01Definition: Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem du als Leistungserbringer eine Forderung gegenüber dem Kunden geltend machst. Sie dokumentiert, welche Leistung erbracht wurde, wie viel sie kostet und wann bezahlt werden muss. Die Rechnung ist das zentrale Dokument im Geschäftsverkehr.
Im Obligationenrecht wird die Rechnung im Zusammenhang mit der Buchführungspflicht erwähnt (OR Art. 957a). Für MWST-Zwecke enthält Art. 26 MWSTG detaillierte Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung.
Eine Rechnung wird vor der Bezahlung ausgestellt und dient als Zahlungsaufforderung. Sie ist die Grundlage für die Buchführung — sowohl beim Rechnungssteller (Ertrag) als auch beim Empfänger (Aufwand).
02Definition: Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung. Sie bestätigt, dass eine Zahlung geleistet wurde. Die rechtliche Grundlage findet sich in OR Art. 88: «Der Schuldner, der eine Zahlung leistet, ist berechtigt, eine Quittung und, falls die Schuld vollständig getilgt wird, auch die Rückgabe des Schuldscheins oder dessen Entkräftung zu fordern.»
Die Quittung wird also nach der Bezahlung ausgestellt und bestätigt, dass der Gläubiger den geschuldeten Betrag erhalten hat. Sie enthält typischerweise den bezahlten Betrag, das Datum und die Unterschrift des Empfängers.
Ein alltägliches Beispiel: Der Kassenbon, den du im Geschäft erhältst, ist eine Form der Quittung. Er bestätigt, dass du bezahlt hast — ist aber keine Rechnung im eigentlichen Sinne.
03Direkter Vergleich: Quittung vs. Rechnung
Die Unterschiede zwischen Quittung und Rechnung werden in der Praxis oft unterschätzt. Hier ein direkter Vergleich:
| Kriterium | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zweck | Zahlungsaufforderung | Zahlungsbestätigung |
| Zeitpunkt | Vor der Bezahlung | Nach der Bezahlung |
| Rechtliche Basis | OR Art. 957a, MWSTG Art. 26 | OR Art. 88 |
| Aussteller | Leistungserbringer (Gläubiger) | Zahlungsempfänger (Gläubiger) |
| MWST-Ausweis | Pflicht (wenn MWST-pflichtig) | Nicht vorgeschrieben |
| Vorsteuerabzug | Ja (mit korrektem MWST-Ausweis) | Nein (in der Regel) |
| Zahlungsfrist | Enthält Zahlungsfrist | Keine (bereits bezahlt) |
| Typische Form | PDF, Brief, E-Mail | Kassenbon, handschriftliche Bestätigung |
| Buchhaltungsbeleg | Ja — primärer Beleg | Ja — als ergänzender Beleg |
| Pflichtangaben | Umfangreich (Name, Adresse, Leistung, MWST etc.) | Minimal (Betrag, Datum, Unterschrift) |
Kurz gesagt: Die Rechnung sagt «Du schuldest mir Geld», die Quittung sagt «Ich habe dein Geld erhalten». Beide Dokumente sind wichtig — aber sie erfüllen unterschiedliche Funktionen.
04Pflichtangaben einer Rechnung
Das MWSTG stellt klare Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung. Eine vollständige Übersicht findest du im Artikel zu den Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen. Die Pflichtangaben unterscheiden sich je nachdem, ob du MWST-pflichtig bist oder nicht:
Rechnung ohne MWST (nicht MWST-pflichtig)
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum der Rechnungsstellung
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
- Menge und Einzelpreis (wenn zutreffend)
- Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen (Frist, Bankverbindung)
Rechnung mit MWST (MWST-pflichtig, gemäss Art. 26 MWSTG)
- Alle oben genannten Angaben, plus:
- UID-Nummer des Leistungserbringers mit MWST-Zusatz (CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
- Entgelt ohne MWST (Nettobetrag)
- Steuersatz (8.1%, 2.6% oder 3.8%)
- Steuerbetrag (separat ausgewiesen)
- Gesamtbetrag inkl. MWST
- Hinweis «MWST» oder «TVA» auf dem Dokument
05Kassenbon als Buchhaltungsbeleg
Im Alltag erhältst du bei Barzahlungen einen Kassenbon. Die Frage ist: Reicht der als Beleg für die Buchhaltung? Die Antwort: Ja, aber mit Einschränkungen.
Ein Kassenbon ist eine Quittung — er bestätigt die Zahlung. Für die einfache Buchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) genügt er als Ausgabenbeleg: Du siehst, was gekauft wurde, wann, wo und für wie viel.
Für den MWST-Vorsteuerabzug gelten jedoch strengere Regeln. Gemäss MWSTG Art. 26 muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten (siehe oben). Die meisten Kassenbons enthalten diese Angaben nicht vollständig — insbesondere fehlt oft:
- Name und Adresse des Käufers (dein Unternehmen)
- Separate Ausweisung der MWST (Steuersatz + Steuerbetrag)
- UID-Nummer des Verkäufers mit MWST-Zusatz
Tipp: Bei grösseren geschäftlichen Einkäufen im Laden (z.B. Büromaterial, Elektronik) frage immer nach einer vollständigen Rechnung mit deinem Firmennamen und Adresse. Nur so sicherst du dir den Vorsteuerabzug.
06Häufige Fehler in der Praxis
Im Geschäftsalltag passieren rund um Quittungen und Rechnungen immer wieder dieselben Fehler. Hier die häufigsten — und wie du sie vermeidest:
- Kassenbon als MWST-Beleg verwenden: Ein Kassenbon ohne UID-Nummer und ohne separaten MWST-Ausweis berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Fordere bei geschäftlichen Einkäufen immer eine vollständige Rechnung an
- Keine Rechnungsnummer: Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Rechnungen ohne Nummer sind formal mangelhaft und können bei Prüfungen beanstandet werden
- Rechnung und Quittung verwechseln: Wenn ein Kunde bar bezahlt, erstelle trotzdem eine Rechnung — und stelle zusätzlich eine Quittung aus (oder vermerke «Bar bezahlt» auf der Rechnung). Die Rechnung ist der Buchungsbeleg, die Quittung der Zahlungsnachweis
- MWST falsch ausgewiesen: Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, darfst du keine MWST auf der Rechnung ausweisen. Tust du es trotzdem, schuldest du den ausgewiesenen Betrag der ESTV — ohne Vorsteuerabzug
- Fehlende Leistungsbeschreibung: «Diverse Arbeiten» oder «Pauschale» reichen nicht. Die Rechnung muss Art und Umfang der Leistung nachvollziehbar beschreiben
- Belege nicht aufbewahrt: Sowohl Rechnungen als auch Quittungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Fehlende Belege führen bei Prüfungen zu gestrichenen Abzügen
07Wann brauche ich was?
In der Praxis stellt sich oft die Frage: Brauche ich jetzt eine Rechnung, eine Quittung oder beides? Hier eine Übersicht für die gängigsten Situationen:
| Situation | Benötigtes Dokument | Warum |
|---|---|---|
| Du erbringst eine Dienstleistung | Rechnung | Zahlungsaufforderung an den Kunden, Ertragsnachweis für deine Buchhaltung |
| Du kaufst Büromaterial im Laden | Quittung (Kassenbon) + evtl. Rechnung | Kassenbon als Ausgabenbeleg; vollständige Rechnung für Vorsteuerabzug bei Betrag über CHF 400 |
| Ein Kunde bezahlt bar | Rechnung + Quittung | Rechnung als Leistungsnachweis, Quittung als Zahlungsbestätigung |
| Du bestellst Software online | Rechnung (digital) | PDF-Rechnung als Aufwandsbeleg und für den Vorsteuerabzug |
| Du bezahlst einen Handwerker | Rechnung | Aufwandsbeleg mit vollständiger Leistungsbeschreibung und MWST-Ausweis |
| Kunde verlangt Zahlungsbestätigung | Quittung | Nachweis, dass die Rechnung bezahlt wurde (OR Art. 88) |
Faustregel: Wenn du etwas leistest oder lieferst, stellst du eine Rechnung. Wenn du etwas bezahlst oder kassierst, erhältst oder erstellst du eine Quittung. Für die Buchhaltung brauchst du idealerweise beides — die Rechnung als Beleg und den Zahlungsnachweis (Kontoauszug oder Quittung).