Dichiarazione sulla protezione dei dati

1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website ist:

2 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistung erforderlich ist oder du uns deine Einwilligung erteilt hast.

2.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden ausschliesslich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Verbesserung unserer Website verwendet. Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt.

2.2 Bei der Registrierung und Nutzung von einzly

Bei der Registrierung und Nutzung unserer Buchhaltungssoftware erheben wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• Firmenname und Adresse
• Bankverbindung (IBAN) für die QR-Rechnung
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten, die du in einzly erfasst

Diese Daten werden ausschliesslich zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistung verarbeitet, einschliesslich KI-gestützter Verarbeitung (siehe Abschnitt 2.4).

2.3 Bei der Nutzung des Belegscanners

Wenn du den Belegscanner nutzt, werden die hochgeladenen Belege (Fotos oder PDFs) zur automatischen Datenextraktion an den KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) übermittelt. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Das Belegbild bzw. PDF-Dokument
• Die daraus extrahierten Daten (Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie, MWST-Satz)

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 DSG) — die Belegverarbeitung ist ein integraler Bestandteil der vereinbarten Dienstleistung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) mit Anthropic gemäss deren Commercial Terms. Es erfolgt kein Training mit deinen Daten durch Anthropic. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Die Daten werden von Anthropic für maximal 30 Tage zu Sicherheits- und Missbrauchsprüfungszwecken aufbewahrt und danach gelöscht. Die Datenübermittlung in die USA ist durch Standard Contractual Clauses (SCCs) abgesichert.

Die Originalbelege werden in deinem persönlichen, zugangsgeschützten Speicher bei Supabase (EU-Server) abgelegt.

2.4 Bei der Nutzung des KI-Assistenten

einzly bietet einen KI-gestützten Assistenten, der dich bei der Buchhaltung unterstützt. Die KI-Funktionen umfassen insbesondere:

• Automatische Erstellung von Rechnungs- und Offerten-Entwürfen
• Intelligente Vorschläge für Buchungen, Kontierungen und MWST-Berechnungen
• Beantwortung von Fragen zu deinen Finanzdaten
• Unterstützung bei der Erfassung wiederkehrender Vorgänge und Währungsumrechnungen

Dafür verarbeitet die KI die von dir erfassten Buchhaltungs- und Rechnungsdaten sowie relevante Stammdaten. Dabei werden nur die minimal erforderlichen Kontextdaten an den KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) übermittelt (z.B. deine Frage und ausgewählte relevante Buchhaltungsdaten).

Die Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gemäss Art. 31 Abs. 1 DSG — die KI-Unterstützung ist ein integraler Bestandteil der vereinbarten Dienstleistung.

Wichtige Garantien:

• Deine Daten werden von Anthropic nicht zum Trainieren oder Verbessern der KI-Modelle verwendet.
• Die Verarbeitung erfolgt temporär (nur während der laufenden Aktion, maximal 30 Tage für Sicherheits- und Missbrauchsprüfungszwecke).
• Du kannst alle KI-Vorschläge jederzeit manuell prüfen, bearbeiten oder ablehnen. Es findet keine rein automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung statt.
• Mit Anthropic besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) inklusive Standard Contractual Clauses (SCCs) für die Datenübermittlung in die USA.

3 Datenspeicherung und Sicherheit

Die primäre Datenspeicherung erfolgt auf Servern innerhalb der EU (Irland und Frankfurt). Für einzelne Verarbeitungen (KI-Analyse, Zahlungsabwicklung) werden Daten verschlüsselt an Dienstleister in den USA übermittelt, abgesichert durch Standard Contractual Clauses (siehe Abschnitt 5). Die Datenbearbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um ein hohes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmässige Sicherheits-Updates
• Zugriffskontrolle und Protokollierung

4 Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und der Applikation erforderlich sind (z.B. Session-Cookies für die Anmeldung). Diese Cookies werden nicht für Tracking- oder Werbezwecke eingesetzt.

5 Weitergabe an Dritte

Wir geben deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, ausser:

• Du hast deine ausdrückliche Einwilligung erteilt
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung
• Die Weitergabe ist zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich (z.B. Zahlungsdienstleister)

Folgende Dienstleister verarbeiten in unserem Auftrag Daten:

• Supabase Inc. — Datenbank und Datenspeicherung (Server in Irland, EU-Region eu-west-1)
• Vercel Inc. — Website-Hosting und Serverless Functions (Server in Frankfurt, EU-Region eu-central-1)
• Stripe Inc. (USA) — Zahlungsabwicklung. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Ablaufdatum) direkt — diese Daten werden von einzly nicht gespeichert. Stripe speichert Zahlungsdaten gemäss PCI-DSS-Standard.
• Resend Inc. — E-Mail-Versand von Rechnungen, Mahnungen und Offerten (Server in Irland, EU)
• Anthropic, PBC (USA) — KI-basierte Belegverarbeitung (Belegscanner) sowie KI-Assistent für automatische Rechnungserstellung und Buchhaltungsverarbeitung

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsbearbeitungsverträge (DPA/ABV). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standard Contractual Clauses (SCCs) gemäss Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG bzw. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die KI-Dienstleister verwenden deine Daten ausschliesslich zur Erbringung der Dienstleistung und nicht zum Training von Modellen.

6 Aufbewahrung und Löschung

Wir unterscheiden folgende Aufbewahrungsfristen:

• Buchhaltungsdaten (Rechnungen, Belege, Ausgaben) — so lange dein Konto aktiv ist, danach 90 Tage nach Kontolöschung (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht)
• Temporäre KI-Verarbeitung — nur während der laufenden Aktion, maximal 30 Tage bei Anthropic zu Sicherheitszwecken
• Chat-Verläufe des KI-Assistenten — so lange dein Konto aktiv ist, jederzeit löschbar

Du kannst die Löschung deines Kontos und aller Daten jederzeit per E-Mail an hallo@einzly.ch beantragen.

7 Deine Rechte

Du hast gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Du kannst Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht: Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen
• Datenübertragbarkeit: Du kannst die Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format verlangen
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Datenverarbeitung widersprechen

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an hallo@einzly.ch.

8 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite einsehbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

9 Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter: