01Warum sind Pflichtangaben wichtig?
In der Schweiz regelt Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG), welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Diese Pflichtangaben sind nicht nur Formalität – sie haben direkte finanzielle Konsequenzen.
Der wichtigste Grund: Vorsteuerabzug. Wenn dein Kunde selbst MWST-pflichtig ist, kann er die MWST auf deiner Rechnung als Vorsteuer abziehen. Aber nur, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind. Fehlt z.B. deine UID-Nummer oder der Steuersatz, kann die ESTV den Vorsteuerabzug verweigern.
Auch für dich selbst ist es wichtig: Eine formal korrekte Rechnung schützt dich bei einer MWST-Revision. Die ESTV prüft stichprobenartig, ob deine ausgestellten Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Nachforderungen führen.
02Die 7 Pflichtangaben im Detail
Gemäss MWSTG Art. 26 müssen auf einer MWST-konformen Rechnung folgende Angaben enthalten sein:
- Name und Adresse des Leistungserbringers (du). Dein vollständiger Name oder Firmenname sowie deine Geschäftsadresse. Bei Einzelfirmen: Vorname und Nachname.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers (dein Kunde). Der vollständige Name oder die Firma deines Kunden plus Adresse. Bei B2B-Rechnungen ist das besonders wichtig für den Vorsteuerabzug.
- Datum oder Zeitraum der Leistung. Wann hast du die Leistung erbracht? Bei einmaligen Aufträgen genügt das Datum, bei laufenden Mandaten der Zeitraum (z.B. «Januar bis März 2026»).
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. Was hast du geliefert oder geleistet? Eine klare Beschreibung wie «Webdesign für Website-Relaunch» oder «Beratung Steuerplanung, 4 Stunden».
- Entgelt (Rechnungsbetrag). Der Betrag, den dein Kunde bezahlen muss. Bei MWST-pflichtigen Rechnungen: exkl. MWST, dann MWST separat, dann Total inkl. MWST.
- Steuersatz und Steuerbetrag. Welcher MWST-Satz gilt (8.1%, 2.6% oder 3.8%) und wie hoch ist der Steuerbetrag in CHF? Falls mehrere Sätze gelten, müssen diese separat aufgeführt werden.
- UID-Nummer mit MWST-Zusatz. Deine Unternehmens-Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Diese bekommst du bei der Anmeldung bei der ESTV.
03Rechnung ohne MWST – was gilt?
Wenn dein Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt und du dich nicht freiwillig bei der ESTV angemeldet hast, bist du nicht MWST-pflichtig — mehr dazu im Artikel zur MWST-Pflicht ab CHF 100'000. In diesem Fall gelten vereinfachte Anforderungen:
- Du weist keine MWST auf der Rechnung aus – weder Satz noch Betrag
- Du brauchst keine UID-Nummer (bzw. keinen MWST-Zusatz)
- Die restlichen Angaben (Name, Adresse, Leistung, Datum, Betrag) solltest du trotzdem aufführen
- Statt «exkl./inkl. MWST» schreibst du einfach den Gesamtbetrag
Es ist gute Praxis, auf der Rechnung einen Hinweis anzubringen wie: «Nicht MWST-pflichtig gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG». Nutze am besten eine fertige Rechnungsvorlage, die diesen Hinweis automatisch enthält. So weiss dein Kunde, warum keine MWST ausgewiesen ist – und versucht nicht, eine Vorsteuer geltend zu machen, die es gar nicht gibt.
04Checkliste: Rechnung prüfen
Bevor du eine Rechnung versendest, gehe diese Checkliste durch. So stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind:
| Pflichtangabe | Mit MWST | Ohne MWST |
|---|---|---|
| Name & Adresse Leistungserbringer | Pflicht | Empfohlen |
| Name & Adresse Leistungsempfänger | Pflicht | Empfohlen |
| Datum / Zeitraum der Leistung | Pflicht | Empfohlen |
| Art, Gegenstand, Umfang | Pflicht | Empfohlen |
| Rechnungsbetrag (Entgelt) | Pflicht | Pflicht |
| Steuersatz + Steuerbetrag | Pflicht | Nicht ausweisen |
| UID-Nummer (CHE-xxx MWST) | Pflicht | Nicht nötig |
| Rechnungsnummer | Empfohlen | Empfohlen |
| Zahlungsfrist | Empfohlen | Empfohlen |
| QR-Zahlteil | Empfohlen | Empfohlen |
Die letzten drei Punkte (Rechnungsnummer, Zahlungsfrist, QR-Zahlteil) sind gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber in der Praxis unverzichtbar. Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir bei der Buchhaltung, die Zahlungsfrist regelt die Zahlungsbedingungen, und der QR-Zahlteil macht die Bezahlung für deinen Kunden einfach.
05Praxis-Beispiel: Musterrechnung
So sieht eine korrekte Schweizer Rechnung mit MWST aus. Alle Pflichtangaben sind markiert:
Muster Webdesign GmbH, Anna Muster, Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich, CHE-123.456.789 MWST. An: Beispiel AG, Max Beispiel, Seestrasse 5, 6003 Luzern. Rechnung Nr. 2026-015, Datum: 20.01.2026, Leistungszeitraum: Dez. 2025 – Jan. 2026. Website-Relaunch (Design & Umsetzung), 40 Stunden a CHF 150.00: CHF 6'000.00. SEO-Optimierung, Pauschal: CHF 1'200.00. Zwischensumme exkl. MWST: CHF 7'200.00, MWST 8.1%: CHF 583.20, Total inkl. MWST: CHF 7'783.20. Zahlbar innert 30 Tagen + QR-Zahlteil.
Beachte, dass die Leistungsbeschreibung klar und nachvollziehbar ist. «Diverse Arbeiten» oder «Dienstleistung» ist zu unspezifisch. Die ESTV erwartet, dass aus der Rechnung hervorgeht, was genau geleistet wurde.
06einzly füllt das automatisch aus
einzly stellt sicher, dass jede Rechnung, die du erstellst, alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Du musst dich um nichts kümmern.
- Firmendaten automatisch eingesetzt. Beim Setup gibst du deine Adresse und UID-Nummer einmal ein. Ab dann erscheinen diese Daten auf jeder Rechnung – korrekt formatiert.
- MWST automatisch berechnet. einzly kennt deinen MWST-Status und den gültigen Steuersatz. Die MWST wird automatisch berechnet und separat ausgewiesen. Bist du nicht MWST-pflichtig, wird keine MWST angezeigt.
- Fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Rechnung bekommt automatisch eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Du musst nicht selbst mitzählen.
- QR-Zahlteil integriert. Jede Rechnung wird als PDF mit QR-Zahlteil am unteren Rand generiert. Dein Kunde kann direkt mit der Banking-App scannen und bezahlen.