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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Vorlage & Anleitung

Die vereinfachte Buchführung für Schweizer Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz: Was die EAR ist, wie du sie aufbaust und worauf du achten musst.

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einzly Redaktion
Steuer- & Finanzredaktion
7 Min. Lesezeit
20. Nov. 2025

01Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist eine vereinfachte Form der Buchführung, die das Schweizer Obligationenrecht in OR Art. 957 für kleinere Unternehmen vorsieht. Sie ist die einfachste und gleichzeitig gesetzeskonforme Art, deine Geschäftszahlen zu dokumentieren.

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung (mit Bilanz und Erfolgsrechnung) erfasst die EAR ausschliesslich Geldflüsse: Was kommt rein (Einnahmen) und was geht raus (Ausgaben). Das Ergebnis ist dein Gewinn oder Verlust – und genau diese Zahl brauchst du für die Steuererklärung.

Die EAR ist für Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 gedacht. Wer über dieser Grenze liegt, muss die doppelte Buchführung anwenden. Für die grosse Mehrheit der Freelancer, Berater und Kleinunternehmer ist die EAR aber völlig ausreichend.

Gesetzliche GrundlageOR Art. 957 Abs. 2 bestimmt: Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Jahresumsatz von weniger als CHF 500'000 erzielen, müssen lediglich über die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen.

02Wer darf die EAR führen?

Die vereinfachte Buchführung per EAR steht nicht jedem Unternehmen offen. Die Berechtigung hängt von der Rechtsform und dem Umsatz ab.

KriteriumEAR erlaubt?Doppelte Buchführung?
Einzelunternehmen unter CHF 500'000 UmsatzJaFreiwillig
Einzelunternehmen ab CHF 500'000 UmsatzNeinPflicht
GmbH oder AG (jede Grösse)NeinPflicht
Kollektiv-/Kommanditgesellschaft unter CHF 500'000JaFreiwillig
Verein (nicht im HR eingetragen)JaFreiwillig

Wichtig: Die Grenze von CHF 500'000 bezieht sich auf den Jahresumsatz (Bruttoerlös), nicht auf den Gewinn. Wenn du als Einzelunternehmer CHF 500'000 oder mehr Umsatz erzielst, musst du ab dem folgenden Geschäftsjahr zur doppelten Buchführung wechseln.

Die meisten Selbständigen fallen unter die EARIn der Schweiz erzielt die grosse Mehrheit der Einzelunternehmen weniger als CHF 500'000 Umsatz. Wenn du Freelancer, Berater, Designer, Therapeut oder Handwerker bist, ist die EAR höchstwahrscheinlich das Richtige für dich.

03Aufbau einer EAR

Eine EAR besteht im Kern aus drei Teilen: Einnahmen, Ausgaben und dem Ergebnis (Gewinn oder Verlust). Die Kategorien werden so gewählt, dass sie zu deiner Tätigkeit passen und dem Steueramt eine nachvollziehbare Übersicht bieten.

Typische Einnahmen-Kategorien:

  • Honorare / Dienstleistungserlöse
  • Warenverkauf / Produktverkauf
  • Nebeneinnahmen (z.B. Kursgebühren, Lizenzen)
  • Zinseinnahmen aus Geschäftskonten

Typische Ausgaben-Kategorien:

  • Büro / Miete / Coworking
  • Material- und Wareneinkauf
  • Software und IT-Dienstleistungen
  • Telefon und Internet
  • Versicherungen (Berufshaftpflicht, Krankentaggeld)
  • Reise- und Fahrtkosten
  • Weiterbildung
  • AHV/IV/EO-Beiträge
  • MWST-Zahlung (falls MWST-pflichtig)
  • Abschreibungen (Büroausstattung, Laptop, etc.)

Das Ergebnis ergibt sich einfach aus: Total Einnahmen minus Total Ausgaben = Gewinn (oder Verlust). Dieser Gewinn ist gleichzeitig dein steuerbares Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit.

04Praktisches Beispiel

Hier ein realistisches Beispiel einer EAR für eine freiberufliche Designerin mit einem Jahresumsatz von CHF 82'000:

PositionBetrag (CHF)
Einnahmen: Grafikdesign-Aufträge72'000
Einnahmen: Branding-Workshops8'500
Einnahmen: Stockfoto-Lizenzeinnahmen1'500
Total Einnahmen82'000
Ausgaben: Büro (Coworking-Abo)4'800
Ausgaben: Adobe Creative Cloud780
Ausgaben: Figma, Canva, Tools540
Ausgaben: Laptop (Abschreibung 3 Jahre)1'000
Ausgaben: Telefon / Internet1'440
Ausgaben: Berufshaftpflichtversicherung480
Ausgaben: Weiterbildung / Kurse1'200
Ausgaben: Reisekosten (Kundenbesuche)2'800
Ausgaben: Büromaterial / Druckkosten650
Ausgaben: AHV/IV/EO-Beiträge7'210
Total Ausgaben20'900
Gewinn (steuerbares Einkommen)61'100

Dieses Ergebnis von CHF 61'100 wird in der Steuererklärung als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit deklariert. Die EAR selbst wird als Beilage eingereicht.

05EAR richtig führen: Tipps

Eine EAR ist nur so gut wie die Daten und Belege darin. Damit dein Abschluss reibungslos klappt und das Steueramt keine Fragen stellt, beachte diese bewährten Tipps:

Tipp 1: Monatlich aktualisierenErfasse Einnahmen und Ausgaben mindestens monatlich. Wer alles auf den Jahresabschluss schiebt, verliert den Überblick und vergisst Belege. Wöchentlich ist noch besser.
Tipp 2: Alle Belege aufbewahrenJede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg. Scanne Papierbelege und speichere sie digital. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre gemäss OR Art. 958f.
Tipp 3: Geschäftskonto trennenFühre ein separates Bankkonto für dein Geschäft. Das erleichtert die Buchhaltung enorm und vermeidet Vermischung mit Privatausgaben. Viele Banken bieten günstige Geschäftskonten an.
Privatanteile nicht vergessenNutzt du Geschäftsfahrzeug, Telefon oder Büroräume auch privat, musst du den Privatanteil aus den Geschäftsausgaben herausrechnen. Das Steueramt achtet besonders darauf.

06EAR mit einzly erstellen

einzly wurde genau für Selbständige entwickelt, die eine einfache, gesetzeskonforme Buchhaltung brauchen – ohne Vorkenntnisse und ohne Treuhänder.

  • Automatische Kategorisierung: Einnahmen und Ausgaben werden beim Erfassen automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Du musst nicht wissen, welche Kontonummer wohin gehört.
  • Laufende EAR: Deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in Echtzeit aktualisiert. Du siehst jederzeit deinen aktuellen Gewinn und deine Ausgabenstruktur.
  • PDF-Export für das Steueramt: Am Jahresende exportierst du deine EAR als sauber formatiertes PDF – bereit zum Einreichen mit der Steuererklärung.
  • Beleg-Upload: Fotografiere Belege direkt in der App und verknüpfe sie mit der jeweiligen Buchung. So ist alles digital archiviert und du erfüllst die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
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07Häufige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Nur wenn dein Jahresumsatz CHF 500'000 übersteigt. Darunter genügt gemäss OR Art. 957 die vereinfachte Buchführung in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Als Einzelunternehmer unter dieser Grenze bist du mit der EAR vollständig gesetzeskonform.
Ja, grundsätzlich ist Excel dafür geeignet. Du brauchst ein Tabellenblatt mit Spalten für Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag. Wichtig ist, dass du alle Einträge lückenlos und chronologisch erfasst. Allerdings fehlen in Excel Funktionen wie automatische Kategorisierung, Beleg-Verknüpfung und PDF-Export – hier lohnt sich ein spezialisiertes Tool wie einzly.
Die EAR erfasst nur Geldflüsse – was reinkommt und was rausgeht. Die doppelte Buchführung erfasst zusätzlich Vermögenswerte, Schulden und Eigenkapital über eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Jede Buchung wird auf mindestens zwei Konten verbucht (Soll und Haben). Für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz ist die EAR ausreichend und deutlich einfacher.
Ja. Die EAR wird als Beilage zur Steuererklärung eingereicht und bildet die Grundlage für die Besteuerung deines Geschäftsgewinns. Das Steueramt akzeptiert die EAR für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz. Dein Gewinn aus der EAR wird als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit besteuert.
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