Als Selbständige:r kennst du das Problem: Du hast die Leistung erbracht, die Rechnung verschickt — aber die Zahlung bleibt aus. In der Schweiz ist das leider keine Seltenheit. Laut Studien werden rund 10% aller Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt.
Eine professionelle Mahnung hilft dir, den ausstehenden Betrag einzufordern, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden. Unsere kostenlosen Vorlagen enthalten alle nötigen Angaben für eine rechtlich korrekte Mahnung in der Schweiz.
01Wann darf ich mahnen?
In der Schweiz darfst du mahnen, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Die Zahlungsfrist steht auf deiner Rechnung — üblich sind 30 Tage. Wenn du keine Frist angegeben hast, gilt eine «angemessene Frist» (gemäss OR Art. 102).
- Rechnungsfrist abgelaufen: Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist, darfst du mahnen. Du musst nicht warten.
- Keine gesetzliche Mahnpflicht: In der Schweiz bist du nicht verpflichtet, zu mahnen. Du könntest theoretisch direkt die Betreibung einleiten. Praktisch ist es aber sinnvoller, zuerst zu mahnen.
- Verzugszins ab Mahnung: Ab der ersten Mahnung darfst du einen Verzugszins von 5% berechnen (OR Art. 104). Dieser Anspruch entsteht automatisch mit dem Verzug.
02Vorlage herunterladen
Wir haben zwei kostenlose Mahnungsvorlagen erstellt — eine für Word und eine für Excel. Beide enthalten Platzhalter für die 1., 2. und 3. Mahnung mit angepasster Tonalität.
Professionelle Vorlage für Zahlungserinnerung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Platzhalter ersetzen und als PDF versenden.
Mahnungslayout mit automatischer Berechnung von Verzugszins und Mahngebühren. Druckbereich für A4 vordefiniert.
03Mahnung schreiben — Schritt für Schritt
Lade die Word- oder Excel-Datei herunter und öffne sie in deinem bevorzugten Programm.
Trage deine Firmendaten und die Adresse des Schuldners ein. Achte auf korrekte Angaben — eine Mahnung muss eindeutig zustellbar sein.
Verweise auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. So kann der Empfänger die Mahnung sofort zuordnen.
Passe den Betreff und den Tonfall an die Mahnstufe an. Die 1. Mahnung ist freundlich (Zahlungserinnerung), die 2. bestimmter, die 3. enthält eine Frist mit Androhung rechtlicher Schritte.
Nenne den offenen Betrag, allfällige Verzugszinsen und setze eine neue, konkrete Zahlungsfrist (z.B. «Zahlbar bis 15.04.2026»).
Speichere die Mahnung als PDF und versende sie per E-Mail oder Post. Bei der 3. Mahnung empfiehlt sich ein Einschreiben.
041., 2. und 3. Mahnung — die Eskalationsstufen
In der Praxis hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert. Jede Stufe wird im Ton schärfer und setzt eine kürzere Frist:
| Stufe | Bezeichnung | Tonfall | Frist | Verzugszins |
|---|---|---|---|---|
| 1. Mahnung | Zahlungserinnerung | Freundlich, sachlich | 10–14 Tage | Optional (5%) |
| 2. Mahnung | 2. Mahnung | Bestimmt, klar | 10 Tage | 5% (OR Art. 104) |
| 3. Mahnung | Letzte Mahnung | Frist + Androhung Betreibung | 7–10 Tage | 5% + Mahngebühr |
05Zahlungserinnerung vs. Mahnung
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, es gibt aber einen Unterschied in der Tonalität und der rechtlichen Wirkung:
- Zahlungserinnerung: Eine freundliche Erinnerung, dass die Rechnung noch offen ist. Sie unterstellt kein böswilliges Verhalten und ist ideal als erste Kontaktaufnahme. Rechtlich hat sie die gleiche Wirkung wie eine Mahnung — sie setzt den Schuldner in Verzug.
- Mahnung: Ein formelleres Schreiben, das den Zahlungsverzug klar benennt. Ab der 2. Mahnung wird der Ton bestimmter. Die 3. Mahnung enthält typischerweise eine Frist mit Androhung rechtlicher Schritte (Betreibung).
Rechtlich gesehen gibt es in der Schweiz keinen Unterschied: Beide setzen den Schuldner in Verzug (OR Art. 102). Du bist auch nicht verpflichtet, dreimal zu mahnen — eine einzige Mahnung genügt, um den Verzug zu begründen.
06Mahnungen automatisch versenden mit einzly
Statt Vorlagen von Hand auszufüllen, kannst du mit einzly Mahnungen automatisch erstellen und versenden. einzly erkennt überfällige Rechnungen und schlägt die passende Mahnstufe vor.
- Automatische Erkennung: einzly zeigt dir überfällige Rechnungen auf einen Blick. Du siehst sofort, welche Kunden noch nicht bezahlt haben.
- Mahnung per Klick: Wähle die Rechnung aus, passe den Text an und versende die Mahnung direkt per E-Mail — als professionelles PDF.
- Verzugszins automatisch: Der Verzugszins von 5% wird automatisch berechnet und auf der Mahnung ausgewiesen.
- Verlauf nachverfolgen: Sieh auf einen Blick, welche Rechnungen gemahnt wurden und in welcher Stufe sie sich befinden.