01Warum Offerten den Unterschied machen
Der erste Eindruck zählt — auch bei Angeboten. Wenn ein potenzieller Kunde eine sauber formatierte, professionelle Offerte erhält, signalisiert das Kompetenz und Zuverlässigkeit. Umgekehrt: Eine zusammengeschusterte Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument mit schiefen Spalten kann Zweifel wecken, bevor das Projekt überhaupt begonnen hat.
Trotzdem erstellen viele Schweizer Selbständige ihre Offerten immer noch manuell -- oft mit einer Offerte-Vorlage. Sie kopieren Positionen aus alten Dokumenten, berechnen die MWST von Hand und verschicken PDFs per E-Mail. Das ist fehleranfällig, zeitaufwändig und — sobald der Kunde akzeptiert — muss alles nochmal in die Rechnung abgetippt werden.
02Was eine gute Offerte ausmacht
Eine Offerte ist mehr als eine Preisliste. Sie ist ein verbindliches Angebot, das bei Annahme durch den Kunden einen Vertrag begründen kann. Deshalb sollte sie bestimmte Angaben enthalten — sowohl aus rechtlicher Sicht als auch für die Professionalität.
Besonders wichtig: Das Gültigkeitsdatum. Ohne klare Befristung bleibt die Offerte theoretisch unbegrenzt gültig — das kann problematisch werden, wenn sich deine Preise ändern. einzly setzt automatisch ein Gültigkeitsdatum, das du individuell anpassen kannst.
03Offerte in einzly erstellen — Schritt für Schritt
Das Erstellen einer Offerte in einzly dauert wenige Minuten. Hier ist der Ablauf:
Wähle einen bestehenden Kunden aus deiner Kontaktliste oder lege einen neuen an. Alle Angaben (Name, Adresse, E-Mail) werden automatisch in die Offerte übernommen.
Füge einzelne Leistungen oder Produkte als Positionen hinzu. Du kannst aus deinem Leistungskatalog wählen oder neue Positionen direkt erfassen. Menge, Einheit und Einzelpreis pro Position.
Falls du MWST-pflichtig bist, berechnet einzly die Steuer automatisch basierend auf deinen Einstellungen. Du musst nichts von Hand rechnen.
Füge eine persönliche Einleitung und Schlussbemerkung hinzu. Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsdauer werden automatisch eingesetzt, können aber angepasst werden.
einzly unterstützt Offerten in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Wähle die Sprache deines Kunden — alle Texte und Labels werden automatisch übersetzt.
In der Live-Vorschau siehst du genau, wie die Offerte für deinen Kunden aussehen wird — mit deinem Logo, deiner Akzentfarbe und allen Positionen. Speichere als Entwurf oder versende direkt.
04Direkt versenden per E-Mail
Sobald deine Offerte fertig ist, kannst du sie direkt aus einzly heraus per E-Mail an deinen Kunden senden. Kein Umweg über Outlook, kein PDF als Anhang, kein manuelles Kopieren von E-Mail-Adressen.
Der Kunde erhält eine E-Mail mit deinem Logo und einer persönlichen Nachricht. Statt eines PDF-Anhangs enthält die Mail einen sicheren Link zur Offerte. Das hat mehrere Vorteile:
- Kein PDF das im Spam-Ordner landet oder nicht geöffnet werden kann
- Du siehst, ob der Kunde die Offerte geöffnet hat (Status-Tracking)
- Der Kunde kann direkt online akzeptieren oder ablehnen
- Du kannst eine persönliche Nachricht zur E-Mail hinzufügen
05Was dein Kunde sieht
Dein Kunde muss kein einzly-Konto haben. Er klickt auf den Link in der E-Mail und sieht eine professionelle Ansicht der Offerte — im Browser, auf jedem Gerät. Die Ansicht enthält:
- Dein Logo und deine Akzentfarbe — die Offerte sieht aus wie von dir, nicht wie von einzly
- Alle Positionen mit Einzelpreisen, MWST und Gesamtbetrag
- Gültigkeitsdatum und Zahlungsbedingungen
- Buttons zum Akzeptieren oder Ablehnen der Offerte
- Option, die Offerte als PDF herunterzuladen
Wenn der Kunde auf «Akzeptieren» klickt, erhältst du sofort eine Benachrichtigung. Der Status der Offerte wechselt automatisch auf «Akzeptiert» — du musst nicht nachfragen oder hinterhertelefonieren.
06Von der Offerte zur Rechnung — ein Klick
Der grösste Zeitfresser bei manuellen Offerten: Sobald der Kunde zusagt, musst du alles nochmal in die Rechnung übertragen. Positionen abtippen, Beträge prüfen, MWST neu berechnen. Das ist nicht nur mühsam, sondern auch eine Fehlerquelle.
In einzly genügt ein Klick. Auf der akzeptierten Offerte findest du den Button «In Rechnung umwandeln». einzly erstellt automatisch eine neue Rechnung mit allen Daten:
- Kundendaten werden vollständig übernommen
- Alle Positionen, Mengen und Preise sind identisch
- MWST-Berechnung bleibt korrekt
- Die Rechnung wird mit der Offerte verknüpft — lückenlose Nachverfolgung
Die Rechnung öffnet sich als Entwurf, sodass du bei Bedarf noch Anpassungen vornehmen kannst (z.B. Zahlungsfrist ändern oder eine Position ergänzen). Danach versendest du die Rechnung direkt aus einzly heraus.
07Status-Tracking im Dashboard
Im Offerten-Dashboard siehst du auf einen Blick, wo jede Offerte steht. einzly verwendet ein klares Status-System:
Die Offerte ist erstellt, aber noch nicht versendet. Du kannst sie jederzeit bearbeiten.
Die Offerte wurde per E-Mail an den Kunden versendet. Du siehst, wann sie geöffnet wurde.
Der Kunde hat die Offerte online akzeptiert. Du kannst sie jetzt in eine Rechnung umwandeln.
Der Kunde hat die Offerte abgelehnt. Optional mit Begründung.
Das Gültigkeitsdatum ist überschritten, ohne dass der Kunde reagiert hat.
So behältst du die Übersicht — auch wenn du gleichzeitig zehn Offerten offen hast. Filter und Sortierung helfen dir, schnell die richtige Offerte zu finden.
08Vergleich: Word/Excel vs. einzly
Hier eine Gegenüberstellung der typischen Offerten-Erstellung mit herkömmlichen Tools und mit einzly:
| Kriterium | Word / Excel | einzly |
|---|---|---|
| Zeitaufwand pro Offerte | 20–30 Minuten | 5 Minuten |
| MWST-Berechnung | Manuell, fehleranfällig | Automatisch |
| Versand | PDF per E-Mail (manuell) | Direkt aus der App |
| Status-Tracking | Keines | Echtzeit (geöffnet, akzeptiert, …) |
| Kundenansicht | PDF-Anhang | Professionelle Online-Ansicht |
| Online-Akzeptanz | Nicht möglich | Ein Klick für den Kunden |
| Umwandlung in Rechnung | Alles nochmal abtippen | Ein Klick |
| Mehrsprachigkeit | Manuell übersetzen | 4 Sprachen automatisch |
| Branding | Eingeschränkt | Logo + Akzentfarbe |