Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: 8 Kriterien

Marco ist Grafiker mit eigener Einzelfirma, 80'000 Franken Umsatz, keine Angestellten. Sandra führt eine GmbH mit zwei Mitarbeitenden und ist seit letztem Jahr MWST-pflichtig. Beide suchen eine Buchhaltungssoftware, beide vergleichen Preise. (Die beiden sind erfunden, die Situation ist typisch.)

Das Problem: Sie vergleichen das Falsche. Für Marco wäre eine Software mit Lohnmodul und Kreditoren-Zahlungslauf rausgeworfenes Geld. Sandra dagegen kommt mit einem einfachen Einnahmen-Ausgaben-Tool nicht durch den Jahresabschluss. Bevor du Preise vergleichst, kläre deshalb, was deine Firma braucht.

01Zuerst die Rechtsform

Die Rechtsform entscheidet, welche Buchhaltung du führen musst (Art. 957 OR):

• Einzelfirma oder Kollektivgesellschaft unter CHF 500'000 Umsatz: Es reicht, Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage festzuhalten. Das ist die «Milchbüechli-Rechnung», wie sie Marco braucht.
• Einzelfirma ab CHF 500'000 Umsatz: doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
• GmbH und AG: immer doppelte Buchhaltung, ab dem ersten Franken. Das ist Sandras Fall.

Unsicher, welche Rechtsform zu dir passt? Der Rechtsformen-Vergleich hilft weiter. Was zur einfachen Buchhaltung gehört, zeigt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

02Die 8 Kriterien

1. Kann die Software, was deine Rechtsform verlangt?

Für Marco ist eine schlanke Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ideal. Mehr Buchhaltung macht ihm nur mehr Arbeit. Sandra braucht Soll und Haben, einen Kontenplan nach Kontenrahmen KMU und am Jahresende Bilanz und Erfolgsrechnung. Achte darauf, dass du später wechseln kannst, ohne neu anzufangen, falls deine Einzelfirma wächst oder du eine GmbH gründest.

2. Wie bequem ist die MWST?

Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr wird deine Firma MWST-pflichtig. Dann rechnest du mit der effektiven Methode vierteljährlich ab, mit dem Saldosteuersatz halbjährlich. Eine gute Software kennt beide Methoden, rechnet die Abrechnung selbst aus und erstellt eine Datei, die du im ESTV-Portal hochlädst. Bist du (noch) nicht MWST-pflichtig, sollte die Software dir das Thema nicht aufdrängen.

3. QR-Rechnungen und Zahlungseingänge

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz der Standard. Wichtiger als das Erstellen ist, was danach passiert: Erkennt die Software, welche Rechnung bezahlt wurde? Am einfachsten geht das, wenn du die Bankdatei (camt) einliest und die Software die Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnet. Dann siehst du auf einen Blick, wer noch nicht bezahlt hat, und kannst gezielt mahnen.

4. Belege und Lieferantenrechnungen

Jede Buchung braucht einen Beleg, und Belege bewahrst du zehn Jahre auf. Digital ist erlaubt. Prüfe deshalb, ob du Quittungen per Handyfoto erfassen kannst und ob die Software sie sicher ablegt. Mit Angestellten und vielen Lieferanten wird eine Kreditorenverwaltung wichtig: Rechnungen erfassen, Fälligkeiten im Blick behalten und gesammelt per E-Banking-Datei bezahlen. Marco braucht das kaum, Sandra spart damit jeden Monat Zeit.

5. Löhne und AHV

Als Einzelfirma zahlst du AHV-Beiträge als Selbständiger, eine Lohnbuchhaltung brauchst du erst mit Angestellten. In der GmbH ist es anders: Wer dort arbeitet, ist angestellt, auch du als Inhaberin. Dann gehören Lohnabrechnungen, AHV-Abzüge und die jährliche Lohndeklaration dazu. Ob das in der Buchhaltungssoftware selbst läuft oder in einem separaten Lohnprogramm, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass die Lohnbuchungen sauber in der Buchhaltung landen.

6. Zugang für den Treuhänder

Viele kleine Firmen buchen selbst und lassen den Jahresabschluss oder die Steuererklärung vom Treuhänder machen. Das klappt nur, wenn der Treuhänder direkt in die Software schauen kann, statt Ordner und Excel-Listen zu bekommen. Frag nach: Gibt es einen eigenen Zugang für den Treuhänder, und kostet er extra?

7. Wo liegen deine Daten?

Deine Buchhaltung enthält Kundennamen, Löhne und Bankdaten. Frag, wo die Daten gespeichert werden und ob du sie jederzeit vollständig exportieren kannst, zum Beispiel als Excel oder PDF. Ein Export ist auch deine Versicherung, falls du die Software einmal wechselst.

8. Was kostet es wirklich?

Der Einstiegspreis sagt wenig. Die Kostenfallen stecken im Kleingedruckten:

• Module: MWST, Lohn, Bankanbindung oder Mahnwesen kosten extra.
• Benutzer: Jede weitere Person, auch der Treuhänder, kostet eine eigene Lizenz.
• Belege und Rechnungen: Das günstige Abo erlaubt nur eine bestimmte Anzahl pro Monat.
• Wechsel: Daten übernehmen oder exportieren kostet Geld oder geht gar nicht.

Rechne deshalb mit dem Preis, den du im zweiten Jahr bezahlst, wenn alles dabei ist, was du brauchst.

03So gehst du vor

04So hilft einzly

einzly gibt es in zwei Ausführungen, passend zu Marco und Sandra:

• einzly für Einzelfirmen: Rechnungen mit QR-Code, Ausgaben per Belegfoto, Bankabgleich, MWST mit Saldosteuersatz oder effektiv und eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die dir die Steuererklärung leicht macht.
• einzly Business für GmbH und AG: doppelte Buchhaltung nach Kontenrahmen KMU, Kreditoren mit Zahlungsdatei fürs E-Banking, MWST mit Export für das ESTV-Portal, Abschluss-Assistent. CHF 35 pro Monat oder CHF 29 im Jahresabo, exkl. MWST, alles inklusive.
• Bei beiden: kostenloser Zugang für deinen Treuhänder.

05Quellen und Rechtsgrundlagen

• Obligationenrecht (OR, SR 220): Art. 957, 957a, 958 und 958f (Buchführungspflicht, einfache und doppelte Buchhaltung, Jahresrechnung, Aufbewahrung). Fedlex, abgerufen 22.10.2026
• Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20): Art. 10, 35 und 37 (Steuerpflicht ab CHF 100'000, Abrechnungsperiode, Saldosteuersatz). Fedlex, abgerufen 22.10.2026
• AHV-Gesetz (AHVG, SR 831.10): Art. 14 und 51 (Beitragsbezug, Pflichten der Arbeitgeber). Fedlex, abgerufen 22.10.2026
• Schweizer Kontenrahmen KMU, Mattle/Helbling/Pfaff, Verlag SKV, 2. Auflage 2023, S. 15–18

06Häufige Fragen