDF, nessuna copia manuale di indirizzi e-mail.
Il tuo cliente riceve un'e-mail personalizzata con il tuo logo e il nome della tua azienda. Invece di un allegato PDF, l'e-mail contiene un link sicuro alla fattura. Questo ha diversi vantaggi:
- Nessun PDF che finisce nello spam o non può essere aperto dal cliente
- Puoi aggiungere un messaggio personale (max. 200 caratteri)
- Il link sicuro funziona su qualsiasi dispositivo — desktop e mobile
- L'e-mail ha un aspetto professionale e rafforza la tua immagine
04Cosa vede il tuo cliente
Il tuo cliente non ha bisogno di un account einzly. Clicca sul link nell'e-mail e vede una presentazione professionale della fattura — nel browser, su qualsiasi dispositivo. La vista include:
- Il tuo logo e il tuo colore d'accento — la fattura sembra provenire da te, non da einzly
- Tutte le posizioni con prezzi unitari, IVA e importo totale
- La QR-fattura svizzera con codice QR scansionabile per il pagamento
- Termine e condizioni di pagamento
- Pulsante per scaricare la fattura in PDF
La vista online è completamente responsive e funziona su smartphone, tablet e desktop. Il tuo cliente può pagare la fattura direttamente con la sua app bancaria scansionando il codice QR.
05QR-fattura svizzera inclusa
Ogni fattura in einzly include automaticamente una QR-fattura svizzera conforme allo standard SIX. Il codice QR viene generato dai tuoi dati di profilo (IBAN, indirizzo) e dai dati della fattura (importo, numero di riferimento) — in modo completamente automatico, senza software aggiuntivo. Consultate il nostro tutorial QR-fattura passo per passo per una panoramica visuale.
Il tuo cliente può scansionare il codice QR con qualsiasi app bancaria svizzera e avviare il pagamento con un clic. Tutte le informazioni di pagamento sono precompilate — nessun errore di battitura nell'IBAN o nel numero di riferimento.
- Generato automaticamente secondo lo standard SIX
- Compatibile con tutte le app bancarie svizzere
- L'IBAN viene ripreso dal tuo profilo
- Il numero di riferimento viene creato automaticamente
- Incluso anche nel download PDF
06Tracciamento stati nella dashboard
Nella dashboard delle fatture, vedi a colpo d'occhio lo stato di ogni fattura. einzly utilizza un sistema di stati chiaro in quattro fasi:
La fattura è stata creata ma non ancora inviata. Puoi modificarla in qualsiasi momento.
La fattura è stata inviata al cliente via e-mail. Puoi vedere data e ora dell'invio.
Il cliente ha aperto la fattura. Un'icona a forma di occhio ti indica che la fattura è stata consultata.
Segna la fattura come pagata non appena ricevi il pagamento. Se il termine viene superato, lo stato passa automaticamente a «Scaduta».
Il tracciamento ti offre piena trasparenza. Sai sempre quali fatture sono aperte, quali sono state consultate e dove devi eventualmente sollecitare.
07Sistema di solleciti in 3 fasi
Quando una fattura diventa scaduta, einzly ti aiuta con un processo di sollecito strutturato in tre fasi:
Un promemoria cordiale riguardo alla fattura in sospeso. Viene fissato un nuovo termine di pagamento. Nessuna spesa di sollecito — il tono resta cortese e professionale.
Un avviso più diretto riguardo al pagamento in sospeso. Puoi aggiungere spese di sollecito e fissare un nuovo termine di pagamento.
L'ultima fase prima delle misure legali. Contiene l'avviso di una possibile esecuzione secondo la LEF. Ultimo termine per il pagamento.
Ogni fase di sollecito viene inviata da einzly — con lo stesso aspetto professionale della fattura originale. La dashboard dei solleciti ti permette di tenere sotto controllo tutte le procedure in corso.
08Confronto: invio manuale vs. einzly
Ecco un confronto tra l'invio classico di fatture e l'invio tramite einzly:
| Criterio | Manuale (PDF via e-mail) | einzly |
|---|---|---|
| Tempo per fattura | 15–20 minuti | 3 minuti |
| Modalità di invio | PDF come allegato e-mail | Link sicuro via e-mail |
| Rischio spam | Alto (allegato PDF) | Minimo (link) |
| Tracciamento stato | Nessuno | Inviata → Visualizzata → Pagata |
| QR-fattura | Software separato necessario | Integrata automaticamente |
| Solleciti | Manuali, senza sistema | 3 fasi, dalla dashboard |
| Immagine del marchio | Limitata | Logo + colore d'accento |
| Multilinguismo | Tradurre manualmente | 4 lingue automatiche |