Als Selbständige:r in der Schweiz brauchst du eine Rechnungsvorlage, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Pflichtangaben gemäss OR Art. 957 und MWSTG Art. 26 müssen korrekt sein — sonst riskierst du Probleme mit dem Steueramt oder unbezahlte Rechnungen.
Unsere kostenlosen Word- und Excel-Vorlagen enthalten alle nötigen Felder: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, MWST und Zahlungsinformationen. Einfach herunterladen, anpassen und als PDF versenden.
01Was gehört auf eine Schweizer Rechnung?
Das Schweizer Recht schreibt bestimmte Angaben vor, die auf jeder Rechnung stehen müssen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Felder — mit und ohne MWST-Pflicht:
| Angabe | Ohne MWST | Mit MWST |
|---|---|---|
| Name & Adresse Absender | Pflicht | Pflicht |
| Name & Adresse Empfänger | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsnummer | Empfohlen | Empfohlen |
| Rechnungsdatum | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsdatum / -zeitraum | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsbetrag (CHF) | Pflicht | Pflicht |
| MWST-Satz (8.1%, 2.6%, 3.8%) | — | Pflicht |
| MWST-Betrag | — | Pflicht |
| UID-Nummer (CHE-…) | — | Pflicht |
| Zahlungsfrist | Empfohlen | Empfohlen |
| Bankverbindung / IBAN | Empfohlen | Empfohlen |
| QR-Zahlteil | Empfohlen | Empfohlen |
Eine vollständige Erklärung aller Pflichtangaben findest du in unserem Artikel Rechnung Pflichtangaben Schweiz.
02Vorlage herunterladen
Wir haben zwei kostenlose Rechnungsvorlagen erstellt — eine für Word und eine für Excel. Beide enthalten alle Schweizer Pflichtangaben und sind sofort einsetzbar.
Professionelles Layout mit allen Pflichtfeldern. Platzhalter ersetzen, als PDF exportieren, fertig.
Rechnungslayout mit automatischen Formeln für Zwischensumme, MWST und Total. Druckbereich für A4 vordefiniert.
03Vorlage ausfüllen — Schritt für Schritt
Lade die Word- oder Excel-Datei herunter und öffne sie in deinem bevorzugten Programm (Word, Google Docs, LibreOffice oder Excel, Google Sheets).
Ersetze die Platzhalter mit deinem Firmennamen, deiner Adresse und deiner UID-Nummer (falls MWST-pflichtig). Diese Daten bleiben bei jeder Rechnung gleich.
Trage den Namen und die Adresse deines Kunden ein. Achte auf die korrekte Schreibweise — der Empfänger muss eindeutig identifizierbar sein.
Beschreibe jede Leistung oder jedes Produkt in einer eigenen Zeile. Gib Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag an. In der Excel-Vorlage werden Zwischensumme und Total automatisch berechnet.
Falls du MWST-pflichtig bist: Stelle sicher, dass der korrekte Satz (8.1%, 2.6% oder 3.8%) angewendet wird. Prüfe Zwischensumme, MWST-Betrag und Gesamtbetrag.
Speichere die Rechnung als PDF und versende sie per E-Mail. Ein PDF stellt sicher, dass das Layout beim Empfänger korrekt angezeigt wird.
04Mit oder ohne MWST?
Ob du MWST auf deinen Rechnungen ausweisen musst, hängt von deinem Jahresumsatz ab. Die Regel ist einfach:
- Unter CHF 100'000 Jahresumsatz: Du bist nicht MWST-pflichtig (ausser du hast dich freiwillig registriert). Auf der Rechnung steht kein MWST-Betrag und kein MWST-Satz.
- Ab CHF 100'000 Jahresumsatz: Du bist MWST-pflichtig und musst den Steuersatz und -betrag auf jeder Rechnung ausweisen. Der Normalsatz beträgt 8.1%.
- Freiwillige Registrierung: Auch unter der Grenze kannst du dich freiwillig bei der ESTV registrieren. Das lohnt sich, wenn du viel Vorsteuer (z.B. für Material oder Software) zurückfordern möchtest.
Mehr zur MWST-Pflicht und den Schwellenwerten findest du in unserem Artikel MWST-Pflicht ab CHF 100'000.
05Rechnung als PDF versenden
Der Standard in der Schweiz: Rechnungen werden als PDF per E-Mail versendet. Das hat mehrere Vorteile:
- Layout bleibt erhalten: Egal welches Programm dein Kunde nutzt — das PDF sieht immer gleich aus.
- Nicht versehentlich editierbar: Im Gegensatz zu Word- oder Excel-Dateien kann der Empfänger das PDF nicht aus Versehen verändern.
- QR-Zahlteil funktioniert: Ein eingebetteter QR-Code lässt sich direkt mit der Banking-App scannen.
- Archivierung: PDFs sind ideal für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
Noch einfacher geht es mit einzly: Rechnung erstellen, Empfänger wählen, direkt per E-Mail versenden — inklusive QR-Rechnung und automatischer PDF-Generierung.
06Rechnungen automatisch erstellen mit einzly
Statt Vorlagen von Hand auszufüllen, kannst du mit einzly Rechnungen in wenigen Klicks erstellen. Alle Pflichtangaben werden automatisch korrekt ausgefüllt, die MWST berechnet und der QR-Zahlteil generiert.
- Alle Pflichtangaben automatisch: einzly kennt die Schweizer Vorschriften und stellt sicher, dass jede Rechnung vollständig und korrekt ist.
- QR-Rechnung inklusive: Jede Rechnung enthält automatisch einen QR-Zahlteil nach Swiss QR-Standard. Dein Kunde kann direkt mit der Banking-App scannen und bezahlen.
- MWST-Berechnung: Der korrekte Satz wird automatisch angewendet. Kein manuelles Rechnen, keine Fehler.
- PDF-Export und E-Mail-Versand: Rechnung erstellen, als PDF exportieren oder direkt per E-Mail versenden — alles in einem Tool.