01Warum Teilrechnungen für Selbständige wichtig sind
Stell dir vor: Du hast einen Auftrag über CHF 15'000 gewonnen. Alles auf einmal am Ende in Rechnung stellen? Riskant. Dein Kunde könnte Monate später Einwände haben, und du hast in der Zwischenzeit Material und Zeit vorfinanziert. Teilrechnungen lösen dieses Problem — sie sichern deinen Cashflow und reduzieren das Risiko für beide Seiten.
In der Schweiz sind Teilrechnungen und Anzahlungen gängige Praxis — vor allem in der Bau- und Kreativbranche, bei IT-Projekten und in der Beratung. Rechtlich gilt: Jede Teilrechnung ist eine eigenständige Rechnung mit eigener MWST-Berechnung. Mehr dazu erfährst du im Artikel über Vorauszahlung, Teilrechnung und Endrechnung. Die Schlussrechnung listet das Gesamttotal auf und zieht alle bereits bezahlten Beträge ab.
02Der komplette Ablauf in einzly
einzly bildet den gesamten Prozess ab — von der Offerte mit Anzahlung bis zur Schlussrechnung. Hier ist der Überblick:
Du erstellst eine Offerte wie gewohnt und aktivierst die Anzahlung. Wähle zwischen einem fixen Betrag (z.B. CHF 3'000) oder einem Prozentsatz (z.B. 30%). Die Anzahlung wird auf der Offerte und im PDF angezeigt — der Kunde weiss von Anfang an, was erwartet wird.
Dein Kunde erhält die Offerte per Link oder E-Mail. Er sieht die Positionen, das Total und die vereinbarte Anzahlung. Mit einem Klick akzeptiert er — du wirst sofort benachrichtigt.
Sobald die Offerte akzeptiert ist, erstellt einzly automatisch einen Auftrag. Alle Daten (Kunde, Positionen, Anzahlung) werden übernommen. Der Auftrag erscheint in deiner Auftragsübersicht.
Im Auftrag siehst du die Buttons «Teilrechnung erstellen» und «Schlussrechnung erstellen». Erstelle so viele Teilrechnungen wie nötig — jede mit eigenem Betrag, eigener MWST und eigenem QR-Einzahlungsschein.
Am Ende erstellst du die Schlussrechnung. einzly listet automatisch alle bereits fakturierten Teilrechnungen als Abzüge auf — der Restbetrag wird berechnet und auf dem QR-Einzahlungsschein ausgewiesen.
03Anzahlung auf der Offerte definieren
Beim Erstellen einer Offerte findest du unter den Positionen die Option «Anzahlung erforderlich?». Klicke auf «Ja» und wähle:
- Prozent — z.B. 30% des Gesamttotals. Der Betrag wird live berechnet und angezeigt.
- Fixer Betrag — z.B. CHF 5'000. Der Prozentsatz wird automatisch berechnet.
Die Anzahlung wird nicht zum Total addiert — sie ist ein Hinweis für den Kunden, welcher Betrag bei Auftragserteilung fällig wird. Auf dem PDF und in der Online-Ansicht erscheint die Info unterhalb des Totals: «Vereinbarte Anzahlung: CHF 4'500.00 (30.0%)».
04Teilrechnungen erstellen und versenden
Sobald dein Auftrag aktiv ist, kannst du Teilrechnungen erstellen. In der Auftragsübersicht klickst du auf «Teilrechnung erstellen». Du siehst sofort:
- Das Gesamt-Total des Auftrags
- Wie viel bereits fakturiert wurde
- Wie viel noch offen ist
Gib den Teilbetrag ein — als Prozentsatz oder fixen Betrag. einzly berechnet automatisch Netto, MWST und Brutto. Die Teilrechnung erhält eine reguläre Rechnungsnummer und den Titel «Teilrechnung» statt «Rechnung». Du kannst sie anschliessend direkt versenden. Der QR-Einzahlungsschein enthält den Teilbetrag.
Auf jeder Teilrechnung steht die Referenz zum Auftrag und zur Offerte — so kann dein Kunde die Zahlung eindeutig zuordnen.
05Überblick behalten: Bezahlt, offen, Restbetrag
In der Auftragsübersicht siehst du pro Auftrag den Fortschritt: Wie viel wurde bereits fakturiert, wie viel davon ist bezahlt, und wie viel ist noch offen. So hast du jederzeit den Überblick — ohne Excel-Tabelle nebenbei.
Du kannst Teilrechnungen auch direkt in der Auftragsübersicht als «bezahlt» markieren — kein Wechseln zur Rechnungsseite nötig. Der Restbetrag aktualisiert sich automatisch.
06Die Schlussrechnung — alles zusammengerechnet
Am Ende des Projekts erstellst du die Schlussrechnung. einzly übernimmt automatisch alle Positionen aus der ursprünglichen Offerte. Du kannst sie bei Bedarf anpassen — zum Beispiel wenn Mehrarbeit angefallen ist.
Das Besondere: Die Schlussrechnung enthält einen Abzüge-Block. Hier werden alle bereits fakturierten Teilrechnungen aufgelistet — mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Der Restbetrag wird automatisch berechnet.
So sieht der Abzüge-Block auf der Schlussrechnung aus:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gesamtbetrag Projekt | CHF 10'000.00 |
| Abzgl. Teilrechnung R-2026-003 (15.01.2026) | – CHF 3'000.00 |
| Abzgl. Teilrechnung R-2026-007 (15.03.2026) | – CHF 3'000.00 |
| Zahlbar | CHF 4'000.00 |
Der QR-Einzahlungsschein auf der Schlussrechnung enthält nur den Restbetrag — nicht das Gesamttotal. So gibt es keine Verwirrung beim Kunden.
07Rückwärtskompatibel: Ohne Anzahlung geht's auch
Nicht jedes Projekt braucht Teilrechnungen. Wenn du auf einer Offerte keine Anzahlung definierst, funktioniert einzly wie gewohnt: Offerte erstellen, Auftrag annehmen, eine Rechnung erstellen. Der gesamte Teilrechnungs-Flow ist optional und taucht nur auf, wenn du ihn aktivierst.