01Warum eine Excel-Vorlage für die Buchhaltung?
Viele Selbständige starten ihre Buchhaltung mit Excel. Der Grund ist einfach: Es ist bereits vorhanden, kostet nichts extra und die Hürde ist niedrig. Für eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) gemäss OR Art. 957 kann Excel durchaus genügen — zumindest am Anfang.
Das Problem: Excel bietet keine automatische Kategorisierung, keine Beleg-Verknüpfung und keine MWST-Automatik. Jede Formel musst du selbst pflegen, und Fehler fallen oft erst bei der Steuererklärung auf. Was genau du als Selbständiger an Buchhaltung führen musst, erklären wir separat. Trotzdem ist eine saubere Vorlage ein guter Startpunkt.
02Was gehört in eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Eine korrekte EAR muss alle geschäftlichen Geldflüsse lückenlos und chronologisch erfassen. Das Steueramt erwartet eine nachvollziehbare Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben.
Beschreibung (Geschäftspartner, Leistung)
Kategorie (Dienstleistung, Material, Büro, etc.)
Betrag in CHF (brutto)
MWST-Satz (falls MWST-pflichtig)
MWST-Betrag und Nettobetrag
Zugehöriger Beleg (Rechnung, Quittung)
Die Kategorien wählst du passend zu deiner Tätigkeit. Wichtig ist Konsistenz: Verwende über das ganze Jahr die gleichen Kategorien, damit die Auswertung am Jahresende stimmt.
03Unsere kostenlose Excel-Vorlage
Wir haben eine professionelle Excel-Vorlage erstellt, die du sofort verwenden kannst. Sie enthält drei Tabellenblätter mit allen nötigen Formeln.
- Blatt «Einnahmen»: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag, MWST-Satz, MWST-Betrag, Netto — mit Summenformel
- Blatt «Ausgaben»: Gleicher Aufbau wie Einnahmen — für alle Geschäftsausgaben
- Blatt «Übersicht»: Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Gewinn/Verlust und MWST-Zusammenfassung — automatisch berechnet
Kostenlos, ohne Anmeldung — .xlsx-Datei, kompatibel mit Excel, Google Sheets und LibreOffice.
04So nutzt du die Vorlage
Lade die .xlsx-Datei herunter und öffne sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice.
Lösche die Beispielzeilen und passe die Kategorien an deine Tätigkeit an (z.B. «Beratung», «Webdesign», «Coaching»).
Trage jede Einnahme chronologisch ein. Erfasse Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag. Die MWST-Felder nur ausfüllen, wenn du MWST-pflichtig bist.
Gleich wie bei den Einnahmen: Jede geschäftliche Ausgabe mit Beleg erfassen. Vergiss nicht: AHV-Beiträge, Versicherungen und Abschreibungen.
Das Blatt «Übersicht» berechnet automatisch deinen Gewinn und die MWST-Zahllast. Prüfe monatlich, ob alles stimmt.
05Die Grenzen von Excel
Excel funktioniert — aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Je mehr Buchungen du hast, desto grösser werden die Probleme:
- Keine automatische MWST: Du musst den Satz manuell eintragen und die Berechnung selbst prüfen. Fehler fallen oft erst bei der Abrechnung mit der ESTV auf.
- Kein QR-Rechnungsversand: Excel kann keine Swiss QR-Rechnungen erstellen. Dafür brauchst du ein separates Tool.
- Keine Beleg-Verknüpfung: Belege liegen irgendwo auf der Festplatte — nicht direkt bei der Buchung. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht wird zum Albtraum.
- Kein Jahresabschluss: Für den Steuerexport musst du die Daten manuell aufbereiten. Kein automatischer PDF-Export, keine Auswertungen.
- Fehleranfällig: Eine gelöschte Formel, ein falscher Zellbezug — und die ganze Rechnung stimmt nicht mehr.
06Vergleich: Excel vs. einzly
Hier siehst du auf einen Blick, wo Excel aufhört und einzly anfängt:
| Funktion | Excel | einzly |
|---|---|---|
| Einnahmen & Ausgaben erfassen | ✓ Manuell | ✓ Automatisch kategorisiert |
| MWST-Berechnung | ✗ Manuell / fehleranfällig | ✓ Automatisch (8.1%, 2.6%, 3.8%) |
| MWST-Abrechnung (ESTV) | ✗ Nicht möglich | ✓ Per Knopfdruck |
| QR-Rechnungen erstellen | ✗ Nicht möglich | ✓ Swiss QR-Standard |
| Belege verknüpfen | ✗ Nicht möglich | ✓ Foto-Upload direkt zur Buchung |
| Jahresabschluss / EAR-Export | ✗ Manuell | ✓ PDF-Export für Steueramt |
| Datensicherheit | ✗ Lokale Datei | ✓ Cloud-Backup (Schweiz) |
| Preis | Kostenlos | Ab CHF 9/Monat |
07Der Umstieg lohnt sich
Du hast deine Buchhaltung bisher in Excel geführt? Kein Problem. einzly wurde genau für den Umstieg entwickelt: Du kannst deine bestehenden Daten importieren und sofort weiterarbeiten.
Der grösste Vorteil: Du sparst Zeit. Keine manuellen Formeln mehr, keine Fehlersuche, keine separate MWST-Berechnung. Stattdessen eine saubere Buchhaltung, die du in wenigen Minuten pro Woche erledigen kannst.