01Warum Rechnungen per E-Mail versenden?
Der klassische Weg: Rechnung in Word erstellen, als PDF exportieren, E-Mail öffnen, PDF anhängen, absenden. Klingt einfach — ist aber ein Zeitfresser, der sich bei jeder Rechnung wiederholt. Und das grösste Problem: Du weisst nie, ob die Rechnung angekommen ist, geöffnet wurde oder im Spam-Ordner gelandet ist.
PDF-Anhänge werden von vielen E-Mail-Providern als potenziell unsicher eingestuft. Das führt dazu, dass Rechnungen im Spam landen oder vom Kunden schlicht übersehen werden. Ohne Tracking tappst du im Dunkeln — und wunderst dich, warum die Zahlung ausbleibt.
02Rechnung erstellen in einzly — Schritt für Schritt
Eine Rechnung in einzly zu erstellen dauert wenige Minuten — alle Pflichtangaben werden automatisch ausgefüllt. Hier ist der Ablauf:
Wähle einen bestehenden Kunden aus deiner Kontaktliste oder lege einen neuen an. Name, Adresse und E-Mail werden automatisch in die Rechnung übernommen.
Füge einzelne Leistungen oder Produkte als Positionen hinzu. Du kannst aus deinem Leistungskatalog wählen oder neue Positionen direkt erfassen. Menge, Einheit und Einzelpreis pro Position.
Falls du MWST-pflichtig bist, berechnet einzly die Steuer automatisch basierend auf deinen Einstellungen. Kein manuelles Rechnen nötig.
einzly unterstützt Rechnungen in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Wähle die Sprache deines Kunden — alle Labels und Texte werden automatisch übersetzt.
Schreibe eine optionale Nachricht an deinen Kunden. Die Nachricht erscheint in der Versand-E-Mail und gibt der Rechnung eine persönliche Note.
In der Live-Vorschau siehst du, wie die Rechnung für deinen Kunden aussieht — mit deinem Logo, deiner Akzentfarbe, QR-Rechnung und allen Positionen.
03Direkt versenden per E-Mail
Sobald deine Rechnung fertig ist, kannst du sie direkt aus einzly heraus per E-Mail versenden. Kein Umweg über Outlook, kein PDF als Anhang, kein manuelles Kopieren von E-Mail-Adressen.
Dein Kunde erhält eine gebrandete E-Mail mit deinem Logo und deinem Firmennamen. Statt eines PDF-Anhangs enthält die Mail einen sicheren Link zur Rechnung. Das hat mehrere Vorteile:
- Kein PDF das im Spam-Ordner landet oder vom Kunden nicht geöffnet werden kann
- Du kannst eine persönliche Nachricht hinzufügen (max. 200 Zeichen)
- Der sichere Link funktioniert auf jedem Gerät — Desktop und Mobile
- Die E-Mail sieht professionell aus und stärkt dein Branding
04Was dein Kunde sieht
Dein Kunde braucht kein einzly-Konto. Er klickt auf den Link in der E-Mail und sieht eine professionelle Online-Ansicht der Rechnung — im Browser, auf jedem Gerät. Die Ansicht enthält:
- Dein Logo und deine Akzentfarbe — die Rechnung sieht aus wie von dir, nicht wie von einzly
- Alle Positionen mit Einzelpreisen, MWST und Gesamtbetrag
- Die Swiss QR-Rechnung mit scannbarem QR-Code für die Zahlung
- Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen
- Button zum PDF-Download der Rechnung
Die Online-Ansicht ist vollständig responsive und funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop. Dein Kunde kann die Rechnung direkt mit seiner Banking-App bezahlen, indem er den QR-Code scannt.
05Swiss QR-Rechnung inklusive
Jede Rechnung in einzly enthält automatisch eine Swiss QR-Rechnung nach dem SIX-Standard. Der QR-Code wird aus deinen Profildaten (IBAN, Adresse) und den Rechnungsdaten (Betrag, Referenznummer) generiert — vollständig automatisch, ohne Zusatzsoftware. Wie das konkret aussieht, zeigen wir in unserem Schritt-für-Schritt-Tutorial zur QR-Rechnung.
Dein Kunde kann den QR-Code mit jeder Schweizer Banking-App scannen und die Zahlung mit einem Klick auslösen. Alle Zahlungsinformationen sind bereits vorausgefüllt — keine Tippfehler bei IBAN oder Referenznummer.
- Automatisch generiert nach SIX-Standard
- Kompatibel mit allen Schweizer Banking-Apps
- IBAN wird aus deinem Profil übernommen
- Referenznummer wird automatisch erstellt
- Auch im PDF-Download enthalten
06Status-Tracking im Dashboard
Im Rechnungs-Dashboard siehst du auf einen Blick, wo jede Rechnung steht. einzly verwendet ein klares Status-System mit vier Stufen:
Die Rechnung ist erstellt, aber noch nicht versendet. Du kannst sie jederzeit bearbeiten.
Die Rechnung wurde per E-Mail an den Kunden versendet. Du siehst Datum und Uhrzeit des Versands.
Der Kunde hat die Rechnung geöffnet. Ein Augen-Icon zeigt dir, dass die Rechnung angesehen wurde.
Markiere die Rechnung als bezahlt, sobald die Zahlung eingeht. Wird die Zahlungsfrist überschritten, wechselt der Status automatisch auf «Überfällig».
Das Tracking gibt dir volle Transparenz. Du weisst immer, welche Rechnungen offen sind, welche bereits gesehen wurden und wo du allenfalls nachhaken musst.
07Mahnwesen in 3 Stufen
Wenn eine Rechnung überfällig wird, hilft dir einzly mit einem strukturierten Mahnprozess in drei Stufen:
Eine freundliche Erinnerung an die offene Rechnung. Neues Zahlungsziel wird gesetzt. Keine Mahngebühr — der Ton bleibt höflich und professionell.
Ein deutlicherer Hinweis auf die ausstehende Zahlung. Du kannst eine Mahngebühr hinzufügen und eine neue Zahlungsfrist setzen.
Die letzte Stufe vor rechtlichen Schritten. Enthält den Hinweis auf eine mögliche Betreibung gemäss SchKG. Letzte Frist für die Zahlung.
Jede Mahnstufe wird aus einzly heraus versendet — mit dem gleichen professionellen Erscheinungsbild wie die ursprüngliche Rechnung. Im Mahnungs-Dashboard behältst du die Übersicht über alle laufenden Mahnverfahren.
08Vergleich: Manueller Versand vs. einzly
Hier eine Gegenüberstellung des klassischen Rechnungsversands mit dem Versand über einzly:
| Kriterium | Manuell (PDF per E-Mail) | einzly |
|---|---|---|
| Zeitaufwand pro Rechnung | 15–20 Minuten | 3 Minuten |
| Versandweg | PDF als E-Mail-Anhang | Sicherer Link per E-Mail |
| Spam-Risiko | Hoch (PDF-Anhang) | Minimal (Link) |
| Status-Tracking | Keines | Gesendet → Gesehen → Bezahlt |
| QR-Rechnung | Separate Software nötig | Automatisch integriert |
| Mahnwesen | Manuell, kein System | 3 Stufen, aus dem Dashboard |
| Branding | Eingeschränkt | Logo + Akzentfarbe |
| Mehrsprachigkeit | Manuell übersetzen | 4 Sprachen automatisch |