01Wann muss ich die Abrechnung einreichen?
Die Einreichungsfrist hängt von deiner gewählten Abrechnungsmethode ab. Grundsätzlich gilt: Die Abrechnung muss 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode bei der ESTV eingereicht und der geschuldete Betrag überwiesen sein.
| Methode | Periode | Frist |
|---|---|---|
| Effektive Methode | Q1: Jan -- März | 31. Mai |
| Effektive Methode | Q2: Apr -- Juni | 31. August |
| Effektive Methode | Q3: Jul -- Sept | 30. November |
| Effektive Methode | Q4: Okt -- Dez | 28. Februar |
| Saldosteuersatz | H1: Jan -- Juni | 31. August |
| Saldosteuersatz | H2: Jul -- Dez | 28. Februar |
02Vorbereitung: Was du brauchst
Bevor du dich auf dem ESTV-Portal einloggst, solltest du folgende Informationen bereithalten:
- Gesamtumsatz der Periode -- die Summe aller fakturierten Leistungen (inkl. oder exkl. MWST, je nach Methode)
- Umsatz nach Steuersätzen aufgeteilt -- wie viel entfällt auf 8.1%, 2.6% und 3.8%?
- Vorsteuer (nur bei effektiver Methode) -- die MWST, die du selbst auf Einkäufe bezahlt hast
- Nicht steuerbare Leistungen -- z.B. Exporte oder ausgenommene Umsätze
- Zugangsdaten fürs ESTV-Portal -- du brauchst eine CH-LOGIN-ID oder ein SuisseID-Zertifikat
Wenn du deine Buchhaltung laufend führst, sind diese Zahlen schnell zusammengestellt. Falls nicht, musst du jetzt alle Belege der vergangenen Monate durchgehen -- ein guter Grund, die Buchhaltung monatlich aktuell zu halten. Ob du überhaupt eine Abrechnung einreichen musst, hängt davon ab, ob du die MWST-Pflicht ab CHF 100'000 erfüllst.
03Schritt-für-Schritt: Formular ausfüllen
Die MWST-Abrechnung reichst du online auf estv.admin.ch ein. So gehst du vor:
Gehe auf das ESTV-Portal und melde dich mit deiner CH-LOGIN-ID an. Wähle «MWST-Abrechnung» und die entsprechende Abrechnungsperiode.
Trage hier den Gesamtumsatz ein -- bei der effektiven Methode exkl. MWST, bei der Saldosteuersatz-Methode inkl. MWST. Dieser Wert ist die Basis für alle weiteren Berechnungen.
Falls du Exporte, Leistungen im Ausland oder von der Steuer ausgenommene Umsätze hast, trägst du diese hier ein. Sie werden vom Gesamtumsatz abgezogen.
Der steuerpflichtige Umsatz wird nach Steuersätzen aufgeteilt: Ziffer 300 (Normalsatz 8.1%), Ziffer 310 (reduzierter Satz 2.6%), Ziffer 340 (Sondersatz 3.8%). Das Formular berechnet die MWST automatisch.
Trage hier die Vorsteuer ein, die du auf deinen Geschäftseinkäufen bezahlt hast. Materialkosten, Software-Abos, Bürogeräte -- alles was du mit MWST bezahlt hast.
Das Formular berechnet die Differenz zwischen geschuldeter MWST (Ziffern 300-340) und Vorsteuer (Ziffer 400). Das Ergebnis ist dein zu zahlender Betrag.
Prüfe alle Zahlen, bestätige die Abrechnung und überweise den Betrag auf das ESTV-Konto. Die Zahlungsreferenz bekommst du nach der Einreichung.
04Effektive vs. Saldo-Abrechnung
Je nach Methode füllst du unterschiedliche Ziffern aus. Falls du die Saldosteuersatz-Methode nutzt, ist die Abrechnung deutlich einfacher. Hier der direkte Vergleich:
| Aspekt | Effektive Methode | Saldosteuersatz |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Quartalsweise (4x/Jahr) | Halbjährlich (2x/Jahr) |
| Ziffer 200 | Umsatz exkl. MWST | Umsatz inkl. MWST |
| Steuerberechnung | Ziffern 300/310/340 nach Satz | Branchensatz auf Bruttoumsatz |
| Vorsteuer (Ziffer 400) | Ja, vollständig abziehbar | Nein |
| Aufwand | Hoch (alle Belege nötig) | Gering (nur Umsatz) |
| Komplexität Formular | Mittel bis hoch | Einfach |
05Häufige Fehler und Tipps
Diese Fehler sehen wir immer wieder bei der MWST-Abrechnung -- besonders bei Selbständigen, die auch Bezugsteuer auf Importe abrechnen müssen. Vermeide sie, und du sparst dir unnötige Korrekturen und Nachforderungen.
- Falsche Ziffer für den Umsatz. Bei der effektiven Methode gehört der Nettoumsatz (exkl. MWST) in Ziffer 200, bei der Saldosteuersatz-Methode der Bruttoumsatz (inkl. MWST). Diese Verwechslung führt zu einer falschen Steuerschuld.
- Vergessene Vorsteuer. Bei der effektiven Methode hast du Anspruch auf Vorsteuerabzug. Wenn du die bezahlte MWST auf deinen Geschäftsausgaben nicht geltend machst, zahlst du zu viel. Sammle alle Belege mit MWST-Ausweis.
- Steuerbefreite Umsätze nicht abgezogen. Exporte und andere steuerbefreite Umsätze müssen in Ziffer 220/221 eingetragen werden. Sonst zahlst du MWST auf Umsätze, die eigentlich steuerfrei sind.
- Frist verpasst. Die 60-Tage-Frist nach Periodenende ist fix. Richte dir eine Erinnerung ein -- oder nutze ein Tool, das dich automatisch erinnert.
- Zahlung vergessen. Die Abrechnung einreichen genügt nicht -- du musst den Betrag auch überweisen. Die ESTV sendet nach der Einreichung eine Zahlungsreferenz. Überweise den Betrag zeitnah, um Verzugszinsen zu vermeiden.
06Wie einzly dir hilft
einzly macht die MWST-Abrechnung so einfach wie möglich. Statt manuell durch Belege zu wühlen, bekommst du eine fertige Zusammenfassung mit allen Zahlen, die du brauchst.
- Automatische Berechnung. einzly berechnet deine MWST-Schuld laufend -- egal ob du die effektive Methode oder den Saldosteuersatz nutzt. Am Ende jeder Periode siehst du auf einen Blick, was du der ESTV schuldest.
- Druckbare Zusammenfassung. Du bekommst eine PDF-Zusammenfassung mit allen ESTV-Ziffern (200, 300, 400, 500 etc.), die du eins zu eins ins Online-Formular übertragen kannst.
- Fristenerinnerung. einzly erinnert dich rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist. So verpasst du keinen Termin mehr.
- Vorsteuer automatisch erfasst. Wenn du Belege in einzly erfasst, wird die Vorsteuer automatisch berechnet und in der Abrechnung berücksichtigt.