Dieser Artikel zeigt, wie du die Buchhaltung deiner Einzelfirma mit einzly führst: von der ersten Rechnung über Belege und MWST bis zur Erfolgsrechnung, die dein Treuhänder oder du selbst in die Steuererklärung überträgst. Er richtet sich an Selbständige, Freelancer, Handwerker, Beraterinnen und alle, die als Einzelfirma arbeiten.
01Was die Buchhaltung einer Einzelfirma braucht
Bis zu einem Umsatz von CHF 500'000 genügt für eine Einzelfirma die einfache Buchhaltung: Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen festhalten, Belege aufbewahren. Keine Soll-und-Haben-Buchungen, keine Bilanz nach Kontenplan. Das ist eine gute Nachricht, denn die meisten Buchhaltungsprogramme sind für die doppelte Buchhaltung gebaut und entsprechend kompliziert.
- Einnahmen: jede bezahlte Rechnung und jede Bar-, TWINT- oder Kartenzahlung.
- Ausgaben: Material, Miete, Fahrzeug, Versicherungen, Software, Weiterbildung, mit Beleg.
- MWST: ab CHF 100'000 Jahresumsatz pflichtig, davor freiwillig möglich.
- AHV: als Selbständiger zahlst du die Beiträge auf deinem Gewinn, mit Akontozahlungen während des Jahres.
- Steuererklärung: der Gewinn der Einzelfirma kommt in deine private Steuererklärung, als Beilage dient die Erfolgsrechnung.
einzly ist für genau diese einfache Buchhaltung gebaut. Was Pflicht ist und was nicht, erklärt der Artikel Buchhaltung für Selbständige: Was ist wirklich Pflicht?.
02Rechnungen und Offerten in Minuten
Im Leistungskatalog hinterlegst du deine Leistungen einmal mit Preis und Einheit, zum Beispiel Stunden, Stück oder pauschal. Eine Rechnung besteht dann aus Kunde wählen, Positionen anklicken, speichern. Die Swiss QR-Rechnung ist automatisch drauf, mit deiner IBAN und der Referenz, über die einzly die Zahlung später erkennt.
Offerten erstellst du aus demselben Katalog und markierst Zusatzleistungen als optional. Sagt der Kunde zu, wird die Offerte mit einem Klick zur Rechnung. Für längere Aufträge stellst du Teilrechnungen und am Schluss die Schlussrechnung, die die Akontozahlungen abzieht. Wer monatlich dieselben Kunden abrechnet, richtet wiederkehrende Rechnungen ein und lässt einzly die Entwürfe am Stichtag anlegen.
Mit dem Pro-Plan versendest du Rechnungen, Offerten und Mahnungen direkt per E-Mail aus einzly und siehst, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat. Zahlt er nicht, geht die Mahnung mit einem Klick raus, mit der Originalrechnung im Anhang.
03Ausgaben und Belege: fotografieren, fertig
Belege sind bei Einzelfirmen das grösste Ärgernis: Sie landen im Portemonnaie, im Auto, im Mail-Postfach. In einzly öffnest du auf dem Handy die Ausgaben, fotografierst den Beleg, und der Belegscanner liest Betrag, Datum, Lieferant und MWST aus. Du wählst die Kategorie und speicherst. Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten schlägt einzly die Kategorie von selbst vor. Rechnungen, die per Mail kommen, lädst du als PDF hoch.
Fixkosten wie Miete, Versicherungen oder Software-Abos erfasst du einmal als wiederkehrende Ausgabe. Und wer den Kontoauszug als camt.053-Datei hochlädt, bekommt den Bankabgleich: bezahlte Rechnungen werden abgehakt, fehlende Ausgaben legst du direkt aus den Bankzeilen an. So fehlt am Jahresende nichts.
04MWST: erst ab CHF 100'000, dann ohne Abtippen
Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du nicht mehrwertsteuerpflichtig und stellst Rechnungen ohne MWST. einzly behält die Grenze im Auge: Überschreitet dein Umsatz die MWST-Pflichtgrenze, zeigt dir einzly einen Hinweis mit dem Link zur Anmeldung bei der ESTV und erinnert dich im neuen Jahr daran, die Abrechnungsmethode zu konfigurieren.
Bist du pflichtig, wählst du in den Einstellungen die Methode: Saldosteuersatz mit dem Branchensatz und zwei Abrechnungen im Jahr, oder die effektive Methode mit Vorsteuerabzug und vier Abrechnungen. einzly rechnet beide und zeigt dir die Ziffern für das ESTV-Portal. Oder du lädst die fertige E-MWST-Datei (XML) hoch und tippst gar nichts ab.
Vertiefung: MWST-Pflicht ab 100'000 Franken, Saldosteuersatz einfach erklärt und Freiwillige MWST-Registrierung.
05AHV und Steuern im Blick, das ganze Jahr
Die böse Überraschung vieler Einzelfirmen kommt im zweiten Jahr: Die AHV rechnet die Beiträge auf dem tatsächlichen Gewinn ab, und die Nachzahlung ist höher als gedacht. einzly zeigt dir im Jahresabschluss laufend den Reingewinn mit einer Schätzung der MWST und der AHV-Beiträge. Du siehst früh, ob dein Akonto reicht, und legst das Geld zur Seite, statt es im Frühling zu suchen.
Für die Steuererklärung brauchst du als Einzelfirma die Erfolgsrechnung. einzly erstellt sie als PDF, mit Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, dazu ein ZIP mit allen Belegen und Rechnungen. Wie du den Gewinn in die Steuererklärung überträgst, zeigt die Anleitung Steuererklärung als Einzelfirma. Welche Ausgaben du abziehen darfst, steht in Steuern sparen als Selbständiger.
06Stunden erfassen und abrechnen
Verkaufst du Zeit, erfasst du sie in einzly direkt beim Projekt: Timer starten oder Stunden eintragen, pro Projekt mit eigenem Stundensatz. Mit dem Pro-Plan werden die Zeiteinträge am Monatsende zur Rechnung, mit dem Stundennachweis als PDF-Beilage. Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung.
07Treuhänder einbinden oder selbst machen
Viele Einzelfirmen machen die Buchhaltung selbst und geben nur die Steuererklärung ab. Andere wollen, dass der Treuhänder draufschaut. Beides geht: Entweder du schickst ihm die Erfolgsrechnung und das Belege-ZIP, oder du lädst ihn mit dem Pro-Plan ein. Er erhält einen kostenlosen Lesezugriff auf dein Konto, sieht Einnahmen, Ausgaben, Belege und MWST-Ziffern und muss nichts mehr per Mail nachfragen. Das spart seine Stunden und dein Geld.
08Unterwegs, mehrsprachig, in mehreren Währungen
einzly läuft im Browser und auf dem Handy direkt vom Homescreen, ohne App Store. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, und jede Rechnung erhält die Sprache des Kunden. Kunden im Ausland stellst du Rechnungen in EUR, USD oder GBP, einzly rechnet zum Tageskurs in CHF um. Wechselst du von Excel oder einem anderen Programm, importierst du deine Kunden per CSV.
09Die Übersicht: Aufgabe und Lösung in einzly
| Aufgabe in der Einzelfirma | In einzly | Plan |
|---|---|---|
| Rechnung mit QR-Code | Leistungskatalog, Swiss QR-Rechnung, PDF | Basis |
| Offerte, Teil- und Schlussrechnung | Offerte aus Katalog, optionale Positionen, Akontoabzug | Basis |
| Belege erfassen | Belegscanner mit Kamera, PDF-Upload, lernt Kategorien | Basis |
| Fixkosten | Wiederkehrende Ausgaben | Basis |
| Zahlungen abgleichen | Bankabgleich mit camt.053 | Basis |
| Bar- und TWINT-Einnahmen | Einnahmen ohne Rechnung | Basis |
| MWST-Grenze und Abrechnung | Hinweis bei 100'000, Saldo oder effektiv, E-MWST-XML | Basis |
| AHV und Gewinn im Blick | Jahresabschluss mit MWST- und AHV-Schätzung | Basis |
| Steuererklärung | Erfolgsrechnung als PDF, ZIP mit Belegen | Basis |
| Mahnen und versenden | Versand per E-Mail, Link-Tracking, Mahnstufen | Pro |
| Stunden abrechnen | Zeiteinträge als Rechnung mit Stundennachweis | Pro |
| Treuhänder | Kostenloser Lesezugriff | Pro |
10Was es kostet
einzly Basis kostet CHF 9 pro Monat oder CHF 80 im Jahr und enthält alles, was eine Einzelfirma für die einfache Buchhaltung braucht: Rechnungen, Offerten, Ausgaben mit Belegscanner, Bankabgleich, Zeiterfassung, MWST und Jahresabschluss. einzly Pro kostet CHF 15 pro Monat oder CHF 144 im Jahr und ergänzt den E-Mail-Versand mit Link-Tracking, die Abrechnung von Zeiteinträgen mit Stundennachweis, Aufträge und den Treuhänder-Zugang. Beide Pläne kannst du 30 Tage gratis testen.
11Häufige Fragen
12Quellen
- Eidgenössische Steuerverwaltung: Steuerpflicht bei der Mehrwertsteuer (Umsatzgrenze CHF 100'000), abgerufen am 4. November 2026.
- AHV/IV-Informationsstelle: Merkblatt 2.02 Beiträge der Selbständigerwerbenden, abgerufen am 4. November 2026.