01Cosa dice la legge?
L'obbligo di tenere i conti per le imprese svizzere è disciplinato nel Codice delle obbligazioni, in particolare nell'art. 957 CO. Vi si stabilisce: chi è obbligato a iscrivere la propria ditta nel registro di commercio deve tenere una contabilità ordinaria secondo i principi della regolare tenuta dei conti.
Per le imprese individuali ciò significa: non appena raggiungi una cifra d'affari annua di CHF 500'000 o più, sei obbligato a iscriverti nel registro di commercio — e quindi automaticamente alla contabilità ordinaria (in partita doppia). Sotto questa soglia si applica l'art. 957 cpv. 2 CO: devi semplicemente tenere i conti delle entrate, delle uscite e della situazione patrimoniale. Questa è la cosiddetta contabilità semplificata.
Ma attenzione: anche se sei sotto la soglia, devi documentare le tue entrate e uscite senza lacune. L'ufficio delle imposte non accetta cartelle vuote. L'obbligo contabile sussiste dal primo giorno della tua attività indipendente — indipendentemente dalla cifra d'affari.
02Contabilità semplificata vs. ordinaria
Il diritto svizzero prevede due livelli di contabilità. Quale si applica a te dipende principalmente dalla tua cifra d'affari annua. Ecco il confronto diretto:
| Criterio | Semplificata (CEU) | Ordinaria (partita doppia) |
|---|---|---|
| Soglia di cifra d'affari | Sotto CHF 500'000 | Da CHF 500'000 |
| Metodo | Conto entrate-uscite | Contabilità in partita doppia con bilancio |
| Bilancio richiesto | No | Sì |
| Conto economico | Non formalmente necessario | Sì, obbligatorio |
| Iscrizione RC | Facoltativa | Obbligatoria (da CHF 100'000) |
| Impegno | Basso | Medio-alto |
| Adatto per | Freelancer, piccole ditte individuali | Imprese in crescita |
Il conto entrate-uscite (CEU) è la scelta giusta per la maggior parte degli indipendenti. Elenchi cronologicamente tutte le entrate e le uscite e calcoli l'utile a fine anno. Questo basta per l'ufficio delle imposte e con un buon software si fa in pochi minuti alla settimana.
La contabilità in partita doppia diventa obbligatoria a partire da CHF 500'000 di cifra d'affari annua. Ogni registrazione viene effettuata su almeno due conti (dare e avere) e a fine anno crei un bilancio completo e un conto economico. È decisamente più impegnativo, ma offre maggiore trasparenza sulla situazione finanziaria della tua impresa.
03Cosa devo conservare?
L'obbligo di conservazione è chiaramente regolato nel diritto svizzero: 10 anni — per questo periodo devi conservare tutti i documenti rilevanti per l'attività. Tutto quello che devi sapere nel nostro articolo sulla conservazione dei giustificativi. Il termine inizia alla fine dell'esercizio in cui il documento è stato creato. Questo obbligo vale per tutti gli indipendenti — indipendentemente dalla dimensione dell'impresa.
Cosa esattamente devi conservare? L'obbligo comprende le seguenti categorie:
- Giustificativi contabili: tutti i documenti alla base di una registrazione — ricevute, scontrini, documenti bancari, estratti carte di credito
- Fatture: tutte le fatture emesse e ricevute (debitori e creditori)
- Corrispondenza commerciale: contratti, offerte, conferme d'ordine, e-mail rilevanti
- Documenti contabili: il conto entrate-uscite o bilancio/conto economico, giornale, estratti conto
- Documenti fiscali: dichiarazioni d'imposta, conteggi IVA, attestazioni AVS
- Inventario: se presente, una ricognizione annuale del patrimonio
Il termine di 10 anni vale sia per i documenti cartacei che digitali. Devi assicurarti che i documenti rimangano leggibili e accessibili per l'intera durata della conservazione. Usa la nostra checklist per la chiusura annuale come guida. Un archivio digitale ben organizzato è chiaramente superiore all'archiviazione cartacea.
04IVA e contabilità
Non appena sei assoggettato all'IVA — quindi a partire da una cifra d'affari annua mondiale di CHF 100'000 — i requisiti per la tua contabilità aumentano notevolmente. L'AFC (Amministrazione federale delle contribuzioni) richiede una documentazione più dettagliata rispetto all'ufficio delle imposte cantonale.
In concreto, in caso di assoggettamento IVA devi prestare attenzione ai seguenti punti aggiuntivi:
- Fatture conformi all'IVA: ogni fattura emessa deve contenere le indicazioni obbligatorie per legge — inclusi numero IVA, aliquota e importo dell'imposta
- Documentare la deduzione dell'imposta precedente: se utilizzi il metodo effettivo, devi poter esibire un giustificativo formalmente corretto per ogni deduzione. Senza giustificativo = nessuna deduzione
- Giornale IVA: ti serve un elenco completo di tutte le cifre d'affari imponibili e delle imposte precedenti, suddivise per aliquote (8.1% aliquota normale, 2.6% aliquota ridotta, 3.8% aliquota speciale)
- Conteggio trimestrale o semestrale: a seconda del metodo, presenti il conteggio IVA trimestralmente (metodo effettivo) o semestralmente (aliquota saldo) all'AFC
05Contabilità digitale vs. cartacea
Il diritto svizzero consente la contabilità completamente digitale. Puoi scansionare, fotografare o ricevere e archiviare direttamente in forma digitale i tuoi giustificativi. Gli originali cartacei non devono essere conservati in aggiunta, purché la copia digitale soddisfi i requisiti.
Tuttavia la legge pone requisiti chiari per l'archiviazione digitale:
- Immodificabilità: i giustificativi archiviati non devono poter essere modificati successivamente. I file PDF su un disco rigido sono in linea di principio sufficienti — ma formati a prova di manipolazione sono raccomandati
- Leggibilità: i documenti devono rimanere leggibili per l'intero periodo di conservazione di 10 anni. Backup regolari sono obbligatori
- Archiviazione sistematica: devi poter ritrovare i giustificativi in tempi ragionevoli. Una struttura di cartelle caotica sul desktop non è sufficiente
- Disponibilità: in caso di verifica da parte dell'ufficio delle imposte o dell'AFC devi poter presentare i documenti tempestivamente e in forma leggibile
| Criterio | Digitale | Cartaceo |
|---|---|---|
| Ricercabilità | Ricerca immediata | Sfogliare manualmente |
| Spazio necessario | Minimo (cloud) | Cartelle, scaffali |
| Sicurezza | Backup necessario | Protezione antincendio necessaria |
| Consentito per legge | Sì | Sì |
| Perdita giustificativi | Bassa (con backup) | Alta (carta termica) |
| Consegna al fiduciario | Con un clic (PDF/ZIP) | Consegna fisica |
La contabilità digitale non è solo consentita, ma nella pratica chiaramente superiore. Risparmi spazio, trovi i giustificativi più rapidamente e puoi inviare l'intera contabilità come PDF o ZIP al fiduciario o all'ufficio delle imposte. Importante: assicurati di fare backup regolari — meglio se automatizzati nel cloud.
06Come einzly semplifica l'obbligo
I requisiti legali sembrano inizialmente molto lavoro. In pratica però la maggior parte si può automatizzare — ed è esattamente per questo che è stato creato einzly. Come strumento contabile specifico per gli indipendenti svizzeri, einzly copre tutti gli obblighi senza che tu debba occuparti di teoria contabile.
Ecco come ti aiuta concretamente einzly:
- Categorizzazione automatica: entrate e uscite vengono assegnate automaticamente alle categorie corrette. Non devi conoscere piani contabili
- Giustificativi digitali: fotografa i giustificativi direttamente nell'app. Vengono assegnati all'operazione commerciale corretta e archiviati per 10 anni
- CEU con un clic: il tuo conto entrate-uscite viene creato automaticamente ed è esportabile come PDF in qualsiasi momento
- Conteggio IVA: se sei assoggettato all'IVA, einzly calcola il tuo debito automaticamente — sia con il metodo effettivo che con l'aliquota saldo
- Chiusura annuale come ZIP: tutti i giustificativi, il CEU, il riepilogo IVA e altri documenti in un export ZIP per l'ufficio delle imposte o il fiduciario