Bei grösseren Projekten ist es üblich, nicht alles auf einmal in Rechnung zu stellen. Vorauszahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen gehören zum Alltag vieler Selbständiger. Doch wie verbucht man das richtig?
01Begriffe klären
| Begriff | Definition | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Vorauszahlung (Anzahlung) | Zahlung vor Leistungsbeginn | Material vorfinanzieren, Auftrag absichern |
| Akontozahlung | Zahlung während laufendem Projekt | Grossprojekte, Bau, IT-Projekte |
| Teilrechnung | Rechnung über bereits erbrachte Leistung | Abgeschlossene Projektphasen |
| Schlussrechnung (Endrechnung) | Abschlussrechnung über den gesamten Auftrag | Projektabschluss, Restbetrag |
02So buchst du in der einfachen Buchhaltung
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) gilt das Zufluss-/Abflussprinzip: Du buchst jede Zahlung dann, wenn das Geld tatsächlich fliesst. Wie du Teilrechnungen und Anzahlungen in der Praxis erstellst, zeigen wir dir in einem separaten Artikel. Das Grundprinzip ist einfach:
- Vorauszahlung: Als Einnahme buchen, sobald das Geld auf deinem Konto eingeht
- Teilrechnung: Als Einnahme buchen, sobald bezahlt
- Schlussrechnung: Restbetrag als Einnahme buchen, sobald bezahlt
03Praxisbeispiel: Webdesign-Projekt
Du erstellst eine Website für CHF 10'000 (exkl. MWST). Vereinbart sind 3 Zahlungen: 30% Vorauszahlung, 40% nach Designfreigabe, 30% bei Projektabschluss.
| Phase | Betrag | Buchung als Einnahme |
|---|---|---|
| Vorauszahlung (Auftragserteilung) | CHF 3'000 | Bei Geldeingang im Januar |
| Teilrechnung (Designfreigabe) | CHF 4'000 | Bei Geldeingang im März |
| Schlussrechnung (Go-Live) | CHF 3'000 | Bei Geldeingang im Mai |
| Total | CHF 10'000 |
04MWST bei Teilrechnungen
Falls du MWST-pflichtig bist, musst du auf jeder Teilrechnung die MWST separat ausweisen. Achte dabei auch auf die Pflichtangaben auf Rechnungen. Die MWST wird jeweils auf den Teilbetrag berechnet — nicht auf den Gesamtauftrag.
Bei der Schlussrechnung wird nur noch die MWST auf den Restbetrag ausgewiesen. Wichtig: Die Summe aller Teil-MWSTs muss die MWST auf den Gesamtbetrag ergeben.
| Rechnung | Netto | MWST 8.1% | Brutto |
|---|---|---|---|
| Vorauszahlung | CHF 3'000.00 | CHF 243.00 | CHF 3'243.00 |
| Teilrechnung | CHF 4'000.00 | CHF 324.00 | CHF 4'324.00 |
| Schlussrechnung | CHF 3'000.00 | CHF 243.00 | CHF 3'243.00 |
| Total | CHF 10'000.00 | CHF 810.00 | CHF 10'810.00 |
05Tipps für die Praxis
- Zahlungsplan im Vertrag festhalten — so gibt es keine Diskussionen
- Jede Teilrechnung separat nummerieren (z.B. RE-2026-042a, RE-2026-042b)
- Auf der Schlussrechnung alle bisherigen Zahlungen auflisten und abziehen
- Nicht zu lange warten — stelle die Schlussrechnung sofort nach Projektabschluss