Dieser Artikel zeigt, wie eine Reinigungsfirma ihre Buchhaltung mit einzly führt: von der Offerte über die Monatsrechnung pro Objekt bis zum Jahresabschluss für den Treuhänder. Er richtet sich an Einzelfirmen und kleine Teams in der Unterhalts-, Spezial- und Baureinigung, an Hauswartungen und Facility-Dienstleister.
01Was die Buchhaltung einer Reinigungsfirma besonders macht
Eine Reinigungsfirma hat selten ein paar grosse Rechnungen im Jahr. Sie hat viele kleine, und die meisten wiederholen sich. Das prägt die ganze Buchhaltung:
- Monatspauschalen pro Objekt: Treppenhaus, Büro, Praxis, Mehrfamilienhaus – jedes Objekt hat seinen Preis und seinen Rhythmus.
- Zusatzaufträge nach Aufwand: Fensterreinigung, Umzugsreinigung, Grundreinigung nach dem Bau. Abgerechnet nach Stunden oder Quadratmetern.
- Belege unterwegs: Reinigungsmittel, Maschinenmiete, Tankquittungen, Parkgebühren. Sie entstehen im Auto, nicht im Büro.
- Personal als grösster Posten: Löhne und Sozialversicherungen machen den Löwenanteil der Kosten aus.
- Kunden in mehreren Sprachen: Verwaltungen auf Deutsch, Privatkunden auf Französisch oder Italienisch – die Rechnung muss in der Sprache des Kunden kommen.
Wer das mit Word-Vorlagen und einem Ordner im Auto löst, verliert jeden Monat Stunden. Und am Jahresende fehlen Belege. Die folgenden Abschnitte gehen die Punkte der Reihe nach durch.
02Objekte und Monatspauschalen: wiederkehrende Rechnungen
In einzly legst du jeden Kunden einmal an und hinterlegst bei ihm weitere Adressen, zum Beispiel die Liegenschaften einer Verwaltung. Beim Erstellen der Rechnung wählst du das Objekt aus, und es erscheint als Leistungsadresse auf dem PDF. Die Verwaltung sieht auf einen Blick, welche Liegenschaft gemeint ist.
Für die Pauschalen richtest du wiederkehrende Rechnungen ein: einmal erfassen, Intervall wählen (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich), Stichtag setzen. Hat ein Kunde mehrere Objekte, legst du sie als Positionen auf dieselbe Rechnung, etwa «Unterhaltsreinigung Bahnhofstrasse 12» und «Unterhaltsreinigung Seeweg 4». einzly erstellt die Rechnung am Stichtag als Entwurf und erinnert dich, sie zu versenden. Mit dem Pro-Plan geht der Versand direkt per E-Mail aus einzly, inklusive Swiss QR-Rechnung.
03Zusatzaufträge nach Stunden: Zeiterfassung und Stundennachweis
Grundreinigungen und Spezialaufträge rechnest du nach Aufwand ab. Dafür hat einzly Projekte mit Zeiterfassung: Timer starten oder Stunden von Hand eintragen, pro Projekt mit eigenem Stundensatz. Brauchst du verschiedene Ansätze im selben Projekt, zum Beispiel für Tag- und Nachtarbeit, legst du mehrere Tarife an.
Am Monatsende wandelst du die Zeiteinträge direkt in eine Rechnung um, mit dem Stundennachweis als PDF-Beilage. Der Kunde sieht, wann wie lange gearbeitet wurde, und Rückfragen bleiben aus. Für Leistungen, die du nach Fläche verkaufst, trägst du im Leistungskatalog die Einheit ein: Quadratmeter, Stunden oder pauschal. Die Position landet mit einem Klick auf Offerte und Rechnung.
Eine Vorlage für den klassischen Papier-Stundenrapport findest du im Artikel Stundenrapport-Vorlage. Wie die Zeiterfassung in einzly funktioniert, zeigt die Seite Zeiterfassung.
04Offerte, Auftrag, Rechnung: eine Kette statt drei Dokumente
Grössere Aufträge beginnen mit einer Offerte. In einzly erstellst du sie aus dem Leistungskatalog und markierst Zusatzleistungen als optional: Fensterreinigung aussen, Teppichshampoonierung, Entsorgung. Der Kunde entscheidet, du musst nichts umschreiben.
Sagt der Kunde zu, wird die Offerte zum Auftrag und daraus die Rechnung, ohne eine Position neu zu tippen. Bei Baureinigungen über mehrere Etappen stellst du Teilrechnungen und am Schluss eine Schlussrechnung, die die geleisteten Akontozahlungen automatisch abzieht.
05Ausgaben unterwegs: Belege fotografieren statt sammeln
Der Beleg vom Grosshändler, die Tankquittung, die Rechnung für die Maschinenmiete: In einzly öffnest du auf dem Handy die Ausgaben, fotografierst den Beleg, und der Belegscanner liest Betrag, Datum, Lieferant und MWST aus. Du prüfst, wählst die Kategorie und speicherst. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten schlägt einzly die Kategorie von selbst vor.
Fixkosten wie Fahrzeugleasing, Versicherungen oder die Lagermiete erfasst du einmal als wiederkehrende Ausgabe. Und wer den Kontoauszug der Bank als camt.053-Datei hochlädt, bekommt beides auf einmal: bezahlte Rechnungen werden abgehakt, fehlende Ausgaben legst du direkt aus den Bankzeilen an. Mehr dazu im Artikel Bankabgleich für Ausgaben.
06Personal: der grösste Posten
Sobald du Mitarbeitende anstellst, kommt die Lohnbuchhaltung dazu. In der Reinigungsbranche der Deutschschweiz gilt seit dem 1. Januar 2026 ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag mit Mindestlöhnen, der jede Reinigungsfirma betrifft, unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft. Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen und Quellensteuer müssen also stimmen.
einzly macht bewusst keine Lohnbuchhaltung. Löhne und Sozialversicherungsbeiträge erfasst du als Ausgaben, damit die Erfolgsrechnung vollständig ist. Für die Lohnabrechnung selbst empfehlen wir unser Partnerunternehmen payrollnow, das Lohnläufe, Meldungen und Quellensteuer für kleine Betriebe übernimmt. Wann sich das lohnt, steht im Artikel Payroll Outsourcing Schweiz.
07MWST: Saldosteuersatz für die Gebäudereinigung
Ab CHF 100'000 Jahresumsatz wird deine Reinigungsfirma mehrwertsteuerpflichtig. Die meisten kleinen Reinigungsfirmen wählen die Saldosteuersatzmethode: Du rechnest nur zweimal im Jahr ab und wendest auf den Umsatz einen Branchensatz an, statt jede Vorsteuer einzeln auszuweisen. Für Gebäudereinigungen beträgt der Saldosteuersatz laut ESTV-Liste 6,2 Prozent. Auf deinen Rechnungen steht weiterhin der normale Satz von 8,1 Prozent, die Differenz ist dein Ausgleich für die nicht abgezogene Vorsteuer.
In einzly hinterlegst du Methode und Satz einmal in den Einstellungen. Die MWST-Abrechnung zeigt dir pro Halbjahr die Ziffern, die du im ESTV-Portal einträgst, oder du lädst die fertige E-MWST-Datei (XML) hoch und tippst gar nichts ab. Kaufst du viel Material und Maschinen, kann die effektive Methode günstiger sein. einzly rechnet beide, du entscheidest.
Vertiefung: Saldosteuersatz einfach erklärt und MWST online einreichen mit XML.
08Zahlungen im Griff: Bankabgleich und Mahnungen
Bei dreissig Monatsrechnungen verliert man schnell den Überblick, wer bezahlt hat. In einzly lädst du den Kontoauszug als camt.053 hoch, und die Zahlungen werden über Rechnungsnummer und Betrag den offenen Rechnungen zugeordnet. Was offen bleibt, siehst du sofort.
Für säumige Kunden erstellst du die Mahnung mit einem Klick, in mehreren Stufen und mit der Originalrechnung als Anhang. Mit dem Pro-Plan geht sie direkt per E-Mail raus, und du siehst, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat. Das Argument «nie erhalten» entfällt.
09Rechnungen in der Sprache des Kunden
Die Verwaltung in Zürich will die Rechnung auf Deutsch, die Privatkundin in Lausanne auf Französisch, das Restaurant in Lugano auf Italienisch. In einzly wählst du pro Rechnung die Dokumentsprache, und alle Beschriftungen bis zur Einheit «Stk.» oder «pce» passen sich an. Die App selbst gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, und sie läuft auf dem Handy direkt vom Homescreen, ohne App Store.
10Jahresende ohne Stress
Weil Einnahmen, Ausgaben und Belege das ganze Jahr über an einem Ort liegen, ist der Abschluss kein Projekt mehr. einzly zeigt die Erfolgsrechnung laufend und erstellt am Jahresende das PDF für die Steuererklärung sowie ein ZIP mit allen Belegen und Rechnungen.
Arbeitest du mit einem Treuhänder, lädst du ihn mit dem Pro-Plan direkt ein. Er bekommt einen kostenlosen Lesezugriff auf dein Konto, zieht sich Erfolgsrechnung, MWST-Ziffern und Belege selbst und stellt keine Rückfragen mehr per Mail.
11Die Übersicht: Aufgabe und Lösung in einzly
| Aufgabe in der Reinigungsfirma | In einzly | Plan |
|---|---|---|
| Monatspauschale pro Objekt | Wiederkehrende Rechnung mit Stichtag und Objektadresse | Basis |
| Zusatzaufträge nach Stunden | Projekte mit Timer, Tarife, Stundennachweis | Basis / Pro |
| Offerte mit optionalen Leistungen | Offerte aus Leistungskatalog, Auftrag, Rechnung | Basis / Pro |
| Belege aus dem Auto | Belegscanner mit Kamera, lernt Kategorien | Basis |
| Bar- und TWINT-Einnahmen | Einnahmen ohne Rechnung erfassen | Basis |
| Zahlungen abgleichen | Bankabgleich mit camt.053 | Basis |
| Mahnen | Mahnstufen per Klick, Versand per E-Mail | Basis / Pro |
| MWST halbjährlich | Saldosteuersatz oder effektiv, E-MWST-XML | Basis |
| Kunden in drei Sprachen | Dokumentsprache pro Rechnung | Basis |
| Treuhänder | Kostenloser Lesezugriff | Pro |
12Was es kostet
einzly Basis kostet CHF 9 pro Monat oder CHF 80 im Jahr und deckt Rechnungen, Offerten, Ausgaben mit Belegscanner, Bankabgleich, Zeiterfassung, MWST und Jahresabschluss ab. einzly Pro kostet CHF 15 pro Monat oder CHF 144 im Jahr und ergänzt den E-Mail-Versand von Rechnungen, Offerten und Mahnungen, die Aufträge, die Abrechnung von Zeiteinträgen mit Stundennachweis und den Treuhänder-Zugang. Beide Pläne kannst du 30 Tage gratis testen.
13Häufige Fragen
14Quellen
- Eidgenössische Steuerverwaltung: Saldosteuersätze ab 1. Januar 2025 (Gebäudereinigungen 6,2 %), abgerufen am 4. November 2026.
- Allpura, Verband Gebäudedienstleistungen: Medienmitteilung zum GAV 2026–2029 der Reinigungsbranche Deutschschweiz, allgemeinverbindlich ab 1. Januar 2026.