01Definizione: cos'è una fattura?
Una fattura è un documento con cui voi come prestatore di servizi fate valere un credito nei confronti del cliente. Documenta quale prestazione è stata fornita, quanto costa e quando deve essere pagata. La fattura è il documento centrale nelle relazioni commerciali.
Nel Codice delle obbligazioni la fattura è menzionata nel contesto dell'obbligo di tenuta della contabilità (CO art. 957a). Ai fini IVA, l'art. 26 LIVA contiene requisiti dettagliati sul contenuto di una fattura.
Una fattura viene emessa prima del pagamento e serve come richiesta di pagamento. È la base per la contabilità — sia per chi emette la fattura (ricavo) sia per il destinatario (spesa).
02Definizione: cos'è una ricevuta?
Una ricevuta è una conferma di ricezione. Conferma che un pagamento è stato effettuato. La base legale si trova nel CO art. 88: «Il debitore che effettua un pagamento ha il diritto di esigere una quietanza e, se il debito è completamente estinto, anche la restituzione o l'annullamento del titolo di credito.»
La ricevuta viene quindi emessa dopo il pagamento e conferma che il creditore ha ricevuto l'importo dovuto. Contiene tipicamente l'importo pagato, la data e la firma del destinatario.
Un esempio quotidiano: lo scontrino di cassa che ricevete nel negozio è una forma di ricevuta. Conferma che avete pagato — ma non è una fattura in senso stretto.
03Confronto diretto: ricevuta vs. fattura
Le differenze tra ricevuta e fattura vengono spesso sottovalutate nella pratica. Ecco un confronto diretto:
| Criterio | Fattura | Ricevuta |
|---|---|---|
| Scopo | Richiesta di pagamento | Conferma di pagamento |
| Momento | Prima del pagamento | Dopo il pagamento |
| Base legale | CO art. 957a, LIVA art. 26 | CO art. 88 |
| Emittente | Prestatore di servizi (creditore) | Destinatario del pagamento (creditore) |
| Indicazione IVA | Obbligatoria (se soggetto all'IVA) | Non prescritta |
| Deduzione imposta precedente | Sì (con corretta indicazione IVA) | No (di regola) |
| Termine di pagamento | Contiene il termine di pagamento | Nessuno (già pagato) |
| Forma tipica | PDF, lettera, e-mail | Scontrino di cassa, conferma manoscritta |
| Giustificativo contabile | Sì — giustificativo primario | Sì — come giustificativo complementare |
| Indicazioni obbligatorie | Ampie (nome, indirizzo, prestazione, IVA ecc.) | Minimali (importo, data, firma) |
In breve: la fattura dice «Mi dovete dei soldi», la ricevuta dice «Ho ricevuto i vostri soldi». Entrambi i documenti sono importanti — ma svolgono funzioni diverse.
04Indicazioni obbligatorie di una fattura
La LIVA pone requisiti chiari sul contenuto di una fattura. Una panoramica completa si trova nel nostro articolo sulle indicazioni obbligatorie delle fatture svizzere. Le indicazioni obbligatorie variano a seconda che siate soggetti all'IVA o meno:
Fattura senza IVA (non soggetto all'IVA)
- Nome e indirizzo dell'emittente della fattura
- Nome e indirizzo del destinatario
- Data di emissione della fattura
- Numero di fattura (progressivo)
- Descrizione della prestazione fornita o della merce consegnata
- Quantità e prezzo unitario (se applicabile)
- Importo totale
- Condizioni di pagamento (termine, coordinate bancarie)
Fattura con IVA (soggetto all'IVA, ai sensi dell'art. 26 LIVA)
- Tutte le indicazioni sopra menzionate, più:
- Numero IDI del prestatore con suffisso IVA (CHE-XXX.XXX.XXX IVA)
- Data o periodo della fornitura della prestazione (se diverso dalla data della fattura)
- Controvalore senza IVA (importo netto)
- Aliquota (8,1%, 2,6% o 3,8%)
- Importo dell'imposta (indicato separatamente)
- Importo totale incl. IVA
- Indicazione «IVA» o «TVA» sul documento
05Lo scontrino di cassa come giustificativo contabile
Nella quotidianità ricevete uno scontrino di cassa per i pagamenti in contanti. La domanda è: è sufficiente come giustificativo per la contabilità? La risposta: sì, ma con limitazioni.
Uno scontrino di cassa è una ricevuta — conferma il pagamento. Per la contabilità semplice (conto delle entrate e delle uscite) è sufficiente come giustificativo di spesa: si vede cosa è stato acquistato, quando, dove e per quanto.
Per la deduzione dell'imposta precedente IVA valgono tuttavia regole più severe. Ai sensi dell'art. 26 LIVA una fattura deve contenere determinate indicazioni (v. sopra). La maggior parte degli scontrini non contiene queste indicazioni completamente — in particolare mancano spesso:
- Nome e indirizzo dell'acquirente (la vostra impresa)
- Indicazione separata dell'IVA (aliquota + importo dell'imposta)
- Numero IDI del venditore con suffisso IVA
Consiglio: per acquisti aziendali più importanti in negozio (ad es. materiale d'ufficio, elettronica) chiedete sempre una fattura completa con il nome e l'indirizzo della vostra impresa. Solo così vi assicurate la deduzione dell'imposta precedente.
06Errori frequenti nella pratica
Nella quotidianità lavorativa si ripetono sempre gli stessi errori riguardo a ricevute e fatture. Ecco i più frequenti — e come evitarli:
- Utilizzare lo scontrino come giustificativo IVA: uno scontrino senza numero IDI e senza indicazione separata dell'IVA non autorizza alla deduzione dell'imposta precedente. Richiedete sempre una fattura completa per gli acquisti aziendali
- Nessun numero di fattura: ogni fattura necessita di un numero univoco e progressivo. Fatture senza numero sono formalmente carenti e possono essere contestate in caso di verifica
- Confondere fattura e ricevuta: se un cliente paga in contanti, emettete comunque una fattura — e rilasciate in aggiunta una ricevuta (o annotate «Pagato in contanti» sulla fattura). La fattura è il giustificativo contabile, la ricevuta la prova del pagamento
- IVA indicata erroneamente: se non siete soggetti all'IVA, non dovete indicare l'IVA sulla fattura. Se lo fate comunque, dovete l'importo indicato all'AFC — senza deduzione dell'imposta precedente
- Descrizione della prestazione mancante: «Lavori diversi» o «Forfait» non bastano. La fattura deve descrivere in modo tracciabile tipo e entità della prestazione
- Giustificativi non conservati: sia le fatture che le ricevute devono essere conservate per 10 anni. Giustificativi mancanti portano a deduzioni cancellate in caso di verifica
07Quando mi serve cosa?
Nella pratica si pone spesso la domanda: mi serve una fattura, una ricevuta o entrambe? Ecco una panoramica per le situazioni più comuni:
| Situazione | Documento necessario | Perché |
|---|---|---|
| Fornite un servizio | Fattura | Richiesta di pagamento al cliente, prova del ricavo per la vostra contabilità |
| Acquistate materiale d'ufficio in negozio | Ricevuta (scontrino) + eventualmente fattura | Scontrino come giustificativo di spesa; fattura completa per la deduzione dell'imposta precedente per importi superiori a CHF 400 |
| Un cliente paga in contanti | Fattura + ricevuta | Fattura come prova della prestazione, ricevuta come conferma di pagamento |
| Ordinate software online | Fattura (digitale) | Fattura PDF come giustificativo di spesa e per la deduzione dell'imposta precedente |
| Pagate un artigiano | Fattura | Giustificativo di spesa con descrizione completa della prestazione e indicazione IVA |
| Il cliente richiede una conferma di pagamento | Ricevuta | Prova che la fattura è stata pagata (CO art. 88) |
Regola empirica: se fornite o consegnate qualcosa, emettete una fattura. Se pagate o incassate qualcosa, ricevete o emettete una ricevuta. Per la contabilità vi servono idealmente entrambe — la fattura come giustificativo e la prova del pagamento (estratto conto o ricevuta).