Einfache Buchhaltung Vorlage: Kostenlos für Einsteiger

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BuchhaltungVorlageEinsteigerOhne MWST

01Was ist eine einfache Buchhaltung?

Die einfache Buchhaltung — auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) genannt — ist die simpelste Form der Buchführung, die das Schweizer Gesetz erlaubt. Du erfasst lediglich, was reinkommt und was rausgeht. Keine Bilanz, keine doppelte Buchführung, keine komplizierten Konten.

Gemäss OR Art. 957 dürfen Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 diese vereinfachte Buchführung anwenden. Das betrifft die grosse Mehrheit der Freelancer, Berater, Therapeuten und Kleinunternehmer in der Schweiz.

Einfache vs. doppelte BuchführungDie einfache Buchhaltung erfasst nur Geldflüsse (Einnahmen und Ausgaben). Die doppelte Buchführung erfasst zusätzlich Vermögen, Schulden und Eigenkapital. Unter CHF 500'000 Umsatz reicht die einfache — und genau dafür ist unsere Vorlage gedacht.

02Was muss in der Buchhaltung erfasst werden?

Auch eine einfache Buchhaltung muss gewissen Anforderungen genügen. Das Steueramt erwartet eine lückenlose, chronologische Aufstellung aller geschäftlichen Transaktionen.

Datum: Wann hat die Transaktion stattgefunden?
Typ: Ist es eine Einnahme oder eine Ausgabe?
Beschreibung: Wer hat bezahlt oder wofür wurde bezahlt?
Kategorie: Welcher Art ist die Buchung (Dienstleistung, Miete, Software, etc.)?
Betrag: Wie viel in CHF?

Belege nicht vergessenZu jeder Buchung gehört ein Beleg — eine Rechnung, eine Quittung oder ein Kontoauszug. Belege müssen gemäss OR Art. 958f 10 Jahre aufbewahrt werden. Scanne Papierbelege und speichere sie digital.

Wenn du nicht MWST-pflichtig bist (unter CHF 100'000 Jahresumsatz und nicht freiwillig angemeldet), brauchst du keine MWST-Spalten. Genau das macht unsere Vorlage besonders einsteigerfreundlich.

03Unsere kostenlose Vorlage

Unsere einfache Buchhaltungsvorlage ist bewusst minimalistisch gehalten. Kein Fachchinesisch, keine überflüssigen Spalten — nur das, was du wirklich brauchst.

Blatt «Buchungen»: Alle Einnahmen und Ausgaben an einem Ort. Datum, Typ (Einnahme/Ausgabe per Dropdown), Beschreibung, Kategorie und Betrag.
Blatt «Monatsübersicht»: Automatische Auswertung — Total Einnahmen, Total Ausgaben, Gewinn/Verlust und Anzahl Buchungen. Alles per Formel berechnet.

Einfache Buchhaltung herunterladen

Kostenlos, ohne Anmeldung — .xlsx-Datei, kompatibel mit Excel, Google Sheets und LibreOffice.

Du bist MWST-pflichtig?Dann nutze unsere Excel-Vorlage mit MWST-Berechnung — mit separaten Blättern für Einnahmen, Ausgaben und MWST-Übersicht.

04So füllst du die Vorlage aus

Vorlage öffnen

Lade die .xlsx-Datei herunter und öffne sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice. Lösche die Beispielzeilen.

Einnahmen erfassen

Für jede Zahlung, die du erhältst: Datum eintragen, Typ «Einnahme» wählen, Beschreibung und Betrag eingeben. Pro Zeile eine Transaktion.

Ausgaben erfassen

Für jede geschäftliche Ausgabe: Gleicher Ablauf, aber Typ «Ausgabe» wählen. Denk an Miete, Software, Material, Versicherungen und AHV-Beiträge.

Übersicht prüfen

Wechsle zum Blatt «Monatsübersicht». Dein Gewinn und die Zusammenfassung werden automatisch berechnet. Prüfe mindestens monatlich.

05Typische Fehler vermeiden

Gerade am Anfang schleichen sich schnell Fehler ein. Diese fünf Punkte kosten die meisten Selbständigen am Ende Zeit und Geld:

Buchungen aufschieben: Wer alles auf den Jahresabschluss schiebt, vergisst Einträge und verliert Belege. Erfasse mindestens wöchentlich.
Privat und Geschäft mischen: Nutze ein separates Geschäftskonto. Wenn du vom gleichen Konto privat einkaufst und Rechnungen stellst, wird die Buchhaltung ein Chaos.
Belege nicht aufbewahren: Ohne Beleg ist die Ausgabe steuerlich nicht abzugsfähig. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht — digital reicht.
Kategorien inkonsistent: Verwende über das ganze Jahr dieselben Kategorien. «Büro», «Bürokosten» und «Office» sollten nicht nebeneinander existieren.
Privatanteile ignorieren: Nutzt du Telefon, Auto oder Büro auch privat, musst du den Privatanteil herausrechnen. Das Steueramt prüft das.

06Wann reicht eine einfache Vorlage nicht mehr?

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Start — aber irgendwann stösst sie an Grenzen. Diese Signale zeigen dir, dass es Zeit für ein richtiges Tool ist:

Du hast mehr als 20 Buchungen pro Monat — die Übersicht geht verloren
Du wirst MWST-pflichtig (ab CHF 100'000 Umsatz) — die Vorlage hat keine MWST-Logik
Du willst QR-Rechnungen versenden — das kann Excel nicht
Du brauchst einen sauberen Jahresabschluss als PDF für das Steueramt
Du willst Belege direkt verknüpfen statt sie separat zu speichern

Vorsicht bei wachsendem GeschäftSobald dein Umsatz CHF 100'000 übersteigt, wirst du automatisch MWST-pflichtig. Dann brauchst du MWST-Spalten, eine korrekte Vorsteuerabrechnung und die Möglichkeit, MWST-Abrechnungen an die ESTV zu übermitteln. Das kann Excel nicht leisten.

07Von der Vorlage zu einzly

einzly wurde genau für Selbständige entwickelt, die keine Buchhaltungskenntnisse haben. Du brauchst weder einen Treuhänder noch ein BWL-Studium. Die App führt dich Schritt für Schritt — und übernimmt alles, was Excel nicht kann.

Funktion	Diese Vorlage	einzly
Einnahmen & Ausgaben	✓ Manuell	✓ Automatisch kategorisiert
Dropdown für Typ	✓ Einnahme/Ausgabe	✓ Automatisch erkannt
Monatsübersicht	✓ Formeln	✓ Live-Dashboard
MWST-Berechnung	✗ Nicht enthalten	✓ Automatisch
QR-Rechnungen	✗ Nicht möglich	✓ Swiss QR-Standard
Belege verknüpfen	✗ Nicht möglich	✓ Foto-Upload
Jahresabschluss	✗ Manuell	✓ PDF-Export
Preis	Kostenlos	Ab CHF 9/Monat

Der Wechsel ist jederzeit möglich — du kannst deine bestehenden Daten importieren und sofort weiterarbeiten. Keine Daten gehen verloren.

30 Tage gratis testenStarte kostenlos mit einzly — keine Kreditkarte nötig. Wenn die Vorlage nicht mehr reicht, ist einzly der nächste Schritt.

08Häufige Fragen

Ja. Gemäss OR Art. 957 musst du mindestens über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Die einfache Buchhaltung (EAR) erfüllt diese Pflicht für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz.

Ja — solange du alle Buchungen lückenlos, chronologisch und mit Belegen dokumentierst. Das Steueramt akzeptiert eine saubere EAR als Beilage zur Steuererklärung. Wichtig ist, dass der Gewinn nachvollziehbar berechnet ist.

Die einfache Buchhaltung erfasst nur Geldflüsse — was rein- und rausgeht. Die doppelte Buchführung erfasst zusätzlich Vermögenswerte und Schulden über eine Bilanz. Unter CHF 500'000 Umsatz reicht die einfache Variante.

Genau dafür ist sie gemacht. Die Vorlage enthält bewusst keine MWST-Spalten und ist ideal für Selbständige, die noch nicht MWST-pflichtig sind (unter CHF 100'000 Umsatz). Falls du MWST erfassen musst, nutze unsere erweiterte Vorlage mit MWST-Berechnung.