01Spesen vs. Geschäftsaufwand
Viele Selbständige fragen sich, ob sie ein Spesenreglement brauchen — so wie sie es vielleicht aus der Anstellung kennen. Die kurze Antwort: Nein. Ein Spesenreglement ist ein formelles Dokument, das regelt, welche Auslagen ein Arbeitgeber seinen Angestellten steuerfrei erstattet. Es gilt ausschliesslich für AG und GmbH mit Angestellten und muss vom kantonalen Steueramt genehmigt werden.
Als Einzelfirma (Selbständigerwerbender) hast du keine Angestellten-Spesen — du bist gleichzeitig Unternehmer und Arbeitskraft. Deine geschäftlichen Ausgaben setzt du direkt als Geschäftsaufwand in der Buchhaltung ab und deklarierst sie in der Steuererklärung der Einzelfirma. Das heisst: Jede geschäftlich bedingte Ausgabe reduziert deinen steuerbaren Gewinn direkt.
02Was ist absetzbar?
Grundsätzlich darfst du alle Ausgaben absetzen, die geschäftlich notwendig sind und in einem direkten Zusammenhang mit deiner Tätigkeit stehen. Hier die wichtigsten Kategorien:
Büromaterial & Software
Druckerpatronen, Papier, Stifte, Ordner — aber auch digitale Werkzeuge wie Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools. Alles, was du für die tägliche Arbeit brauchst.
Telefon & Internet
Den geschäftlichen Anteil deines Handy-Abos und Internetanschlusses kannst du abziehen. Bei Mischnutzung (privat und geschäftlich) ist eine Aufteilung nötig — z.B. 50% des Handy-Abos als Geschäftsaufwand.
Weiterbildung
Kurse, Workshops, Konferenzen, Online-Trainings und Fachliteratur — sofern sie berufsbezogen sind. Ein Sprachkurs für eine Fremdsprache, die du beruflich brauchst, ist absetzbar. Ein Hobbykurs nicht.
Arbeitskleidung
Hier ist Vorsicht geboten: Nur echte Berufskleidung ist absetzbar — also Schutzkleidung, Kittel, Sicherheitsschuhe oder Uniformen. Normale Kleidung (auch Business-Anzüge oder schicke Schuhe) ist nicht absetzbar, selbst wenn du sie nur für die Arbeit trägst.
Verpflegung auf Geschäftsreisen
Wenn du für einen Kundenbesuch oder eine Messe unterwegs bist, kannst du die Verpflegungskosten auf der Geschäftsreise absetzen — Details zu Kilometergeld und Reisekosten findest du in unserem separaten Artikel. Nicht absetzbar ist dagegen das Mittagessen am normalen Arbeitsort oder die Verpflegung auf dem täglichen Arbeitsweg.
Fachliteratur & Verbandsbeiträge
Fachbücher, Branchenmagazine, Abonnements von Fachzeitschriften und Mitgliederbeiträge bei Berufsverbänden sind als Geschäftsaufwand absetzbar.
Homeoffice-Anteil
Arbeitest du von zu Hause, kannst du einen proportionalen Anteil der Miete, Strom und Heizung als Geschäftsaufwand geltend machen. Alle Details dazu findest du im Artikel Homeoffice absetzen. Die Berechnung basiert auf dem Flächenanteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche.
03Was ist NICHT absetzbar?
Genauso wichtig wie die absetzbaren Kosten ist das Wissen darüber, was nicht als Geschäftsaufwand durchgeht:
- Normale Alltagskleidung — auch der Business-Anzug, das Hemd oder die schicken Schuhe. Nur Schutzkleidung und Berufskleidung im engeren Sinn zählen
- Essen am Arbeitsplatz / Pendlerverpflegung — das Mittagessen am normalen Arbeitsort oder auf dem Arbeitsweg ist eine Privatausgabe
- Private Anteile von gemischt genutzten Ausgaben — wenn du dein Handy zu 50% privat nutzt, ist dieser Anteil nicht absetzbar
- Bussen und Strafzettel — auch wenn sie auf einer Geschäftsfahrt entstehen, sind sie nie absetzbar
- Private Versicherungen — die Krankenkasse (Grundversicherung) ist eine Privatausgabe und kein Geschäftsaufwand
04Grundsätze für den Abzug
Damit eine Ausgabe als Geschäftsaufwand anerkannt wird, müssen vier Grundsätze erfüllt sein:
Die Ausgabe muss in einem direkten Zusammenhang mit deiner geschäftlichen Tätigkeit stehen. Sie muss für die Erzielung deines Einkommens notwendig oder zumindest nützlich sein.
Die Ausgabe darf nicht übertrieben luxuriös sein. Ein normaler Laptop ist absetzbar, ein vergoldetes Sondermodell ohne geschäftliche Begründung nicht.
Du brauchst für jede Ausgabe einen Beleg — Quittung, Rechnung oder Zahlungsbestätigung. Diese müssen gemäss OR Art. 958f mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bei gemischt genutzten Ausgaben (z.B. Handy, Auto, Wohnung) muss der geschäftliche Anteil plausibel und nachvollziehbar aufgeteilt werden.
05Tipp: Privat- und Geschäftsanteile trennen
Die sauberste Lösung ist eine klare Trennung von Geschäft und Privat. Konkret bedeutet das:
- Separates Geschäftskonto: Alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben laufen über ein eigenes Konto. So hast du von Anfang an eine klare Abgrenzung
- Geschäftliches Handy-Abo: Wenn möglich, ein separates Abo für geschäftliche Telefonie. Falls nicht: den geschäftlichen Anteil dokumentieren (z.B. 50%)
- Homeoffice-Fläche berechnen: Miss das Arbeitszimmer aus und berechne den Anteil an der Gesamtwohnfläche. Beispiel: 12 m² Büro bei 80 m² Wohnung = 15% der Miete, Strom und Heizung
- Aufteilung dokumentieren: Halte schriftlich fest, wie du gemischt genutzte Ausgaben aufteilst. Diese Dokumentation ist dein Nachweis bei einer Steuerprüfung