01Wer muss eine doppelte Buchhaltung führen?
Das regelt Art. 957 des Obligationenrechts. Entscheidend sind die Rechtsform und bei Einzelfirmen der Umsatz:
| Rechtsform | Umsatz | Buchhaltung |
|---|---|---|
| Einzelfirma, Kollektivgesellschaft | unter CHF 500'000 | Einfache Buchhaltung (Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage) |
| Einzelfirma, Kollektivgesellschaft | ab CHF 500'000 | Doppelte Buchhaltung |
| GmbH, AG | jeder Umsatz | Doppelte Buchhaltung, ab dem ersten Franken |
Für eine GmbH oder AG gibt es also keine Wahl. Sie ist eine juristische Person und muss ab der Gründung Bilanz und Erfolgsrechnung führen, auch wenn im ersten Jahr kaum Umsatz anfällt. Welche Rechtsform zu dir passt, liest du im Rechtsform-Vergleich. Was im Laufe eines Jahres alles anfällt, zeigt der Ratgeber Buchhaltung einer GmbH.
02Was heisst doppelte Buchhaltung?
Doppelt heisst: Jeder Geschäftsfall wird auf zwei Konten gebucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Bezahlt ein Kunde eine Rechnung über CHF 1'000, nimmt das Bankkonto zu und die offene Forderung ab. Der Buchungssatz lautet «Bank an Debitoren».
Aus allen Buchungen entstehen die zwei Auswertungen, die das Gesetz verlangt:
- Bilanz: Was der Firma an einem Stichtag gehört (Aktiven) und wie es finanziert ist (Passiven).
- Erfolgsrechnung: Ertrag und Aufwand eines Geschäftsjahres und damit Gewinn oder Verlust.
Damit alle Firmen gleich buchen, gibt es in der Schweiz den Kontenrahmen KMU: 1020 ist die Bank, 1100 sind die Debitoren, 5000 die Löhne. Genau hier wird es für die meisten mühsam. Welches Konto gehört ins Soll, welches ins Haben? Und was passiert mit der MWST?
03Neu: Ereignisse statt Buchungssätze
einzly Business dreht die Reihenfolge um. Du wählst nicht zwei Konten, sondern das, was passiert ist: «Lohn an Mitarbeitende ausbezahlt», «Dividende an Gesellschafter beschlossen», «Anlage gekauft», «Darlehen erhalten». Dafür gibt es 66 Vorlagen. Du füllst zwei, drei Felder aus, und einzly erstellt daraus die Buchungen nach Kontenrahmen KMU.
Beispiel 1: Lohn ausbezahlt
Du gibst den Bruttolohn, die Abzüge und die Arbeitgeberbeiträge ein. Bei einem Bruttolohn von CHF 6'000 bucht einzly (Beträge als Beispiel):
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 5000 Löhne und Gehälter | 6'000.00 | |
| 1020 Bank (Nettolohn) | 5'310.00 | |
| 2270 Kontokorrent AHV, IV, EO, ALV (Abzug) | 390.00 | |
| 2272 Kontokorrent Vorsorgeeinrichtung BVG (Abzug) | 300.00 | |
| 5700 Sozialversicherungsaufwand AHV, IV, EO, ALV | 390.00 | |
| 2270 Kontokorrent AHV, IV, EO, ALV (Arbeitgeber) | 390.00 | |
| 5720 Vorsorgeeinrichtungen BVG | 300.00 | |
| 2272 Kontokorrent Vorsorgeeinrichtung BVG (Arbeitgeber) | 300.00 |
Acht Buchungszeilen, ohne dass du eine Kontonummer nachschlagen musst. Bezahlst du später die Rechnung der Ausgleichskasse, wählst du «Sozialversicherungen bezahlt», und das Kontokorrent ist wieder ausgeglichen.
Beispiel 2: Dividende beschlossen
Die Gesellschafter beschliessen CHF 20'000 Dividende. einzly prüft zuerst, ob genug Bilanzgewinn vorhanden ist und ob die gesetzliche Gewinnreserve zugewiesen wurde (Art. 672 und 675 OR). Dann bucht es:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2970 Gewinn-/Verlustvortrag | 20'000.00 | |
| 2206 Geschuldete Verrechnungssteuer (35 %) | 7'000.00 | |
| 2269 Beschlossene Ausschüttungen | 13'000.00 |
Für die Auszahlung an die Gesellschafter und die Ablieferung der Verrechnungssteuer gibt es eigene Ereignisse, die auf dem Beschluss aufbauen. Wer es genau wissen will, sieht jede Buchung im Journal.
04Was einzly Business sonst noch kann
- Kreditoren und Zahlungslauf: Lieferantenrechnungen erfassen und als Zahlungsdatei (pain.001) ins E-Banking laden.
- Team mit Visum: Rollen vergeben, Lieferantenrechnungen visieren lassen und fehlende Belege anfordern.
- MWST: effektiv oder mit Saldosteuersatz, inklusive Export für das Portal der ESTV.
- Anlagen: Anlagen führen und Abschreibungen buchen.
- Jahresabschluss: Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR, Abschluss-Assistent und Dossier für den Treuhänder.
- Profit-Center mit Budget: Ertrag und Aufwand pro Bereich im Soll-Ist-Vergleich.
- Bankabgleich: Kontoauszüge (camt.053/054) einlesen und Zahlungen zuordnen.
- Verkauf: QR-Rechnungen, Offerten, Aufträge und Mahnungen, wie du es von einzly kennst.
Alle Funktionen im Überblick findest du auf der Seite Buchhaltungssoftware für GmbH & AG.
Dein Treuhänder arbeitet direkt mit
Die meisten GmbHs lassen den Abschluss vom Treuhänder machen. Du lädst ihn ein, und er arbeitet in derselben Buchhaltung. Der Zugang kostet nichts. Am Jahresende erhält er das Dossier mit Journal, Saldenliste, Bilanz und Erfolgsrechnung.
05Von einer anderen Buchhaltung wechseln
Ob du von bexio, Banana oder Abacus kommst: Der Wechsel läuft über die Salden deiner bisherigen Buchhaltung.
Am einfachsten ist der Jahreswechsel. Ein Wechsel mitten im Jahr geht auch.
Aus der bisherigen Software brauchst du die Salden aller Konten per Stichtag.
In einzly wählst du das Ereignis «Anfangsbestand (Eröffnungsbilanz)» und trägst die Salden ein.
Offene Kunden- und Lieferantenrechnungen stehen als Saldo in der Eröffnungsbilanz. Werden sie später bezahlt, wählst du «Alte Kunden- oder Lieferantenrechnung bezahlt».
Worauf du beim Umzug sonst achten solltest, steht im Ratgeber Buchhaltungssoftware wechseln.
06Was kostet einzly Business?
Es gibt ein einziges Abo, in dem alles enthalten ist: CHF 35 pro Monat oder CHF 29 pro Monat im Jahresabo (CHF 348 pro Jahr), jeweils exkl. MWST. Team und Treuhänder arbeiten ohne Aufpreis mit. Die ersten 30 Tage sind gratis, eine Kreditkarte brauchst du dafür nicht.
07Was ändert sich für Einzelfirmen?
Nichts. einzly für Einzelfirmen bleibt, was es ist: einfache Buchhaltung ohne Ballast, zum gleichen Preis. einzly Business ist ein eigenes Produkt mit eigenem Konto. Gründest du später eine GmbH oder wächst du über CHF 500'000 Umsatz, eröffnest du ein Business-Konto und startest mit dem Anfangsbestand.