GmbH-Buchhaltung selber machen: Was realistisch ist

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Nehmen wir Lea Brunner (ein erfundenes Beispiel). Sie hat im Frühling die Brunner Digital GmbH gegründet, baut Websites für KMU und hat eine Teilzeit-Mitarbeiterin. Pro Monat schreibt sie zehn Rechnungen und sammelt rund dreissig Quittungen. Bis jetzt liegen die in einer Schuhschachtel. Im Dezember merkt sie: Die MWST-Abrechnung ist fällig, der Treuhänder fragt nach dem Bankauszug, und niemand weiss genau, wie viel Gewinn die Firma gemacht hat.

So geht es vielen im ersten Jahr. Die gute Nachricht: Den grössten Teil der Arbeit kann Lea selbst erledigen, mit zwei bis vier Stunden im Monat. Den Rest kauft sie gezielt ein.

01Darfst du das überhaupt?

Ja. Deine GmbH muss eine doppelte Buchhaltung führen und jedes Jahr Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang erstellen. Wer die Buchungen macht, schreibt das Gesetz aber nicht vor. Eine Ausbildung brauchst du nicht.

Einen Haken gibt es: Die Verantwortung bleibt bei dir als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer, auch wenn ein Treuhänder mithilft. Was der Gesetzgeber genau verlangt, von der Revision bis zu den Kosten, steht im Beitrag Buchhaltung GmbH: Pflichten, Ablauf und Kosten. Hier geht es um das Wie.

02Was du selbst schaffst

Die laufende Buchhaltung besteht aus fünf Handgriffen, die sich wiederholen. Keiner davon ist schwierig, wenn du ihn regelmässig machst und deine Software die Konten vorschlägt.

Aufgabe	Was du konkret tust	Wie oft
Rechnungen und Zahlungseingänge	Rechnung mit QR-Teil stellen, Eingang zuordnen, wer nicht zahlt, bekommt eine Mahnung	laufend
Belege und Lieferantenrechnungen	Quittung fotografieren, Rechnung erfassen, bis zur Fälligkeit bezahlen	laufend
Bankabgleich	Kontoauszug einlesen, jede Bewegung einer Buchung zuordnen	wöchentlich
Lohn	Lohn auszahlen, Abrechnung erstellen, AHV-Akonto bezahlen	monatlich
MWST-Abrechnung	Zahlen kontrollieren, im ESTV-Portal einreichen, bezahlen	quartalsweise oder halbjährlich

Der Bankabgleich ist dabei dein bester Freund. Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto braucht eine Gegenbuchung. Bleibt etwas offen, fehlt ein Beleg, und das merkst du nach einer Woche statt nach einem Jahr.

So sieht eine Buchung ausLea stellt eine Rechnung über CHF 2'162 inklusive 8.1 % MWST. Gebucht wird: 1100 Forderungen an 3400 Erlöse Dienstleistung (CHF 2'000) und 2200 Geschuldete MWST (CHF 162). Zahlt der Kunde, wandert der Betrag von 1100 auf 1020 Bank. Eine gute Software macht beides automatisch.

03Wo sich ein Treuhänder lohnt

Lea bucht selbst, kauft aber einmal im Jahr Fachwissen ein. Das sind die Stellen, an denen sich das lohnt:

Der Jahresabschluss. Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen: Hier entscheidet sich der Gewinn, und damit die Steuern. Ein zweiter Blick spart oft mehr, als er kostet.
Die Steuererklärung der GmbH. Formulare und Praxis sind in jedem Kanton anders. Erfahrung schlägt hier Zeit.
Sonderfälle. Dividenden, Darlehen zwischen dir und der GmbH, Fremdwährungen, Quellensteuer. Lieber einmal fragen als dreimal korrigieren.
Die Revision, falls nötig. Hat deine GmbH höchstens zehn Vollzeitstellen und sind alle Gesellschafter einverstanden, kann sie auf die Revision verzichten (Opting-out nach Art. 727a OR). Sonst prüft eine Revisionsstelle die Jahresrechnung. Das kannst du nie selbst machen.

Die Arbeitsteilung, die sich bewährtDu buchst laufend, der Treuhänder bekommt Zugang zu deiner Software und macht Abschluss und Steuererklärung. So bezahlst du Fachwissen, nicht das Abtippen von Quittungen.

04Wie viel Zeit kostet das wirklich?

Die folgenden Zahlen sind Erfahrungswerte für eine GmbH wie die von Lea: ein bis drei Personen, 20 bis 50 Belege im Monat. Mit mehr Belegen oder weniger Routine dauert es länger.

Aufgabe	Erfahrungswert
Rechnungen, Belege, Bankabgleich	1 bis 2 Stunden pro Monat
Lohn für ein bis drei Personen	20 bis 40 Minuten pro Monat
MWST-Abrechnung	1 bis 2 Stunden pro Quartal
Lohndeklaration und Lohnausweise im Januar	1 bis 2 Stunden pro Jahr
Abschluss vorbereiten und übergeben	ein halber Tag pro Jahr

Unter dem Strich: zwei bis vier Stunden im Monat. Wer alles bis Dezember liegen lässt, braucht ein Mehrfaches davon, weil er Quittungen sucht und Bankbewegungen rekonstruiert. Die Schuhschachtel ist die teuerste Buchhaltungsmethode.

05Dein Jahr auf einen Blick

Jede Woche

Rechnungen stellen, Quittungen fotografieren, Bank abgleichen. Zwanzig Minuten am Freitag reichen meist.

Jeden Monat oder jedes Quartal

Lohn auszahlen, AHV-Akonto bezahlen. Bis zu einer Lohnsumme von CHF 200'000 im Jahr zahlst du die AHV-Beiträge vierteljährlich, darüber monatlich.

Jedes Quartal: MWST

Rechnest du effektiv ab, reichst du die Abrechnung vierteljährlich ein, mit dem Saldosteuersatz halbjährlich. Abrechnung und Zahlung sind innert 60 Tagen fällig. Wie das im ESTV-Portal geht, zeigt MWST-Abrechnung Schritt für Schritt.

Im Januar

Lohndeklaration an die Ausgleichskasse bis 30. Januar, Lohnausweise an die Mitarbeitenden, Belege des Vorjahres abschliessen.

Bis Ende Juni

Jahresrechnung erstellen und von der Gesellschafterversammlung genehmigen lassen, beides innert sechs Monaten nach Geschäftsjahresende. Danach folgt die Steuererklärung, die Frist legt dein Kanton fest.

06Fünf Fehler, die teuer werden

1. Die Firmenkarte für den Wocheneinkauf

Deine GmbH ist eine eigene Person. Anders als bei der Einzelfirma gibt es kein Privatkonto, auf das du private Ausgaben schieben kannst. Bezahlst du privat eine Geschäftsrechnung, schuldet dir die GmbH das Geld (Konto 2260 Verbindlichkeiten gegenüber beteiligter Person). Nimmst du umgekehrt Geld aus der Firma, das weder Lohn noch Dividende ist, gibst du dir ein Darlehen (1160). Das fällt bei der Steuer auf. Die einfache Regel: eigenes Geschäftskonto, eigene Karte, private Auslagen als Spesen abrechnen.

2. Dezember-Rechnungen im falschen Jahr

Für den Gewinn zählt, in welches Jahr ein Aufwand gehört, nicht wann das Geld floss. Die Versicherung, die Lea im Dezember für das ganze nächste Jahr bezahlt, gehört ins nächste Jahr. Die Arbeit, die sie im Dezember leistet und im Januar verrechnet, gehört ins alte. Dafür gibt es vier Abgrenzungskonten (1300, 1301, 2300, 2301). Unsicher? Notiere die Fälle mit Betrag und Beleg, und der Treuhänder bucht sie beim Abschluss.

3. Die MWST-Methode aus dem Bauch gewählt

Mit dem Saldosteuersatz musst du keine Vorsteuer erfassen. Das spart Arbeit. Er kann aber Geld kosten, wenn du viel investierst oder teure Einkäufe mit MWST hast, denn er rechnet nur mit einer branchenüblichen Vorsteuer. Und die Wahl bindet dich: Nach einem Wechsel zur effektiven Methode kannst du erst nach drei Jahren zurück. Rechne beide Varianten mit deinen echten Zahlen durch, zum Beispiel mit dem MWST-Rechner.

4. Kein Lohn, dafür eine fette Dividende

Wer in der eigenen GmbH arbeitet, ist dort angestellt. Der Lohn läuft über die Lohnabrechnung mit AHV-Abzug. Zahlst du dir keinen oder einen viel zu tiefen Lohn und dafür eine auffällig hohe Dividende, darf die Ausgleichskasse einen Teil davon als Lohn behandeln, und dann werden nachträglich AHV-Beiträge fällig.

5. Quittungen ohne Ablage

Jede Buchung braucht einen Beleg, und Belege bewahrst du zehn Jahre auf. Digital ist erlaubt, wenn sie jederzeit lesbar bleiben. Fotografiere Quittungen gleich an der Kasse. Ohne Beleg kannst du eine Ausgabe gegenüber der Steuerverwaltung nicht beweisen. Mehr dazu im Beitrag Belege aufbewahren.

07Die Werkzeuge, die dir Arbeit abnehmen

Ein eigenes Geschäftskonto mit Karte, damit der Bankauszug deine Buchhaltung abbildet.
Eine Buchhaltungssoftware mit Kontenrahmen KMU. Excel ist für die doppelte Buchhaltung einer GmbH zu fehleranfällig: Soll und Haben, MWST und Abschluss müsstest du von Hand pflegen.
Belege per Handyfoto, direkt der Bankbewegung zugeordnet.
Bankimport, damit du keine Bewegungen abtippst.
Zugang für den Treuhänder, damit der Abschluss ohne Ordner-Übergabe läuft.

08So hilft einzly Business

einzly Business ist für Inhaberinnen und Inhaber wie Lea gebaut, die laufend selbst buchen wollen. Du wählst, was passiert ist, etwa «Lieferant bezahlt» oder «Lohn ausbezahlt», und einzly bucht im Soll und im Haben nach Kontenrahmen KMU. Wie das funktioniert, zeigt Doppelte Buchhaltung für GmbH & AG.

Lieferantenrechnungen mit Zahlungsdatei fürs E-Banking und Freigabe im Team
MWST effektiv oder mit Saldosteuersatz, mit Export für das ESTV-Portal
Abschluss-Assistent für Abgrenzungen und Abschreibungen
Kostenloser Zugang für deinen Treuhänder
Ein Abo, alles inklusive: CHF 35 pro Monat oder CHF 29 im Jahresabo, exkl. MWST

30 Tage testen, ohne Kreditkarteeinzly Business jetzt testen oder zuerst alle Funktionen für GmbH & AG ansehen.

09Quellen und Rechtsgrundlagen

Obligationenrecht (OR, SR 220): Art. 957, 957a, 958 und 958f (Buchführung, Jahresrechnung, Aufbewahrung), Art. 727a und 818 (Revision und Opting-out), Art. 805 und 810 (Gesellschafterversammlung, Aufgaben der Geschäftsführung). Fedlex, abgerufen 22.10.2026
Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20): Art. 10, 35, 37, 71 und 86 (Steuerpflicht, Abrechnungsperiode, Saldosteuersatz, Einreichung und Zahlung). Fedlex, abgerufen 22.10.2026
Schweizer Kontenrahmen KMU, Mattle/Helbling/Pfaff, Verlag SKV, 2. Auflage 2023, S. 24–28, 35–36, 43, 53, 61 und 120
AHV-Merkblatt 2.01 «Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO», Stand 1. Januar 2026, Ziff. 4, 5 und 10 (ahv-iv.ch, abgerufen 22.10.2026)

10Häufige Fragen

Ja. Das Gesetz verlangt eine ordnungsgemässe Buchführung, aber keine bestimmte Ausbildung. Die Verantwortung trägt die Geschäftsführung. Die laufenden Buchungen schaffst du mit einer Software, die den Kontenrahmen KMU vorgibt. Den Jahresabschluss lässt du in den ersten Jahren besser prüfen.

Als Erfahrungswert für eine GmbH mit ein bis drei Personen und 20 bis 50 Belegen: zwei bis vier Stunden im Monat, dazu ein bis zwei Stunden pro Quartal für die MWST. Wer laufend bucht, braucht deutlich weniger als wer alles aufs Jahresende schiebt.

Du erfasst sie wie eine Spesenabrechnung. Die GmbH schuldet dir den Betrag und zahlt ihn zurück. Ein Privatkonto wie bei der Einzelfirma gibt es in der GmbH nicht.

Nicht zwingend. Sinnvoll ist er für die Prüfung des Abschlusses, die Steuererklärung der GmbH und Sonderfälle wie Darlehen oder Dividenden. Eine Revisionsstelle brauchst du nur, wenn deine GmbH nicht auf die Revision verzichtet hat.

Mit wenig Einkäufen und Investitionen spart der Saldosteuersatz Arbeit. Mit hohen Ausgaben, auf denen MWST liegt, ist die effektive Methode meist günstiger. Rechne beide Varianten durch, denn ein Wechsel zurück zum Saldosteuersatz ist erst nach drei Jahren möglich.