01Buchführungspflicht für Vereine in der Schweiz
Seit 2023 ist die Buchführungspflicht für Vereine in Art. 69a ZGB klar geregelt. Jeder Verein muss mindestens eine ordnungsgemässe Buchführung haben — auch wenn er klein ist und keine Gewinne erwirtschaftet.
Die zentrale Frage ist nicht ob du Buch führen musst, sondern wie:
| Kriterium | Einfache Buchhaltung | Doppelte Buchhaltung |
|---|---|---|
| Handelsregisterpflicht | Nicht HR-pflichtig | HR-pflichtig oder freiwillig im HR |
| Art der Buchführung | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Milchbüechli) | Bilanz + Erfolgsrechnung |
| Typischer Verein | Sportclub, Musikverein, Quartierverein | Verein mit gewerblichem Betrieb (z.B. Restaurant) |
| Gesetzliche Grundlage | Art. 957 Abs. 2 OR | Art. 957 Abs. 1 OR + Art. 957a–958f OR |
02Wann reicht die einfache Buchhaltung?
Die grosse Mehrheit der Schweizer Vereine darf die einfache Buchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen. Das bedeutet: Du listest alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch auf — fertig.
Die einfache Buchhaltung reicht, wenn dein Verein:
- Nicht im Handelsregister eingetragen ist (und nicht sein muss)
- Kein kaufmännisches Gewerbe betreibt — also keine dauerhafte, auf Erwerb ausgerichtete wirtschaftliche Tätigkeit
- Nicht revisionspflichtig ist (betrifft nur sehr grosse Vereine)
Das trifft auf die allermeisten Vereine zu: Sportclubs, Musikvereine, Quartiervereine, Kulturvereine, Elternvereine, Hobbyvereine und viele mehr.
03Wann braucht ein Verein die doppelte Buchhaltung?
Die doppelte Buchhaltung ist nur Pflicht, wenn dein Verein ins Handelsregister eingetragen werden muss. Das ist der Fall, wenn:
- Der Verein ein kaufmännisch geführtes Gewerbe betreibt, um seinen Zweck zu erreichen (z.B. ein Verein, der ein Restaurant, ein Fitnessstudio oder einen Laden führt)
- Der Verein revisionspflichtig ist (ab 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt oder wenn 20% der Vereinsmitglieder es verlangen)
Wichtig: Auch wenn sich dein Verein freiwillig im Handelsregister einträgt, wird damit die doppelte Buchhaltung Pflicht. Überlege dir also gut, ob eine freiwillige Eintragung wirklich nötig ist.
04Einfache Buchhaltung: So sieht sie in der Praxis aus
Bei der einfachen Buchhaltung führst du ein Einnahmen-Ausgaben-Journal. Jede Geldbewegung wird mit Datum, Beschreibung, Betrag und Kategorie erfasst.
Beispiel: Fussballclub FC Muster
| Datum | Beschreibung | Einnahme | Ausgabe | Kategorie |
|---|---|---|---|---|
| 05.01. | Mitgliederbeiträge 2026 | CHF 8'400 | Mitgliederbeiträge | |
| 12.01. | Hallenmiete Januar | CHF 450 | Miete / Anlagen | |
| 20.01. | Sponsoring Firma Müller AG | CHF 2'000 | Sponsoring | |
| 28.01. | Trikots Juniorenteam | CHF 1'200 | Material / Ausrüstung | |
| 03.02. | Kuchenverkauf Vereinsfest | CHF 680 | Veranstaltungen | |
| 15.02. | Schiedsrichterkosten | CHF 320 | Spielbetrieb | |
| 01.03. | Versicherungsprämie | CHF 890 | Versicherungen | |
| 10.03. | Gemeindebeitrag | CHF 1'500 | Subventionen |
Am Ende des Vereinsjahres rechnest du zusammen:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Total Einnahmen | CHF 12'580 |
| Total Ausgaben | CHF 2'860 |
| Ergebnis (Überschuss) | CHF 9'720 |
Diese Zusammenfassung — die Jahresrechnung — präsentierst du an der Generalversammlung (GV). Zusammen mit den Belegen ist dein Verein damit buchhalterisch in Ordnung.
05Die Jahresrechnung für die GV
Die Generalversammlung genehmigt jedes Jahr die Jahresrechnung des Vereins. Als Kassier oder Kassierin musst du folgende Unterlagen vorbereiten:
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben, idealerweise nach Kategorien gruppiert
- Vermögensübersicht: Kontostand per 31.12. (Bankkonto, Barkasse, allenfalls Wertschriften)
- Vergleich mit Budget: Gegenüberstellung von Budget und effektiven Zahlen — so sehen die Mitglieder, ob der Verein im Plan liegt
- Budget für das neue Jahr: Geschätzte Einnahmen und Ausgaben für das kommende Vereinsjahr
- Revisorenbericht: Die Rechnungsrevisoren (Kontrollstelle) prüfen die Buchhaltung und empfehlen der GV, die Rechnung zu genehmigen
06Typische Einnahmen und Ausgaben eines Vereins
Einnahmen
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Mitgliederbeiträge | Jahresbeiträge, Aufnahmegebühren |
| Sponsoring | Sponsorenverträge, Bandenwerbung, Trikotwerbung |
| Subventionen | Gemeindebeiträge, kantonale Fördergelder |
| Veranstaltungen | Festwirtschaft, Tombola, Eintrittsgelder |
| Spenden | Einzelspenden, Sammelaktionen |
| Übrige Einnahmen | Zinserträge, Materialverkauf |
Ausgaben
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Miete / Anlagen | Hallenmiete, Platzmiete, Raumkosten |
| Material / Ausrüstung | Trikots, Bälle, Instrumente, Geräte |
| Spielbetrieb / Aufführungen | Schiedsrichter, Lizenzen, Noten, Reisekosten |
| Veranstaltungen | Festkosten, Catering, Dekoration |
| Versicherungen | Vereins-Haftpflicht, Unfallversicherung |
| Verwaltung | Drucksachen, Porto, Software, Bankgebühren |
| Trainer / Leiter | Honorare, Entschädigungen |
| Anschaffungen | Mobiliar, Technik, grössere Investitionen |
07Steuerpflicht: Muss der Verein Steuern zahlen?
Ja, grundsätzlich sind Vereine in der Schweiz steuerpflichtig — sowohl auf Gewinn als auch auf Vermögen. Aber es gibt wichtige Ausnahmen und Freibeträge:
- Gewinnsteuer: Auf Bundesebene ist ein Verein erst ab einem Reingewinn von CHF 5'000 steuerpflichtig. Kantonal variieren die Freibeträge
- Gemeinnützigkeit: Wenn dein Verein gemeinnützige Zwecke verfolgt (Kultur, Sport, Bildung, Soziales) und die Gewinne nicht an Mitglieder ausgeschüttet werden, kann eine Steuerbefreiung beantragt werden
- MWST: Die MWST-Pflicht gilt auch für Vereine — aber erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerpflichtigen Leistungen. Die meisten kleinen Vereine sind davon nicht betroffen
- Mitgliederbeiträge: Reine Mitgliederbeiträge sind in der Regel nicht MWST-pflichtig, da ihnen keine spezifische Gegenleistung gegenübersteht
08Die richtige Software für deine Vereinsbuchhaltung
Viele kleine Vereine nutzen noch Excel oder sogar Papier. Das funktioniert, ist aber fehleranfällig und aufwändig. Mit der richtigen Vereinsbuchhaltung Software sparst du Zeit und hast die Jahresrechnung auf Knopfdruck bereit.
Was eine gute Vereinsbuchhaltung Software können muss
- Einnahmen und Ausgaben erfassen: Einfach und schnell, mit Kategorien und Belegen
- Jahresrechnung erstellen: Auf Knopfdruck eine übersichtliche Zusammenfassung für die GV
- Kategorien anpassen: Die Kategorien müssen zu deinem Verein passen (Mitgliederbeiträge, Sponsoring, etc.)
- Belege digital speichern: Quittungen und Rechnungen direkt zuordnen
- Export-Möglichkeiten: PDF oder CSV für die Revisoren und die Steuererklärung
097 Tipps für eine saubere Vereinsbuchhaltung
Eröffne ein separates Bankkonto für den Verein. So sind Vereinsgelder und private Gelder sauber getrennt — das erleichtert die Buchhaltung und schafft Transparenz gegenüber den Mitgliedern.
Warte nicht bis zur GV, um Belege zu sortieren. Erfasse jede Einnahme und Ausgabe zeitnah. Das spart dir Stunden an Aufräumarbeit am Jahresende.
Lege zu Beginn des Jahres deine Kategorien fest und nutze sie konsequent. So wird die Jahresrechnung automatisch übersichtlich und vergleichbar mit dem Vorjahr.
Erstelle zu Beginn des Vereinsjahres ein Budget. Vergleiche quartalsweise die Ist-Zahlen mit dem Budget. So erkennst du frühzeitig, wenn Einnahmen ausbleiben oder Ausgaben aus dem Ruder laufen.
Gib den Revisoren genügend Zeit für die Prüfung. Idealerweise übergibst du die Unterlagen 2–3 Wochen vor der GV — nicht am Abend davor.
Besonders bei Veranstaltungen mit Barverkauf: Führe eine Barkasse mit Abrechnung. Jeder Franken muss nachvollziehbar sein.
Auch Vereine müssen Belege und Buchhaltungsunterlagen während 10 Jahren aufbewahren (Art. 958f OR). Digitale Aufbewahrung ist erlaubt und empfehlenswert.