Steuererklärung als Einzelfirma: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Als Inhaberin oder Inhaber einer Einzelfirma gibt es keine separate Unternehmenssteuer. Dein Geschäftsgewinn fliesst direkt in deine persönliche Steuererklärung ein und wird zusammen mit deinem übrigen Einkommen besteuert — auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene. Das klingt einfach, hat aber einige Tücken: Formulare, Privatanteile, Abschreibungen und Fristen müssen stimmen, damit du weder zu viel zahlst noch eine Aufrechnung riskierst.

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Steuererklärung — von den nötigen Formularen über die korrekte Deklaration bis zu den wichtigsten Abzügen. Stelle sicher, dass dein Jahresabschluss vollständig ist, bevor du mit der Steuererklärung beginnst.

01Welche Formulare brauche ich?

Neben der persönlichen Steuererklärung brauchst du als Selbständigerwerbende(r) zusätzliche Beilagen. Die genaue Bezeichnung variiert je nach Kanton, aber der Inhalt ist überall gleich:

1. Persönliche Steuererklärung (kantonal): Das Hauptformular, in dem du Einkommen, Vermögen, Abzüge und Familienstand deklarierst. In den meisten Kantonen füllst du es online aus (z.B. eTax, ZHprivateTax, BE-Login)
2. Hilfsblatt / Beilage für Selbständigerwerbende: Hier deklarierst du dein Geschäftsergebnis (Umsatz, Aufwand, Gewinn). Das Formular heisst je nach Kanton «Fragebogen für Selbständigerwerbende», «Hilfsblatt SE» oder ähnlich. Vergiss nicht das Wertschriftenverzeichnis, falls du Geschäftsvermögen in Wertpapieren hältst
3. Bilanz & Erfolgsrechnung ODER Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Einzelfirmen mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen eine vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) einreichen (Art. 957 Abs. 2 OR). Ab CHF 500'000 Umsatz ist eine ordentliche Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung Pflicht

02Geschäftsergebnis richtig deklarieren

Das Herzstück deiner Steuererklärung als Selbständiger ist die korrekte Ermittlung des Reingewinns. Wie du deinen Gewinn als Einzelfirma berechnen kannst, erklären wir in einem separaten Artikel. Der Reingewinn berechnet sich aus Einnahmen minus geschäftlich bedingte Ausgaben. Dabei gelten folgende Grundsätze:

Einnahmen vollständig erfassen

Alle Einnahmen aus selbständiger Tätigkeit müssen deklariert werden — nicht nur die Rechnungen, die du gestellt hast. Dazu gehören auch Tauschgeschäfte (z.B. du gestaltest eine Website und erhältst dafür eine Gegenleistung), Naturalleistungen (z.B. Gratisprodukte von Kunden) und Eigenverbrauch. Diese müssen zum Marktwert eingesetzt werden.

Geschäftsaufwand korrekt abziehen

Vom Umsatz darfst du alle geschäftlich bedingten Kosten abziehen: Material, Miete, Versicherungen, Fremdleistungen, Werbung usw. Der Aufwand muss tatsächlich angefallen, geschäftlich begründet und belegbar sein. Privatausgaben sind nicht abzugsfähig.

Privatanteil richtig abgrenzen

Viele Selbständige nutzen Auto, Telefon oder Büro sowohl privat als auch geschäftlich. In diesem Fall muss der Privatanteil ausgeschieden werden. Die ESTV gibt Richtwerte vor:

Abschreibungen gemäss ESTV-Sätzen

Anlagegüter (Computer, Mobiliar, Fahrzeuge, Maschinen) werden nicht sofort als Aufwand verbucht, sondern über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die ESTV publiziert im Merkblatt A1995 die zulässigen Höchstsätze für die degressive und lineare Abschreibung. Beispiele:

03Wichtige Abzüge für Selbständigerwerbende

Neben dem Geschäftsaufwand gibt es weitere Abzüge, die dein steuerbares Einkommen senken — eine vollständige Übersicht findest du im Artikel Steuern sparen als Einzelfirma. Diese werden in der persönlichen Steuererklärung geltend gemacht — nicht in der Geschäftsbuchhaltung:

04Häufige Fehler bei der Steuererklärung

Diese Fehler sehen wir immer wieder — sie kosten Geld oder führen zu unnötigen Problemen mit dem Steueramt:

1. Fehlende Belege: Die Beweislast für Abzüge liegt beim Steuerpflichtigen (Art. 130 Abs. 2 DBG). Ohne Beleg wird der Abzug gestrichen. Bewahre alle Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge mindestens 10 Jahre auf
2. Privatanteil vergessen: Wer den Privatanteil bei gemischt genutzten Gütern (Auto, Telefon, Homeoffice) nicht ausscheidet, deklariert einen zu tiefen Gewinn. Das Steueramt rechnet den fehlenden Privatanteil auf — inklusive Verzugszins
3. Abgrenzungsfehler (Periodenprinzip): Es gilt das Prinzip der zeitlichen Abgrenzung: Massgebend ist, wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann die Zahlung eingegangen ist. Eine im Dezember erbrachte Leistung gehört ins alte Geschäftsjahr, auch wenn die Rechnung erst im Januar bezahlt wird
4. Frist verpasst: Wer die Steuererklärung nicht rechtzeitig einreicht, erhält eine Mahnung mit Gebühr (je nach Kanton CHF 40–100). Bei wiederholtem Versäumnis droht eine Ermessenstaxation — das Steueramt schätzt dein Einkommen, meist deutlich zu hoch

05Fristen für die Steuererklärung

Der Abgabetermin für die Steuererklärung variiert je nach Kanton. In den meisten Kantonen ist die ordentliche Frist der 31. März des Folgejahres. Einige Kantone setzen andere Termine:

Eine Fristverlängerung ist in den meisten Kantonen unkompliziert möglich — oft direkt online über die Website der kantonalen Steuerverwaltung oder per kurzes Schreiben. Die Verlängerung beträgt je nach Kanton 1 bis 6 Monate.

06Häufige Fragen zur Steuererklärung als Einzelfirma