01Termine legale di conservazione: 10 anni
In Svizzera vige un obbligo di conservazione uniforme di 10 anni per i documenti aziendali. Questo termine è ancorato nel Codice delle obbligazioni e si applica a tutte le imprese soggette all'obbligo di tenuta della contabilità — anche per le ditte individuali e gli indipendenti a titolo accessorio.
Il termine decennale decorre dalla fine dell'esercizio in cui i documenti sono stati redatti o ricevuti. Un giustificativo del 15 marzo 2026 deve quindi essere conservato almeno fino al 31 dicembre 2036.
Oltre al CO esistono altre leggi che prescrivono termini di conservazione. Nella pratica il termine decennale è tuttavia lo standard determinante:
| Base legale | Termine | Si applica a |
|---|---|---|
| CO art. 958f | 10 anni | Libri di commercio, documenti contabili, relazione sulla gestione |
| LIVA art. 70 | 10 anni | Tutti i documenti rilevanti ai fini IVA |
| LIFD art. 126 | 10 anni | Documenti fiscali (obbligo di collaborazione) |
| OLC art. 3 | 10 anni | Libri tenuti elettronicamente o su carta |
02Quali giustificativi devono essere conservati?
L'obbligo di conservazione non riguarda solo le fatture. In linea di principio dovete conservare tutti i documenti rilevanti per la tenuta della contabilità e la tassazione — che teniate una contabilità in partita doppia o un semplice conto delle entrate e uscite. Tra questi:
- Fatture emesse: tutte le fatture che avete inviato ai clienti
- Fatture ricevute: fatture di fornitori, prestatori di servizi, locatori ecc.
- Ricevute e scontrini: per pagamenti in contanti (materiale d'ufficio, pasti d'affari, spese di viaggio ecc.)
- Documenti bancari: estratti conto, conferme di pagamento, documenti e-banking
- Conteggi salariali: se avete collaboratori
- Contratti: contratti d'affitto, polizze assicurative, contratti di leasing, contratti con clienti
- Corrispondenza: e-mail, lettere, offerte, conferme d'ordine rilevanti per l'attività
- Chiusura annuale: bilancio, conto economico o conto delle entrate e delle uscite
- Dichiarazioni d'imposta: dichiarazioni d'imposta presentate e decisioni di tassazione
- Rendiconti IVA: formulari IVA presentati e calcoli relativi
03Cartaceo vs. digitale: cosa vale?
La buona notizia: il diritto svizzero consente la conservazione digitale dei giustificativi. Non dovete quindi conservare per 10 anni raccoglitori pieni di carta. L'Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OLC) disciplina i requisiti dell'archiviazione elettronica.
In linea di principio vale: i giustificativi possono essere conservati sullo stesso supporto informativo o su uno equivalente. Concretamente ciò significa:
| Tipo di giustificativo | Originale | Conservazione digitale consentita? |
|---|---|---|
| Fattura cartacea | Fisico | Sì — scansione/foto sufficiente, l'originale può essere distrutto |
| Fattura PDF per e-mail | Digitale | Sì — conservare il PDF, nessuna stampa necessaria |
| Scontrino (carta termica) | Fisico | Sì — anzi raccomandato, poiché la carta termica sbiadisce |
| Documento bancario (e-banking) | Digitale | Sì — scaricare e conservare come PDF |
| Contratto (firmato a mano) | Fisico | Sì — ma per contratti importanti si raccomanda di conservare l'originale |
04Requisiti per l'archiviazione digitale
L'OLC pone requisiti chiari per la conservazione elettronica. Non ogni forma di salvataggio è ammissibile. I quattro criteri più importanti:
- Integrità (immutabilità): i giustificativi salvati non devono poter essere modificati successivamente. Una semplice foto nella galleria è tecnicamente sufficiente — ma un'archiviazione strutturata in un software contabile o in un archivio dedicato è più facilmente dimostrabile
- Disponibilità (leggibilità): i giustificativi devono essere consultabili e leggibili entro un termine ragionevole. Formati comuni come PDF, JPEG o PNG sono accettati. Formati proprietari che richiedono software speciale sono rischiosi
- Ordine (tracciabilità): i giustificativi devono essere ordinati sistematicamente e attribuibili alle rispettive registrazioni contabili. Una denominazione chiara e coerente (ad es. Data_Fornitore_Importo.pdf) facilita l'attribuzione
- Protezione dalla perdita di dati: dovete assicurare che i dati non vadano persi — tramite backup, archiviazione ridondante o servizi cloud con adeguata sicurezza dei dati
Nella pratica ciò significa: un software contabile basato su cloud che salva sistematicamente i giustificativi e li collega alle registrazioni soddisfa tutti i requisiti dell'OLC. Una cartella non strutturata sul desktop è rischiosa — non per la legalità, ma per la tracciabilità in caso di verifica.
05Cosa succede in caso di giustificativi mancanti?
La mancanza di giustificativi può avere conseguenze serie in caso di verifica fiscale (revisione contabile o revisione fiscale). Le autorità fiscali verificano a campione o in caso di sospetto — e si aspettano per ogni spesa dichiarata un giustificativo corrispondente.
Le seguenti conseguenze sono possibili in caso di giustificativi mancanti:
- Le deduzioni vengono cancellate: le spese aziendali senza giustificativo non vengono riconosciute. Il vostro utile imponibile viene corretto verso l'alto — e pagate più imposte
- Tassazione d'ufficio: se parti sostanziali della vostra contabilità sono prive di giustificativi, l'autorità fiscale può procedere a una tassazione d'ufficio. In tal caso stima il vostro reddito — spesso a vostro svantaggio
- La deduzione dell'imposta precedente IVA viene negata: senza una fattura corretta (con indicazione dell'IVA) nessuna deduzione dell'imposta precedente. L'AFC è particolarmente rigorosa su questo punto
- Multe d'ordine: violazioni gravi dell'obbligo di conservazione possono essere punite con multe (art. 325 CP: tenuta irregolare dei libri di commercio)
- Recuperi e interessi: se le deduzioni vengono corrette successivamente, sul recupero fiscale maturano interessi di mora (a seconda del cantone 3–5% all'anno)
06Consigli pratici per l'organizzazione dei giustificativi
Una buona organizzazione dei giustificativi vi fa risparmiare ore nella dichiarazione d'imposta e vi protegge in caso di verifiche. Ecco i metodi più collaudati per indipendenti:
Fotografate o scansionate ogni giustificativo il giorno della ricezione. Gli scontrini su carta termica sbiadiscono — in digitale restano leggibili per 10 anni. La fotocamera del vostro smartphone è sufficiente.
Utilizzate una denominazione coerente: ad es. «2026-03-02_Digitec_Laptop_1299.pdf». Così ritrovate ogni giustificativo subito — anche dopo anni.
Create cartelle per le categorie principali: entrate, materiale d'ufficio, software, viaggi, assicurazioni ecc. Questo facilita l'attribuzione e la predisposizione della dichiarazione d'imposta.
Idealmente ogni giustificativo è collegato direttamente alla registrazione corrispondente nella vostra contabilità. In caso di verifica potete così mostrare immediatamente quale giustificativo appartiene a quale spesa.
Salvate i vostri giustificativi in almeno due luoghi — ad es. cloud + disco esterno. Una perdita di dati dopo 8 anni sarebbe fatale, se l'autorità fiscale ha ancora 2 anni di diritto di consultazione.
07Checklist: conservazione dei giustificativi per indipendenti
Utilizzate questa checklist per assicurarvi di soddisfare tutti i requisiti per la conservazione dei giustificativi:
- Tutti i giustificativi delle entrate (fatture ai clienti) conservati
- Tutti i giustificativi delle uscite (fatture dei fornitori, ricevute, scontrini) conservati
- Estratti conto / documenti e-banking scaricati e salvati
- Contratti (affitto, assicurazioni, leasing) archiviati
- Rendiconti IVA e giustificativi tenuti separatamente (se soggetti all'IVA)
- Scontrini su carta termica digitalizzati subito
- Giustificativi denominati sistematicamente e categorizzati
- Giustificativi collegati alle registrazioni corrispondenti
- Backup in un secondo luogo disponibile (cloud, disco esterno)
- Termine di conservazione di 10 anni rispettato (nulla cancellato prematuramente)
Chi segue costantemente questa checklist è preparato per qualsiasi verifica fiscale e si risparmia molto lavoro a fine anno per la dichiarazione d'imposta. Ulteriori consigli nella nostra checklist per la chiusura annuale.