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Wiederkehrende Rechnungen — monatlich automatisch als Entwurf erstellt

Coaching-Pakete, Wartungsverträge, Hosting-Gebühren — viele Selbständige stellen ihren Kunden jeden Monat die gleiche Rechnung. Das manuell zu machen ist fehleranfällig und kostet Zeit. einzly löst das: Du richtest ein Template ein, und jeden Monat wird automatisch ein neuer Entwurf erstellt. Nicht automatisch versendet — du prüfst und versendest selbst. Volle Kontrolle, null Aufwand.

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einzly Redaktion
Steuer- & Finanzredaktion · einzly
5 Min. Lesezeit
10. März 2026
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Wiederkehrende RechnungenAutomatisierungeinzly

01Wann braucht man wiederkehrende Rechnungen?

Sobald du regelmässig die gleiche Leistung an denselben Kunden fakturierst, lohnt sich ein wiederkehrendes Template. Typische Fälle:

  • Coaching-Pakete mit monatlicher Pauschale
  • IT-Wartungsverträge und Hosting
  • Beratungs-Retainer (z.B. 10 Stunden/Monat)
  • Abo-Modelle und laufende Dienstleistungen
  • Mieteinnahmen aus Untervermietung

Das Problem: Jeden Monat die gleiche Rechnung von Hand erstellen — Kunde auswählen, Positionen eingeben, MWST prüfen, versenden. Das dauert jedes Mal ein paar Minuten und ist eine Fehlerquelle. Mit der wiederkehrenden Rechnung in einzly richtest du das Template einmal ein. Danach wird jeden Monat automatisch ein neuer Entwurf erstellt — mit denselben Positionen, derselben MWST und demselben Zahlungsziel.

02So erstellst du eine wiederkehrende Rechnung

Schritt 1 — Rechnung wie gewohnt erstellen

Du erstellst eine normale Rechnung: Kunde auswählen, Positionen hinzufügen, MWST-Typ und Zahlungsziel festlegen. Alles wie bei einer regulären Rechnung — du kannst auch die QR-Rechnung wie gewohnt nutzen.

Schritt 2 — Checkbox aktivieren

Unterhalb der Positionen findest du die Option «Wiederkehrende Rechnung (monatlich)». Aktiviere die Checkbox — fertig. Die Funktion ist nur bei Standard-Rechnungen verfügbar, nicht bei Teil- oder Schlussrechnungen.

einzly Rechnungsformular mit aktivierter Checkbox für wiederkehrende Rechnung und optionalem Enddatum
Checkbox aktivieren — die Rechnung wird ab sofort monatlich als Entwurf erstellt

Schritt 3 — Enddatum setzen (optional)

Du kannst ein Enddatum festlegen, nach dem keine neuen Entwürfe mehr erstellt werden. Lässt du das Feld leer, läuft das Template unbegrenzt weiter — du kannst es jederzeit manuell stoppen.

Erste Rechnung sofort als EntwurfSobald du die wiederkehrende Rechnung speicherst, wird die erste Rechnung sofort als Entwurf erstellt. Du musst nicht bis zum nächsten Monat warten.

03Was passiert jeden Monat?

Jeden Monat erstellt einzly automatisch einen neuen Rechnungsentwurf basierend auf deinem Template. Was dabei passiert:

  1. Ein neuer Entwurf wird erstellt — mit denselben Positionen, Beträgen und dem gleichen MWST-Typ
  2. Eine neue Rechnungsnummer wird automatisch vergeben
  3. Das Fälligkeitsdatum wird basierend auf dem eingestellten Zahlungsziel berechnet
  4. Der Entwurf erhält ein «Auto»-Badge, damit du ihn sofort erkennst
Wichtig: Nur Entwurf — kein automatischer VersandDie Rechnung wird als Entwurf erstellt, NICHT automatisch versendet. Du prüfst den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und versendest ihn selbst. So behältst du die volle Kontrolle — keine Überraschungen für dich oder deine Kunden.
Monatlicher Ablauf: Entwurf wird automatisch erstellt, du prüfst und versendest selbst
Der monatliche Kreislauf: Auto-Entwurf, prüfen, versenden — jeden Monat

Dieser Ablauf wiederholt sich jeden Monat. Du kannst den Entwurf vor dem Versand jederzeit anpassen — zum Beispiel eine Position ändern oder eine Notiz hinzufügen. Erst wenn du auf «Versenden» klickst, erhält dein Kunde die Rechnung. Wie der Versand funktioniert, erfährst du im Artikel Rechnung direkt versenden.

04Übersicht und Verwaltung

Alle wiederkehrenden Rechnungen werden in einem eigenen Bereich im Rechnungs-Dashboard angezeigt — mit einem Zyklus-Symbol, damit du sie sofort erkennst. Auf einen Blick siehst du:

  • Kundenname und Intervall (monatlich)
  • Anzahl bereits generierter Rechnungen
  • Status: aktiv, gestoppt oder abgelaufen
  • Nächstes Erstellungsdatum

Du kannst jedes Template jederzeit stoppen (keine neuen Entwürfe mehr), wieder aktivieren oder komplett löschen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben in jedem Fall erhalten — Stoppen oder Löschen betrifft nur zukünftige Entwürfe.

05Für wen eignet sich das?

Die wiederkehrende Rechnung eignet sich für alle Selbständigen, die regelmässig denselben Betrag an denselben Kunden fakturieren. Hier einige Beispiele:

  • Coaches mit monatlichen Coaching-Paketen oder Gruppenabos
  • IT-Dienstleister mit Wartungsverträgen, Hosting oder SLA-Paketen
  • Berater mit Retainer-Modellen (z.B. 10h/Monat)
  • Vermieter mit monatlichen Mieteinnahmen aus Untervermietung
  • Abo-basierte Services wie Reinigung, Gartenarbeit oder Buchhaltung
  • Freelancer mit festen Mandaten und gleichbleibendem Umfang

Wenn du auch Offerten für grössere Projekte erstellst, kannst du die wiederkehrende Rechnung ergänzend für die laufenden Mandate nutzen.

06Häufige Fragen

Nein. Wiederkehrende Rechnungen werden als Entwurf erstellt — nicht automatisch versendet. Du prüfst jeden Entwurf und versendest ihn selbst per Klick. So hast du immer die volle Kontrolle.
Das Template selbst kann nicht bearbeitet werden. Wenn sich die Positionen ändern, stoppst du das bestehende Template und erstellst ein neues. Bereits generierte Entwürfe kannst du vor dem Versand jederzeit anpassen.
Alle bereits generierten Rechnungen bleiben vollständig erhalten — egal ob als Entwurf, versendet oder bezahlt. Stoppen betrifft nur die zukünftige Erstellung neuer Entwürfe.
Aktuell unterstützt einzly nur monatliche wiederkehrende Rechnungen. Vierteljährliche oder jährliche Intervalle sind für eine zukünftige Version geplant.
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