01Was ist der Vorsteuerabzug?
Wenn du als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen einkaufst, zahlst du darauf MWST -- die sogenannte Vorsteuer. Der Vorsteuerabzug bedeutet, dass du diese bezahlte MWST von deiner eigenen MWST-Schuld abziehen darfst. Du zahlst also nur die Differenz zwischen der MWST, die du von deinen Kunden kassiert hast, und der MWST, die du selbst bezahlt hast.
02Wer darf den Vorsteuerabzug geltend machen?
Nicht jeder darf die Vorsteuer abziehen. Du musst folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Du bist MWST-pflichtig -- entweder obligatorisch (Umsatz über CHF 100'000) oder freiwillig registriert.
- Du verwendest die effektive Abrechnungsmethode -- bei der Saldosteuersatz-Methode ist der Vorsteuerabzug bereits im reduzierten Satz eingerechnet.
- Die Einkäufe dienen deiner unternehmerischen Tätigkeit -- private Ausgaben sind ausgeschlossen.
- Du hast eine korrekte Rechnung mit MWST-Ausweis -- der Beleg muss MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten.
03Was darfst du als Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich darfst du die MWST auf allen geschäftlichen Einkäufen abziehen. Hier die wichtigsten Kategorien:
| Kategorie | Beispiele | Abzugsfähig? |
|---|---|---|
| Material & Waren | Büromaterial, Rohstoffe, Handelsware | Ja |
| Dienstleistungen | Buchhaltung, Rechtsberatung, IT-Support | Ja |
| Software & Abos | Cloud-Software, Hosting, Lizenzen | Ja |
| Miete (geschäftlich) | Büro, Atelier, Werkstatt | Ja |
| Fahrzeugkosten | Leasing, Reparaturen, Treibstoff (geschäftl. Anteil) | Ja (anteilig) |
| Bewirtung & Geschäftsessen | Kundenessen, Teamessen | Ja (mit Einschränkungen) |
| Private Einkäufe | Lebensmittel, Kleidung, Freizeitartikel | Nein |
| Steuerbefreite Leistungen | Krankenkasse, Arztkosten, Bankgebühren | Nein (keine MWST drauf) |
04Formelle Voraussetzungen: Was muss auf dem Beleg stehen?
Damit du die Vorsteuer abziehen darfst, muss der Beleg bestimmte Angaben enthalten. Die ESTV prüft das bei Revisionen genau.
- Name und Adresse des Leistungserbringers (Lieferant)
- MWST-Nummer des Lieferanten (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
- Datum der Lieferung oder Dienstleistung
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- Entgelt (Preis)
- Steuersatz (8.1%, 2.6% oder 3.8%)
- Steuerbetrag (oder Hinweis «inkl. MWST»)
05So berechnest du die Vorsteuer
Die Berechnung ist einfach, wenn du die bezahlte MWST pro Beleg kennst:
Notiere bei jeder Geschäftsausgabe den MWST-Betrag und den Steuersatz (8.1%, 2.6% oder 3.8%). Wenn auf dem Beleg nur «inkl. MWST» steht, rechnest du zurück: Betrag / 1.081 * 0.081 = MWST-Anteil.
Am Ende jedes Quartals addierst du alle MWST-Beträge deiner Geschäftsausgaben. Das ist deine Vorsteuer.
In der MWST-Abrechnung auf estv.admin.ch trägst du die Vorsteuer in Ziffer 400 ein. Sie wird von deiner MWST-Schuld abgezogen.
| Beleg | Nettobetrag | MWST-Satz | MWST (Vorsteuer) |
|---|---|---|---|
| Büromaterial | CHF 200.00 | 8.1% | CHF 16.20 |
| Software-Abo | CHF 50.00 | 8.1% | CHF 4.05 |
| Druckkosten | CHF 800.00 | 8.1% | CHF 64.80 |
| Buchhalter | CHF 500.00 | 8.1% | CHF 40.50 |
| Total Vorsteuer | CHF 125.55 |
06Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
Diese Fehler führen dazu, dass du zu viel MWST zahlst -- oder bei einer Revision Nachforderungen bekommst:
- Vorsteuer vergessen. Viele Selbständige sammeln ihre Belege, vergessen aber, die MWST darauf geltend zu machen. Jeder Beleg ohne Vorsteuerabzug ist bares Geld, das du verschenkst.
- Belege ohne MWST-Nummer. Wenn auf dem Beleg die MWST-Nummer des Lieferanten fehlt, darf die ESTV den Vorsteuerabzug streichen. Achte darauf, dass deine Lieferanten korrekte Rechnungen stellen.
- Privatausgaben abgezogen. Die ESTV prüft bei Revisionen, ob die Ausgaben tatsächlich geschäftlich waren. Private Einkäufe als Geschäftsausgabe zu deklarieren ist nicht erlaubt und kann zu Nachforderungen plus Verzugszinsen führen.
- Vorsteuer auf steuerbefreiten Leistungen. Krankenkassenprämien, Bankgebühren oder Arztkosten enthalten keine MWST. Hier gibt es nichts abzuziehen.
- Falscher Steuersatz. Wenn du den MWST-Betrag zurückreechnest, achte auf den richtigen Satz. Lebensmittel haben z.B. 2.6%, nicht 8.1%.
07Vorsteuerabzug mit einzly
Mit einzly wird der Vorsteuerabzug zum Selbstläufer. Wenn du deine Ausgaben erfasst, erkennt einzly automatisch den MWST-Satz und berechnet die Vorsteuer. Am Ende des Quartals bekommst du eine fertige Zusammenfassung mit allen Zahlen für die ESTV.
- Automatische MWST-Erkennung. einzly ordnet jedem Beleg den richtigen MWST-Satz zu -- 8.1%, 2.6% oder 3.8%. Kein manuelles Nachschlagen mehr.
- Belegscanner mit KI. Fotografiere deinen Beleg und einzly extrahiert automatisch Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie und MWST-Satz. Du musst nichts manuell eintippen.
- MWST-Zusammenfassung. Am Ende jeder Abrechnungsperiode siehst du auf einen Blick: geschuldete MWST, Vorsteuer und die Differenz. Die Zahlen überträgst du direkt ins ESTV-Formular.
- Belege digital archiviert. Alle Belege werden sicher gespeichert und sind bei einer Revision sofort verfügbar. Du erfüllst damit auch die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.