01Das Ausgangsszenario
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Sarah ist selbständige Webdesignerin in Zürich. Sie hat einen genehmigten Saldosteuersatz von 5.9% und rechnet nach vereinnahmtem Entgelt ab — das heisst, nur tatsächlich erhaltene Zahlungen zählen für die MWST-Abrechnung.
Im ersten Halbjahr 2026 (Januar bis Juni) hat Sarah folgende Rechnungen erstellt und kassiert:
| Rechnung | Netto (exkl. MWST) | MWST 8.1% | Brutto (inkl. MWST) | Bezahlt |
|---|---|---|---|---|
| Website Redesign Müller AG | CHF 8'000 | CHF 648 | CHF 8'648 | Ja |
| Online-Shop Bäckerei Kunz | CHF 12'500 | CHF 1'012.50 | CHF 13'512.50 | Ja |
| SEO-Paket Meyer Consulting | CHF 3'500 | CHF 283.50 | CHF 3'783.50 | Ja |
| Logo & Branding Steiner GmbH | CHF 4'000 | CHF 324 | CHF 4'324 | Nein (offen) |
02Schritt 1: MWST-Einstellungen in einzly prüfen
Bevor du deine erste Abrechnung erstellst, stelle sicher, dass deine MWST-Einstellungen korrekt sind. Gehe dazu auf Einstellungen und prüfe folgende Punkte:
- MWST-Status: «MWST-pflichtig» ist aktiviert
- MWST-Nummer: Deine UID mit MWST-Zusatz (z.B. CHE-123.456.789 MWST)
- Methode: «Saldosteuersatz» ist ausgewählt
- Saldosteuersatz: Dein genehmigter Satz ist eingetragen (z.B. 5.9%)
- Abrechnungsart: «Vereinnahmtes Entgelt» ist gewählt
03Schritt 2: Rechnungen mit MWST erstellen
Wenn du in einzly eine neue Rechnung erstellst, wird die MWST automatisch berechnet und auf der Rechnung ausgewiesen. Wichtig: Du stellst deinen Kunden immer den gesetzlichen Normalsatz von 8.1% in Rechnung — nicht deinen Saldosteuersatz.
einzly kümmert sich um alles: QR-Einzahlungsschein, MWST-Ausweis, korrekte Beträge. Du gibst einfach den Nettobetrag ein und einzly rechnet die 8.1% automatisch dazu.
04Schritt 3: MWST-Abrechnung in einzly erstellen
Gehe auf den Bereich MWST in einzly. Wähle die Abrechnungsperiode (z.B. 1. Halbjahr 2026: Januar – Juni). einzly zeigt dir automatisch alle relevanten Zahlen an:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Total Entgelte (bezahlte Rechnungen, brutto) | CHF 25'944 |
| Abzüge (MWST-befreite Umsätze) | CHF 0 |
| Steuerbarer Umsatz | CHF 25'944 |
| Saldosteuersatz | 5.9% |
| Geschuldete MWST | CHF 1'530.70 |
Die Berechnung: CHF 25'944 (Bruttoumsatz der bezahlten Rechnungen) × 5.9% = CHF 1'530.70. Das ist der Betrag, den Sarah der ESTV schuldet.
05Schritt 4: Bezugsteuer prüfen
Hast du im Halbjahr Dienstleistungen aus dem Ausland bezogen? Zum Beispiel ein Hosting bei einem US-Anbieter, eine Lizenz aus der EU oder Freelancer-Leistungen aus dem Ausland?
Wenn ja, musst du auf diese Leistungen Bezugsteuer abführen. einzly erkennt als «Bezugsteuer-relevant» markierte Ausgaben automatisch und rechnet sie in die Abrechnung ein.
In Sarahs Fall: Sie nutzt ein US-Hosting für CHF 240/Jahr. Für das Halbjahr sind das CHF 120 × 8.1% = CHF 9.70 Bezugsteuer, die zusätzlich geschuldet wird.
06Schritt 5: Zahlen auf estv.admin.ch eintragen
einzly zeigt dir eine druckbare Zusammenfassung mit allen Ziffern für das ESTV-Formular. Hier ist, was Sarah wo einträgt:
| ESTV-Ziffer | Bezeichnung | Sarahs Wert |
|---|---|---|
| Ziffer 200 | Total der Entgelte | CHF 25'944 |
| Ziffer 289 | Abzüge | CHF 0 |
| Ziffer 299 | Steuerbarer Gesamtumsatz | CHF 25'944 |
| Ziffer 321 | Saldosteuersatz 5.9% | CHF 1'530.70 |
| Ziffer 381 | Bezugsteuer | CHF 9.70 |
| Ziffer 399 | Total geschuldete Steuer | CHF 1'540.40 |
07Schritt 6: Bezahlte MWST als Ausgabe verbuchen
Sobald du die MWST an die ESTV bezahlt hast, musst du diesen Betrag als Ausgabe in einzly erfassen. So gehst du vor:
- Gehe auf Ausgaben und klicke auf «Neue Ausgabe»
- Bezeichnung: «MWST-Zahlung 1. HJ 2026»
- Betrag: CHF 1'540.40
- Kategorie: «Übriger Betriebsaufwand»
- Datum: Das Datum der Überweisung an die ESTV
Damit ist die bezahlte MWST korrekt in deiner Buchhaltung erfasst und erscheint in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Betriebsaufwand.
08Zusammenfassung: Sarahs MWST-Abrechnung
| Was | Betrag |
|---|---|
| Umsatz netto (exkl. MWST) | CHF 24'000 |
| MWST auf Rechnungen (8.1%) | +CHF 1'944 |
| Bruttoumsatz (inkl. MWST) | CHF 25'944 |
| MWST-Schuld an ESTV (5.9%) | -CHF 1'530.70 |
| Bezugsteuer | -CHF 9.70 |
| Total Zahlung an ESTV | CHF 1'540.40 |
| Behaltene MWST-Differenz | +CHF 403.60 |
Das Ganze hat Sarah in einzly weniger als 10 Minuten erledigt. Keine Excel-Tabellen, keine Handberechnung — einzly liefert alle Zahlen fertig aufbereitet.