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QR-Rechnung erstellen mit einzly — in unter 2 Minuten

QR-Rechnungen gehören zum Schweizer Geschäftsalltag. Doch viele Selbständige kämpfen mit separater Software, manueller Dateneingabe und fehleranfälligen Prozessen. einzly macht es anders: Kunde wählen, Positionen erfassen, QR-Code automatisch generieren — fertig. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie das funktioniert.

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einzly Redaktion
Steuer- & Finanzredaktion · einzly
6 Min. Lesezeit
7. März 2026
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01Warum QR-Rechnungen automatisieren?

Seit 2022 ist die Swiss QR-Rechnung der offizielle Standard für Zahlungen in der Schweiz. Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen — IBAN, Betrag, Referenznummer — und lässt sich mit jeder Banking-App scannen. Klingt einfach, doch in der Praxis bedeutet es für viele Selbständige zusätzlichen Aufwand.

Wer seine Rechnungen in Word oder Excel erstellt, braucht eine separate Software für den QR-Zahlteil. Die Daten müssen doppelt eingegeben werden, Tippfehler bei der IBAN führen zu fehlgeschlagenen Zahlungen, und das Ergebnis sieht oft unprofessionell aus.

Was ist eine QR-Rechnung?Die Swiss QR-Rechnung ist der offizielle Nachfolger der alten Einzahlungsscheine. Sie enthält einen QR-Code mit allen Zahlungsinformationen nach dem SIX-Standard. Der Empfänger scannt den Code mit seiner Banking-App und kann die Zahlung mit einem Klick auslösen.

Die häufigsten Probleme beim manuellen Erstellen von QR-Rechnungen:

  • Separate QR-Software nötig, die oft nicht mit dem Rechnungstool kompatibel ist
  • Doppelte Dateneingabe — Kundendaten, Beträge und IBAN manuell übertragen
  • Tippfehler bei IBAN oder Referenznummer führen zu Zahlungsproblemen
  • QR-Zahlteil und Rechnung passen optisch nicht zusammen
  • Kein automatischer Abgleich zwischen Rechnung und Zahlung

einzly löst all diese Probleme, indem die QR-Rechnung direkt in den Rechnungsprozess integriert ist. Keine zusätzliche Software, keine doppelte Eingabe, keine Fehlerquelle.

02So funktioniert's in einzly — 4 Schritte zur QR-Rechnung

Von der leeren Rechnung bis zur versandfertigen QR-Rechnung brauchst du in einzly weniger als 2 Minuten. Hier ist der Ablauf:

Schritt 1: Kunde auswählen

Wähle einen bestehenden Kunden aus deiner Kontaktliste oder lege einen neuen an. Name, Adresse und E-Mail werden automatisch in die Rechnung übernommen — kein Abtippen, keine Fehler.

einzly Rechnungsformular: Kunden-Dropdown mit Auswahl und Option zum Neuanlegen
Kunden aus der Kontaktliste wählen oder direkt neu anlegen

Schritt 2: Positionen erfassen

Füge Leistungen oder Produkte als einzelne Positionen hinzu. Menge, Einheit und Einzelpreis — einzly berechnet den Gesamtbetrag automatisch. Falls du MWST-pflichtig bist, wird die Steuer ebenfalls automatisch ergänzt.

einzly Positionstabelle mit drei Leistungszeilen und automatischer Totalberechnung
Positionen mit Menge, Preis und automatischer Totalberechnung

Schritt 3: QR-Vorschau prüfen

In der Live-Vorschau siehst du, wie die fertige Rechnung für deinen Kunden aussieht — inklusive QR-Zahlteil am unteren Rand. Der QR-Code wird automatisch aus deiner IBAN, der Referenznummer und dem Rechnungsbetrag generiert. Alles nach SIX-Standard.

PDF-Vorschau einer einzly-Rechnung mit Swiss QR-Zahlteil und automatisch generiertem QR-Code
Fertige Rechnung mit automatisch generiertem Swiss QR-Zahlteil

Schritt 4: Versenden oder exportieren

Versende die Rechnung direkt per E-Mail aus einzly heraus — oder lade sie als PDF herunter. Beim E-Mail-Versand erhält dein Kunde einen sicheren Link zur Rechnung mit Status-Tracking und QR-Code zum Scannen.

einzly Versand-Dialog mit E-Mail-Adresse, optionaler Nachricht und Senden-Button
Per E-Mail versenden oder als PDF exportieren — in einem Klick

03Was einzly automatisch erledigt

Hinter den vier Schritten steckt eine Menge Automatisierung. Hier ein Überblick, was einzly im Hintergrund für dich übernimmt:

QR-ReferenznummerJede Rechnung erhält automatisch eine eindeutige QR-Referenznummer (QRR). Damit kann deine Bank die eingehende Zahlung der richtigen Rechnung zuordnen — ohne manuellen Abgleich.
IBAN-Validierungeinzly prüft deine IBAN bei der Profileinrichtung und entfernt automatisch Leerzeichen und ungültige Zeichen. So landet im QR-Code immer eine korrekte IBAN nach SIX-Standard.
MWST-BerechnungFalls du MWST-pflichtig bist, berechnet einzly die Steuer automatisch basierend auf deinem hinterlegten Satz. Der MWST-Betrag erscheint separat auf der Rechnung — alles OR-konform.
Briefpapier & BrandingDein Logo und deine Akzentfarbe werden automatisch auf jede Rechnung angewendet. Das Ergebnis ist ein professionelles, einheitliches Erscheinungsbild — ohne Designkenntnisse.
Mehrsprachigkeiteinzly erstellt Rechnungen in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Alle Labels, Texte und der QR-Zahlteil werden automatisch in der Kundensprache dargestellt.

04Vergleich: Manuell vs. einzly

Wie viel Zeit und Aufwand sparst du mit einzly gegenüber dem manuellen Prozess? Hier die Gegenüberstellung:

KriteriumManuelleinzly
Zeitaufwand pro Rechnung15–20 Minuten< 2 Minuten
QR-Code GenerierungSeparate SoftwareAutomatisch integriert
IBAN-EingabeManuell, fehleranfälligAus Profil übernommen
ReferenznummerManuell erstellenAutomatisch generiert
MWST-BerechnungManuell rechnenAutomatisch
BrandingEingeschränktLogo + Akzentfarbe
VersandPDF per E-MailDirekt aus einzly + Tracking
FehlerrisikoHochMinimal
RechenbeispielBei 10 Rechnungen pro Monat sparst du mit einzly rund 15 Minuten pro Rechnung — das sind über 30 Stunden im Jahr. Fast eine ganze Arbeitswoche, die du in dein Kerngeschäft investieren kannst.

05Häufige Fragen

Nein. einzly generiert den Swiss QR-Code automatisch aus deinen Profildaten und den Rechnungsinformationen. Keine Installation, kein Plugin, kein Zusatzaufwand.
einzly unterstützt alle Schweizer IBAN (CH und LI). Die IBAN wird bei der Profileinrichtung validiert und automatisch formatiert — Leerzeichen und ungültige Zeichen werden entfernt.
Der QR-Zahlteil wird nur bei Rechnungen in CHF generiert. Bei Rechnungen in anderen Währungen (z.B. EUR) wird kein QR-Code erzeugt, da der Swiss QR-Standard nur CHF und EUR über CH-IBAN unterstützt.
Ja. einzly generiert QR-Rechnungen vollständig nach dem aktuellen SIX-Standard. Das beinhaltet die korrekte Struktur des QR-Codes, die Referenznummer im QRR-Format und den formgerechten Zahlteil.
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