01Cos'è una fattura QR?
La fattura QR è dal 30 settembre 2022 l'unico formato di pagamento valido in Svizzera. In quella data le vecchie polizze di versamento arancioni (PVR) e rosse (PV) sono state definitivamente abolite. Da allora le banche e PostFinance accettano esclusivamente fatture QR.
Il cuore di ogni fattura QR è lo Swiss QR Code -- un codice a barre bidimensionale secondo la norma ISO 18004. Questo contiene tutte le informazioni di pagamento in forma leggibile dalla macchina: beneficiario, IBAN, importo, valuta e numero di riferimento. La specifica è definita da SIX (il gestore dell'infrastruttura finanziaria svizzera) e viene regolarmente aggiornata.
La sezione di pagamento con lo Swiss QR Code viene stampata sul bordo inferiore della fattura e può essere scansionata direttamente dal debitore con l'app bancaria. In alternativa, la fattura può essere pagata allo sportello postale o tramite e-banking inserendo manualmente il numero di riferimento.
02Campi obbligatori di una fattura QR
Affinché una fattura QR sia valida e possa essere elaborata dalle banche, determinati campi devono essere compilati correttamente — analogamente alle indicazioni obbligatorie di una fattura svizzera. Lo standard SIX definisce la struttura esatta del payload QR.
| Campo | Descrizione | Obbligatorio? |
|---|---|---|
| IBAN / QR-IBAN | Conto del beneficiario (CH o LI) | Sì |
| Beneficiario | Nome e indirizzo (strutturato o combinato) | Sì |
| Importo | Importo da pagare (può essere vuoto per importi aperti) | Facoltativo |
| Valuta | CHF o EUR | Sì |
| Debitore | Nome e indirizzo del pagatore | Facoltativo |
| Tipo di riferimento | QRR (riferimento QR), SCOR o NON | Sì |
| Numero di riferimento | 26 cifre (QRR) o strutturato (SCOR) | Per QRR/SCOR |
| Informazioni supplementari | Testo libero per dettagli della fattura (max. 140 caratteri) | Facoltativo |
I campi «Importo» e «Debitore» sono tecnicamente facoltativi. Puoi creare una fattura QR senza importo -- ad es. per appelli di donazione. In pratica, però, quasi sempre indichi un importo, in modo che il cliente possa pagare la fattura direttamente con una scansione.
03QR-IBAN vs. IBAN normale
Un ostacolo frequente è la distinzione tra QR-IBAN e IBAN normale. Entrambi hanno un aspetto simile, ma hanno ambiti di utilizzo diversi e non possono essere scambiati a piacere.
Puoi riconoscere il QR-IBAN dall'identificazione dell'istituto (IID) nell'intervallo da 30000 a 31999. Viene utilizzato esclusivamente per le fatture QR con riferimento QR (tipo di riferimento QRR). La tua banca ti rilascia un QR-IBAN su richiesta -- si distingue dal tuo IBAN normale e ha un numero di conto diverso.
L'IBAN normale (IID al di fuori di 30000-31999) lo utilizzi per fatture QR con riferimento SCOR (Structured Creditor Reference secondo ISO 11649) o senza alcun riferimento (tipo di riferimento NON).
| Caratteristica | QR-IBAN | IBAN normale |
|---|---|---|
| Intervallo IID | 30000 -- 31999 | Tutti gli altri |
| Tipo di riferimento | QRR (riferimento QR) | SCOR o NON |
| Numero di riferimento | 26 cifre, numerico | ISO 11649 o nessuno |
| Riconciliazione automatica | Sì (come PVR in passato) | Limitata |
| Adatto per | Fatturazione regolare | Pagamenti una tantum |
04Creare una fattura QR: 5 passi
Ecco come creare una fattura QR corretta -- che tu lavori manualmente o con un software. Questi cinque passi valgono per tutte le varianti.
Verifica con la tua banca se disponi di un QR-IBAN. Se vuoi lavorare con il riferimento QR, hai obbligatoriamente bisogno di un QR-IBAN. Per SCOR o pagamenti senza riferimento è sufficiente l'IBAN normale.
Inserisci il tuo nome completo (o ragione sociale) e il tuo indirizzo. L'indirizzo deve essere strutturato: via, numero civico, NPA, località, codice paese (CH o LI).
Se utilizzi un QR-IBAN, crea un numero di riferimento QR a 26 cifre. Questo contiene tipicamente il tuo numero cliente e il numero di fattura, più una cifra di controllo (Modulo 10, ricorsivo). Per il riferimento SCOR utilizzi il formato ISO 11649.
Aggiungi l'importo (in CHF o EUR), la valuta e opzionalmente l'indirizzo del debitore. In «Informazioni supplementari» puoi indicare ad es. il numero di fattura come testo libero.
Il QR Code deve misurare esattamente 46 x 46 mm e contenere la croce svizzera al centro. La sezione di pagamento viene posizionata sul bordo inferiore della fattura, con linea di separazione e ricevuta a sinistra.
05Evitare gli errori più frequenti
Nella pratica vediamo sempre gli stessi errori nelle fatture QR. Questi portano al rifiuto della fattura da parte della banca o all'impossibilità di assegnare il pagamento in entrata.
- IBAN con spazi nel payload QR. È l'errore più frequente. L'IBAN nel QR Code deve sempre essere senza spazi -- quindi CH4431999123000889012 e non CH44 3199 9123 0008 8901 2. Sulla sezione di pagamento stampata può essere formattato, ma nel QR Code mai.
- Combinazione errata di IBAN e tipo di riferimento. Un QR-IBAN richiede obbligatoriamente il tipo di riferimento QRR. Un IBAN normale accetta solo SCOR o NON. Se confondi questa combinazione, il pagamento viene rifiutato.
- Cifra di controllo non valida nel numero di riferimento. Il riferimento QR ha una cifra di controllo secondo Modulo 10 (ricorsivo). Se componi manualmente il riferimento e calcoli erroneamente la cifra di controllo, la riconciliazione automatica non funziona.
- Formato QR Code errato. Lo Swiss QR Code deve misurare esattamente 46 x 46 mm, contenere la croce svizzera ed essere stampato su sfondo bianco. Un codice troppo piccolo o distorto non può essere scansionato.
- Linea di separazione mancante. La sezione di pagamento deve essere separata dal resto della fattura da una linea di separazione (con simbolo delle forbici). Senza questa linea, la sezione di pagamento non può essere elaborata allo sportello postale.
06Fattura QR con einzly
einzly si occupa di tutta la complessità al posto tuo. Inserisci una sola volta il tuo IBAN (o QR-IBAN), registri i dati della tua azienda -- e da quel momento einzly genera automaticamente uno Swiss QR Code conforme agli standard per ogni fattura. Poi puoi inviare la fattura direttamente da einzly. Nel nostro tutorial visuale vi mostriamo l'intero processo passo per passo.
Nel dettaglio questo significa:
- Generazione automatica del numero di riferimento. einzly crea per ogni fattura un numero di riferimento QR univoco con cifra di controllo corretta. Non devi calcolare nulla manualmente.
- Validazione IBAN. einzly verifica al momento della configurazione se il tuo IBAN è valido e se corrisponde al tipo di riferimento scelto. Gli spazi vengono rimossi automaticamente.
- Sezione di pagamento corretta. La sezione di pagamento viene generata nella dimensione corretta e con tutti i campi obbligatori -- croce svizzera, linea di separazione e ricevuta incluse.
- Esportazione PDF. Ogni fattura viene creata come PDF pronto per la stampa, che puoi inviare direttamente o stampare. La sezione di pagamento è integrata nel bordo inferiore.