01Perché i preventivi fanno la differenza
La prima impressione conta — anche per le offerte. Quando un potenziale cliente riceve un preventivo curato e professionale, questo segnala competenza e affidabilità. Al contrario, un foglio Excel arrangiato o un documento Word con colonne disallineate può seminare dubbi prima ancora che il progetto sia iniziato.
Eppure, molti indipendenti svizzeri creano ancora i loro preventivi manualmente -- spesso con un modello di preventivo. Copiano posizioni da vecchi documenti, calcolano l'IVA a mano e inviano PDF via e-mail. È soggetto a errori, richiede tempo e — una volta che il cliente accetta — tutto deve essere reinserito nella fattura.
02Cosa rende buono un preventivo
Un preventivo è più di un listino prezzi. È un'offerta vincolante che, se accettata dal cliente, può costituire un contratto. Per questo motivo deve contenere determinate informazioni — sia dal punto di vista legale che professionale.
Particolarmente importante: la data di validità. Senza una scadenza chiara, il preventivo resta teoricamente valido a tempo indeterminato — il che può diventare problematico se i tuoi prezzi cambiano. einzly imposta automaticamente una data di validità che puoi adattare individualmente.
03Creare un preventivo in einzly — passo dopo passo
Creare un preventivo in einzly richiede solo pochi minuti. Ecco il processo:
Scegli un cliente esistente dalla tua lista contatti o creane uno nuovo. Tutti i dati (nome, indirizzo, e-mail) vengono automaticamente ripresi nel preventivo.
Aggiungi singole prestazioni o prodotti come posizioni. Puoi scegliere dal tuo catalogo prestazioni o inserire nuove posizioni direttamente. Quantità, unità e prezzo unitario per posizione.
Se sei soggetto IVA, einzly calcola l'imposta automaticamente in base alle tue impostazioni. Nessun calcolo manuale necessario.
Aggiungi un'introduzione personale e una nota di chiusura. Le condizioni di pagamento e il periodo di validità vengono impostati automaticamente ma possono essere adattati.
einzly supporta preventivi in tedesco, francese, italiano e inglese. Scegli la lingua del tuo cliente — tutti i testi e le etichette vengono tradotti automaticamente.
L'anteprima dal vivo ti mostra esattamente come apparirà il preventivo per il tuo cliente — con il tuo logo, il tuo colore d'accento e tutte le posizioni. Salva come bozza o invia direttamente.
04Invio diretto via e-mail
Una volta pronto il preventivo, puoi inviarlo direttamente da einzly via e-mail al tuo cliente. Nessun passaggio tramite Outlook, nessun allegato PDF, nessuna copia manuale di indirizzi e-mail.
Il cliente riceve un'e-mail con il tuo logo e un messaggio personale. Invece di un allegato PDF, l'e-mail contiene un link sicuro al preventivo. Questo ha diversi vantaggi:
- Nessun PDF che finisce nello spam o non può essere aperto
- Puoi vedere se il cliente ha aperto il preventivo (tracciamento stato)
- Il cliente può accettare o rifiutare direttamente online
- Puoi aggiungere un messaggio personale all'e-mail
05Cosa vede il tuo cliente
Il tuo cliente non ha bisogno di un account einzly. Clicca sul link nell'e-mail e vede una presentazione professionale del preventivo — nel browser, su qualsiasi dispositivo. La vista include:
- Il tuo logo e il tuo colore d'accento — il preventivo sembra provenire da te, non da einzly
- Tutte le posizioni con prezzi unitari, IVA e importo totale
- Data di validità e condizioni di pagamento
- Pulsanti per accettare o rifiutare il preventivo
- Opzione per scaricare il preventivo in PDF
Quando il cliente clicca su «Accetta», ricevi una notifica immediata. Lo stato del preventivo passa automaticamente ad «Accettato» — non c'è bisogno di sollecitare o telefonare.
06Dal preventivo alla fattura — un clic
Il più grande spreco di tempo con i preventivi manuali: una volta che il cliente accetta, tutto deve essere ritrascritto nella fattura. Reinserire le posizioni, verificare gli importi, ricalcolare l'IVA. Non è solo noioso — è una fonte di errori.
Con einzly basta un clic. Sul preventivo accettato trovi il pulsante «Trasforma in fattura». einzly crea automaticamente una nuova fattura con tutti i dati:
- I dati del cliente vengono ripresi integralmente
- Tutte le posizioni, quantità e prezzi sono identici
- Il calcolo dell'IVA resta corretto
- La fattura è collegata al preventivo — tracciabilità completa
La fattura si apre come bozza in modo che tu possa ancora apportare modifiche se necessario (ad es. cambiare il termine di pagamento o aggiungere una posizione). Poi invii la fattura direttamente da einzly.
07Tracciamento stati nella dashboard
Nella dashboard dei preventivi, vedi a colpo d'occhio lo stato di ogni preventivo. einzly utilizza un sistema di stati chiaro:
Il preventivo è stato creato ma non ancora inviato. Puoi modificarlo in qualsiasi momento.
Il preventivo è stato inviato al cliente via e-mail. Puoi vedere quando è stato aperto.
Il cliente ha accettato il preventivo online. Ora puoi trasformarlo in fattura.
Il cliente ha rifiutato il preventivo. Eventualmente con una motivazione.
La data di validità è stata superata senza che il cliente abbia reagito.
Così mantieni la visione d'insieme — anche con dieci preventivi aperti contemporaneamente. Filtri e ordinamento ti aiutano a trovare rapidamente il preventivo giusto.
08Confronto: Word/Excel vs. einzly
Ecco un confronto tra la creazione classica di preventivi con strumenti tradizionali e con einzly:
| Criterio | Word / Excel | einzly |
|---|---|---|
| Tempo per preventivo | 20–30 minuti | 5 minuti |
| Calcolo IVA | Manuale, soggetto a errori | Automatico |
| Invio | PDF via e-mail (manuale) | Direttamente dall'app |
| Tracciamento stato | Nessuno | Tempo reale (aperto, accettato, …) |
| Vista cliente | Allegato PDF | Vista online professionale |
| Accettazione online | Non possibile | Un clic per il cliente |
| Trasformazione in fattura | Reinserire tutto | Un clic |
| Multilinguismo | Tradurre manualmente | 4 lingue automatiche |
| Immagine del marchio | Limitata | Logo + colore d'accento |