Eigenes Briefpapier & PDF-Branding in einzly einrichten

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PDF-BrandingBriefpapierRechnungen

01Warum professionelles Branding zählt

Stell dir zwei Rechnungen vor. Die erste: schwarze Schrift auf weiss, kein Logo, generischer Absender. Die zweite: dein Logo oben links, deine Unternehmensfarbe bei Überschriften und Totals, dein Briefpapier als Hintergrund. Welche wirkt professioneller?

Professionelles Branding auf deinen Dokumenten schafft Vertrauen, erhöht den Wiedererkennungswert und signalisiert deinem Kunden: Hier arbeitet jemand, der sein Business ernst nimmt. Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Offerten und Mahnungen.

Studien zeigen: Dokumente mit konsistentem Branding werden als vertrauenswürdiger wahrgenommen. Kunden bezahlen Rechnungen schneller, wenn sie professionell aussehen und eindeutig zugeordnet werden können.

02So richtest du dein Branding ein

Das komplette PDF-Branding in einzly einzurichten dauert weniger als 5 Minuten. Drei Schritte — fertig.

Logo hochladen & Akzentfarbe wählen

In den Einstellungen unter «Branding» lädst du dein Firmenlogo hoch (PNG, SVG oder JPG, max. 2 MB). Darunter wählst du aus 13 Akzentfarben die Farbe, die zu deinem Unternehmen passt. Diese Farbe wird automatisch auf alle Dokumente angewendet — bei Überschriften, Totals und Buttons.

Wähle eine Akzentfarbe, die zu deinem Logo passt. Wenn dein Logo z. B. einen Blauton hat, wähle die passende blaue Akzentfarbe für ein stimmiges Gesamtbild.

Briefpapier-PDF hochladen

Briefpapier-Upload mit A4-Vorschau und Safe-Zone-Schiebereglern für Kopf- und Fusszeile

Optional kannst du ein Briefpapier als PDF hochladen. Das ist die leere Vorlage mit deinem Firmenkopf und deiner Fusszeile — einzly legt den Rechnungsinhalt darüber. Mit den Safe-Zone-Schiebereglern bestimmst du, wie viel Platz oben (Kopfzeile) und unten (Fusszeile) für dein Briefpapier reserviert wird. einzly platziert den Inhalt automatisch dazwischen.

Briefpapier ist optionalWenn du kein Briefpapier hochlädst, verwendet einzly ein sauberes Standard-Layout mit deinem Logo und deiner Akzentfarbe. Das sieht bereits professionell aus. Das Briefpapier ist ein Upgrade für Unternehmen, die ihr bestehendes Druckpapier-Design auch digital abbilden wollen.

Vorschau prüfen

In der Rechnungsvorschau siehst du sofort, wie das Ergebnis aussieht: dein Logo oben links, deine Akzentfarbe beim Rechnungstitel und den Totals, dein Briefpapier als Hintergrund. Prüfe, ob alles passt — Änderungen kannst du jederzeit in den Einstellungen vornehmen.

03Was einzly automatisch anwendet

Sobald du dein Branding eingerichtet hast, wendet einzly es konsistent auf alle Dokumente an — ohne dass du bei jeder Rechnung manuell eingreifen musst.

Logo auf allen Dokumenten — Rechnungen, Offerten, Mahnungen und Gutschriften zeigen dein Logo oben links.
Akzentfarbe bei Überschriften & Totals — Der Rechnungstitel, die Tabellenköpfe und der Total-Betrag erscheinen in deiner gewählten Farbe.
Briefpapier-Overlay auf allen Seiten — Wenn hochgeladen, wird dein Briefpapier als Hintergrund auf jede Seite gelegt. Ausnahme: Die QR-Zahlungsseite bleibt ohne Briefpapier, damit der QR-Code zuverlässig gescannt werden kann.
White-Label E-Mail-Versand — Wenn du eine Rechnung per E-Mail versendest, sieht dein Kunde dein Logo und deinen Firmennamen — nicht einzly.
Mehrsprachige PDFs — Dein Branding bleibt gleich, egal ob du die Rechnung auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erstellst.

Auch die Online-Ansicht deiner Rechnungen übernimmt dein Branding. Wenn dein Kunde auf den Link in der E-Mail klickt, sieht er dein Logo und deine Farbe — ein durchgehend professionelles Erlebnis.

04Vergleich: Ohne vs. mit Branding

Kriterium	Ohne Branding	Mit einzly-Branding
Logo auf Rechnung	Keines oder manuell eingefügt	Automatisch auf allen Dokumenten
Farbgebung	Schwarz auf weiss	Deine Akzentfarbe bei Titeln & Totals
Briefpapier	Nicht möglich oder Druckvorlage	PDF-Upload mit Safe Zones
Konsistenz	Variiert je nach Dokument	Einheitlich über alle Dokumente
Aufwand pro Dokument	Manuelles Anpassen	Null — alles automatisch
Eindruck beim Kunden	Generisch	Professionell und wiedererkennbar

Der Unterschied ist subtil, aber wirkungsvoll. Kunden, die regelmässig gebrandete Dokumente erhalten, assoziieren dein Unternehmen mit Professionalität und Zuverlässigkeit. Und du sparst dir das manuelle Formatieren bei jedem einzelnen Dokument.

05Weitere Anpassungsmöglichkeiten

Das PDF-Branding ist nur ein Teil der Individualisierung in einzly. Wenn du darüber hinaus spezifische Anforderungen hast — ein zusätzliches Feld auf der Rechnung, einen speziellen Export oder eine branchenspezifische Anpassung — kannst du das direkt anfragen. Mehr dazu im Artikel Buchhaltungssoftware individuell anpassen.

Zusammen mit der automatischen QR-Rechnung und dem direkten E-Mail-Versand ergibt sich ein durchgehend professioneller Dokumenten-Workflow — von der Erstellung bis zur Zahlung.

einzly akzeptiert PNG, SVG und JPG. Für die beste Qualität empfehlen wir SVG oder ein hochauflösendes PNG mit transparentem Hintergrund. Die maximale Dateigrösse beträgt 2 MB.

Nein, das Briefpapier ist optional. Auch ohne Briefpapier sehen deine Dokumente professionell aus — mit deinem Logo und deiner Akzentfarbe. Das Briefpapier ist ein Upgrade für Unternehmen, die ihr bestehendes Druckdesign auch digital nutzen wollen.

Ja, jederzeit. Die neue Farbe wird ab sofort auf alle neuen Dokumente angewendet. Bereits erstellte Dokumente behalten die Farbe, mit der sie erstellt wurden.

Nein. Die QR-Zahlungsseite bleibt bewusst ohne Briefpapier-Hintergrund. Das stellt sicher, dass der QR-Code von allen Banking-Apps zuverlässig gescannt werden kann.