Als Selbständige:r in der Schweiz darfst du geschäftliche Ausgaben als Aufwand absetzen — aber nur, wenn du sie sauber dokumentierst. Eine Spesenabrechnung hilft dir, alle Belege systematisch zu erfassen und bei der Steuererklärung nichts zu vergessen.
In unserem Artikel Spesen als Selbständiger absetzen erfährst du, welche Ausgaben du überhaupt geltend machen kannst. Auf dieser Seite findest du die passende Vorlage dazu.
01Was gehört in eine Spesenabrechnung?
Eine vollständige Spesenabrechnung enthält pro Ausgabe mindestens diese Angaben:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Wann ist die Ausgabe entstanden? |
| Beschreibung | Was wurde gekauft oder bezahlt? |
| Kategorie | Reisekosten, Büromaterial, Software, Bewirtung etc. |
| Betrag (CHF) | Wie viel hat es gekostet? |
| Beleg-Nr. | Referenz zum physischen oder digitalen Beleg |
Mit Kategorien kannst du am Ende des Monats oder Quartals schnell sehen, wofür du am meisten ausgibst — und bei der Steuererklärung die richtigen Positionen zuweisen.
02Vorlage herunterladen
Unsere Excel-Vorlage enthält zwei Tabellenblätter: die Spesenabrechnung mit Beispieleinträgen und eine Kategorien-Zusammenfassung mit automatischen Formeln.
Mit Kategorien, Belegnummern und SUMME-Formeln. Beispieldaten ersetzen, eigene Spesen eintragen, fertig.
03Vorlage ausfüllen — Schritt für Schritt
Lade die Excel-Datei herunter und öffne sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc.
Ersetze Name, Firma und Zeitraum oben im Dokument mit deinen eigenen Angaben.
Lösche die vorausgefüllten Beispielzeilen und trage deine eigenen Ausgaben ein. Pro Ausgabe eine Zeile: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und Beleg-Nr.
Jede Ausgabe braucht einen Beleg — Quittung, Rechnung oder Kontoauszug. Belege nummerieren (B-001, B-002 etc.) und physisch oder digital ablegen. Mehr dazu im Artikel Belege aufbewahren.
Die Total-Zeile summiert alle Beträge automatisch. Prüfe die Summe, drucke die Abrechnung aus oder speichere sie als PDF.
04Typische Spesen-Kategorien
Die folgenden Kategorien decken die häufigsten Geschäftsausgaben ab. Du kannst sie in der Vorlage an deine Branche anpassen:
- Reisekosten: Zugtickets, Benzin, Parkgebühren, Flüge, Hotel — alles rund um geschäftliche Reisen. Details zu Kilometergeld und Reisekosten
- Büromaterial: Papier, Druckerpatronen, Stifte, Ordner, Porto
- Software: Abonnements für Tools wie Adobe, Microsoft 365, Buchhaltungssoftware
- Bewirtung: Geschäftsessen mit Kunden oder Partnern (nicht das private Mittagessen!)
- Weiterbildung: Kurse, Konferenzen, Fachbücher
- Telefon/Internet: Geschäftlicher Anteil deines Handy- und Internet-Abos
05Spesen digital erfassen mit einzly
Statt Excel-Listen von Hand zu führen, kannst du mit einzly Geschäftsausgaben in Sekunden erfassen — inklusive Beleg-Upload und automatischer Kategorisierung. Am Jahresende hast du alles parat für die Steuererklärung.
- Ausgaben in Sekunden erfassen: Betrag, Kategorie und Beleg — fertig. Keine Excel-Tabellen nötig
- Beleg-Upload: Fotografiere Quittungen mit dem Handy und lade sie direkt hoch
- Automatische Auswertung: Ausgaben nach Kategorie, Monat oder Quartal auswerten — ein Klick
- Steuererklärung vorbereitet: Alle Geschäftsausgaben sind sauber dokumentiert und exportierbar