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Kassenbuch Vorlage: Excel kostenlos

Wer Bareinnahmen oder Barausgaben hat, braucht ein Kassenbuch. Unsere kostenlose Excel-Vorlage berechnet den Saldo automatisch und enthält einen Kassensturz-Bereich zum Abgleich.

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einzly Redaktion
Steuer- & Finanzredaktion
6 Min. Lesezeit
7. März 2026
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Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen deines Unternehmens — Bareinnahmen und Barausgaben. In der Schweiz ist es Teil der ordnungsgemässen Buchführung gemäss OR Art. 957 und besonders wichtig, wenn du regelmässig mit Bargeld arbeitest.

Wie das Kassenbuch in deine Gesamtbuchhaltung passt, erfährst du im Artikel Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Hier findest du die passende Vorlage.

01Was gehört in ein Kassenbuch?

Ein korrektes Kassenbuch enthält pro Eintrag folgende Angaben:

FeldBeschreibung
DatumWann hat die Transaktion stattgefunden?
Beleg-Nr.Eindeutige Referenz zum Beleg (Quittung, Bon)
BeschreibungWas wurde gekauft/verkauft?
Einnahme (CHF)Geldzufluss in die Kasse
Ausgabe (CHF)Geldabfluss aus der Kasse
Saldo (CHF)Laufender Kassenbestand (automatisch berechnet)
Wichtig: Der Saldo darf nie negativ seinWenn der Saldo im Kassenbuch negativ wird, stimmt etwas nicht — es kann nicht mehr Geld ausgegeben werden als in der Kasse ist. Ein negativer Saldo wird vom Steueramt als Fehler gewertet.

02Vorlage herunterladen

Unsere Excel-Vorlage enthält das Kassenbuch mit laufender Saldo-Berechnung und einen Kassensturz-Bereich zum monatlichen Abgleich.

Excel-Vorlage: Kassenbuch (.xlsx)

Mit automatischem Saldo, Kassensturz-Abgleich und Beispieleinträgen. Sofort einsetzbar für Einzelfirmen und Kleinunternehmen.

Was ist in der Vorlage enthalten?Kassenbuch mit 8 Beispieleinträgen (Anfangsbestand, Barverkäufe, Einkäufe), laufender Saldo-Formel, Total-Zeile für Einnahmen und Ausgaben sowie Kassensturz-Bereich mit Soll-Bestand, Ist-Bestand und Differenz.

03Vorlage ausfüllen — Schritt für Schritt

1
Vorlage herunterladen

Lade die Excel-Datei herunter und öffne sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc.

2
Anfangsbestand eintragen

Der erste Eintrag im Kassenbuch ist immer der Anfangsbestand — also wie viel Bargeld zu Beginn des Monats in der Kasse liegt. Trage den Betrag als Einnahme ein.

3
Transaktionen erfassen

Trage jede Bargeldbewegung einzeln ein: Einnahmen in die Spalte 'Einnahme', Ausgaben in die Spalte 'Ausgabe'. Der Saldo berechnet sich automatisch.

4
Belege ablegen

Jede Transaktion braucht einen Beleg. Nummeriere die Belege fortlaufend (K-001, K-002 etc.) und lege sie in einem Ordner ab — physisch oder digital. Details im Artikel Belege aufbewahren.

5
Kassensturz durchführen

Am Monatsende: Zähle das Bargeld in der Kasse (Ist-Bestand). Trage den gezählten Betrag im Kassensturz-Bereich ein. Die Differenz zum Soll-Bestand (laut Kassenbuch) wird automatisch berechnet. Idealerweise ist die Differenz CHF 0.00.

04Wichtige Regeln fürs Kassenbuch

  • Chronologisch führen: Einträge immer in der zeitlichen Reihenfolge — keine nachträglichen Einfügungen zwischen bestehende Zeilen
  • Keine Lücken: Jede Bargeldbewegung muss erfasst werden — auch Kleinstbeträge wie Porto oder Trinkgeld
  • Saldo nie negativ: Wenn der Saldo unter null fällt, fehlt eine Einnahme oder eine Ausgabe wurde falsch gebucht
  • Belege zu jeder Buchung: Ohne Beleg ist die Ausgabe steuerlich nicht absetzbar. Bei kleinen Barausgaben einen Eigenbeleg erstellen
  • Monatlicher Kassensturz: Am Ende jedes Monats das Bargeld zählen und mit dem Kassenbuch abgleichen. Differenzen sofort klären

05Kassenbuch digital führen mit einzly

Mit einzly erfasst du Einnahmen und Ausgaben digital — inklusive Bargeldbewegungen. Alle Buchungen fliessen automatisch in deine Buchhaltung und die Steuererklärung.

  • Einnahmen und Ausgaben erfassen: Bar- und Banktransaktionen in einem Tool — kein separates Kassenbuch nötig
  • Beleg-Upload: Quittungen fotografieren und direkt der Buchung zuordnen
  • Automatische Auswertung: Gewinn, Umsatz und Ausgaben jederzeit aktuell — nicht erst am Jahresende
Kostenlos startenTeste einzly 30 Tage kostenlos — keine Kreditkarte nötig. Buchhaltung, Rechnungen und Kassenbuch in einem Tool auf einzly.ch.

06Häufige Fragen

Wenn du regelmässig Bareinnahmen oder Barausgaben hast, ist ein Kassenbuch ein wichtiger Teil deiner Buchführungspflicht (OR Art. 957). Wer nur per Bank zahlt und empfängt, braucht kein separates Kassenbuch.
Ein negativer Saldo ist ein Fehler — es kann nicht mehr Bargeld ausgegeben werden als vorhanden ist. Prüfe, ob eine Einnahme vergessen oder eine Ausgabe falsch gebucht wurde.
Empfohlen ist mindestens einmal pro Monat. Bei viel Barverkehr (z.B. Ladengeschäft) idealerweise täglich oder wöchentlich. Je häufiger, desto einfacher ist es, Differenzen zu finden.
Ja, das ist in der Schweiz erlaubt. Wichtig ist, dass die Einträge nachvollziehbar, chronologisch und vollständig sind — und dass Belege digital oder physisch aufbewahrt werden.
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