In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Vorschrift zur Rechnungssprache. Du darfst Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch ausstellen. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben gemäss MWSTG Art. 26 vorhanden sind — unabhängig von der Sprache.
Eine englische Rechnung brauchst du typischerweise, wenn du mit internationalen Kunden arbeitest, in der IT-, Kreativ- oder Beratungsbranche tätig bist, oder als Freelancer für ausländische Auftraggeber arbeitest. Auch Schweizer Unternehmen mit englischsprachiger Korrespondenz schätzen professionelle Rechnungen auf Englisch.
01Pflichtangaben auf einer englischen Rechnung
Auch auf Englisch gelten die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie auf Deutsch. Art. 26 MWSTG schreibt vor, welche Angaben auf jeder Rechnung stehen müssen — egal in welcher Sprache. Hier die wichtigsten Pflichtfelder mit der englischen Übersetzung:
| Deutsch | Englisch | Pflicht |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Invoice Number | Empfohlen |
| Rechnungsdatum | Invoice Date | Pflicht |
| Name & Adresse Leistungserbringer | Name & Address of Supplier | Pflicht |
| Name & Adresse Leistungsempfänger | Name & Address of Recipient | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung | Description of Services | Pflicht |
| Leistungsdatum / -zeitraum | Date / Period of Service | Pflicht |
| Rechnungsbetrag (Entgelt) | Invoice Amount (Consideration) | Pflicht |
| MWST-Satz | VAT Rate | Pflicht (wenn MWST-pflichtig) |
| MWST-Betrag | VAT Amount | Pflicht (wenn MWST-pflichtig) |
| UID-Nummer | VAT Number (UID) | Pflicht (wenn MWST-pflichtig) |
| Zahlungsfrist | Payment Terms | Empfohlen |
| Bankverbindung / IBAN | Bank Details / IBAN | Empfohlen |
Eine detaillierte Übersicht aller Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung findest du in unserem Artikel Rechnung Pflichtangaben.
02Glossar: Rechnungsbegriffe Deutsch–Englisch
Du suchst die richtige englische Übersetzung für einen Rechnungsbegriff? Hier findest du die wichtigsten Begriffe rund um Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung auf einen Blick:
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Rechnung | Invoice |
| Rechnungsnummer | Invoice Number |
| Rechnungsdatum | Invoice Date |
| Rechnungsbetrag | Invoice Amount |
| Nettobetrag | Net Amount |
| Bruttobetrag | Gross Amount |
| Zwischensumme | Subtotal |
| Mehrwertsteuer (MWST) | Value Added Tax (VAT) |
| Steuersatz | Tax Rate |
| Steuerbetrag | Tax Amount |
| Rabatt | Discount |
| Zahlungsbedingungen | Payment Terms |
| Zahlungsfrist | Payment Deadline / Due Date |
| Fällig am | Due Date |
| Bankverbindung | Bank Details |
| Empfänger | Recipient |
| Absender | Sender |
| Leistungsbeschreibung | Description of Services |
| Menge | Quantity |
| Einzelpreis | Unit Price |
| Gesamtbetrag | Total Amount |
| Zahlbar innert 30 Tagen | Payable within 30 days |
| Kontonummer / IBAN | Account Number / IBAN |
| Gutschrift | Credit Note |
03Vorlage herunterladen
Wir haben zwei kostenlose Vorlagen erstellt, mit denen du sofort professionelle englische Rechnungen schreiben kannst. Beide enthalten alle Schweizer Pflichtangaben auf Englisch, inklusive MWST-Felder und Platz für den QR-Zahlteil.
Professionelles Layout mit allen Pflichtfeldern. Einfach Platzhalter ersetzen und als PDF exportieren.
Rechnungslayout mit automatischen Formeln für Subtotal, VAT und Total. Druckbereich für A4 vordefiniert.
04Englische Rechnungen empfangen und verbuchen
Nicht nur das Schreiben, auch das Empfangen englischer Rechnungen gehört zum Alltag vieler Selbständiger. Wenn du Rechnungen von ausländischen Lieferanten erhältst — etwa für Software-Abos, Cloud-Dienste oder Freelancer-Leistungen — gibt es einiges zu beachten.
- Prüfe, ob auf der Rechnung eine MWST / VAT ausgewiesen ist. Ausländische Lieferanten stellen dir in der Regel keine Schweizer MWST in Rechnung.
- Bezugsteuer beachten: Wenn du Dienstleistungen aus dem Ausland beziehst und MWST-pflichtig bist, musst du die MWST selbst deklarieren (Bezugsteuer / Reverse Charge).
- Verbuche die Rechnung in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unter dem korrekten Aufwandkonto. Die Währung (EUR, USD etc.) rechnest du zum Tageskurs in CHF um.
- Bewahre die Originalrechnung 10 Jahre auf — auch wenn sie auf Englisch ist.
Mehr zur Bezugsteuer und Import-MWST erfährst du in unserem Artikel Bezugsteuer bei Import-Dienstleistungen.
05MWST bei internationalen Rechnungen
Bei englischen Rechnungen stellt sich oft die Frage: Muss ich überhaupt MWST ausweisen? Das hängt davon ab, wo die Leistung erbracht wird und wer der Empfänger ist.
Wann 0% MWST gilt
Dienstleistungen, die du an Unternehmen im Ausland erbringst, sind in der Regel von der Schweizer MWST befreit (Art. 23 MWSTG). Der Ort der Leistung liegt beim Empfänger — also im Ausland. Du stellst die Rechnung ohne MWST aus.
Wann 8.1% MWST gilt
Erbringst du eine Leistung in der Schweiz — z.B. ein Seminar in Zürich für einen ausländischen Kunden — gilt der reguläre Schweizer MWST-Satz von 8.1%. Der Ort der Leistung ist in diesem Fall die Schweiz, unabhängig vom Sitz des Kunden.
Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuldnerschaft)
Bei Dienstleistungen an Unternehmen in der EU kommt häufig das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Der Leistungsempfänger schuldet die Steuer in seinem Land. Auf deiner Rechnung verweist du darauf mit einem Hinweis wie «Reverse Charge — VAT to be accounted for by the recipient».
Mehr zur MWST-Pflicht und den Schwellenwerten findest du in unserem Artikel MWST-Pflicht ab CHF 100'000.
06Rechnungen automatisch auf Englisch erstellen
Statt Vorlagen von Hand auszufüllen, kannst du mit einzly Rechnungen in wenigen Klicks erstellen — und die Sprache mit einem Klick wechseln. einzly unterstützt Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
- Sprache mit einem Klick wechseln. Du wählst beim Erstellen der Rechnung einfach «English» aus. Alle Feldbezeichnungen, Zahlungsinformationen und der QR-Zahlschein werden automatisch übersetzt.
- Alle Pflichtangaben automatisch korrekt. einzly kennt die Schweizer MWST-Vorschriften und stellt sicher, dass jede Rechnung — egal in welcher Sprache — alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält.
- QR-Rechnung auch auf Englisch. Der QR-Zahlteil wird korrekt generiert, inklusive aller Zahlungsinformationen. Dein Kunde kann direkt mit der Banking-App scannen und bezahlen.
- Professionelles PDF. Jede Rechnung wird als druckfertiges A4-PDF exportiert — sauber formatiert, mit deinem Logo und allen Details.