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Handelsregistereintrag für Einzelfirmen: Pflicht, Ablauf und Kosten

Wann ist der Handelsregistereintrag für Einzelfirmen Pflicht? Ablauf, Kosten, Vor- und Nachteile, Änderungen und Löschung -- alle Infos auf einen Blick.

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einzly Redaktion
Steuer- & Finanzredaktion
6 Min. Lesezeit
2. März 2026

01Wann ist der HR-Eintrag Pflicht?

Die Regel ist klar und in OR Art. 934 Abs. 1 festgehalten: Einzelunternehmen, die einen Jahresumsatz von mindestens CHF 100'000 erzielen, müssen sich im Handelsregister eintragen lassen. Diese Umsatzgrenze bezieht sich auf den Bruttoumsatz (Rohertrag) -- nicht auf den Gewinn.

Der Umsatz wird jeweils auf Basis des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres beurteilt. Wenn du im laufenden Jahr erstmals die Schwelle von CHF 100'000 erreichst, bist du verpflichtet, dich innert angemessener Frist eintragen zu lassen. Eine feste Meldefrist nennt das Gesetz nicht, aber die kantonalen Handelsregisterämter erwarten eine Anmeldung innerhalb weniger Monate.

Pflicht gilt automatischDie Eintragungspflicht entsteht automatisch mit Erreichen des Umsatzes -- du musst nicht darauf warten, dass dich jemand auffordert. Wer die Pflicht ignoriert, kann vom Handelsregisteramt von Amtes wegen eingetragen werden (OR Art. 934 Abs. 2) und muss mit Gebühren und Ordnungsbussen rechnen.
JahresumsatzHR-EintragspflichtBuchführungspflicht
Unter CHF 100'000Nein (freiwillig)Vereinfacht (EAR)
CHF 100'000 -- 499'999Ja (Pflicht)Vereinfacht (EAR)
Ab CHF 500'000Ja (Pflicht)Ordentlich (doppelte Buchhaltung)

02Freiwilliger Eintrag: Vor- und Nachteile

Auch wenn dein Umsatz unter CHF 100'000 liegt, kannst du dich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Falls du noch in der Gründungsphase bist, findest du alle Schritte in unserem Artikel zum Einzelfirma gründen. Der freiwillige Eintrag hat durchaus Vorteile -- aber auch ein paar Nachteile, die du kennen solltest.

VorteileNachteile
Firmennamensschutz im Kanton: Niemand darf einen verwechselbaren Namen verwendenKosten: CHF 120--400 je nach Kanton (einmalige Gebühr)
Professioneller Auftritt: HR-Eintrag signalisiert SeriositätÖffentliche Einsehbarkeit: Name, Adresse und Zweck sind für jeden abrufbar (zefix.ch)
Voraussetzung für Geschäftskonto bei manchen BankenBetreibungsamt hat direkten Zugriff auf HR-Daten
Öffentliche Auftraggeber verlangen oft einen HR-EintragÄnderungen (z.B. Adresswechsel) müssen gemeldet werden -- Gebühren fallen an
UID-Nummer wird automatisch vergebenLöschung bei Geschäftsaufgabe muss beantragt werden
Unsere EmpfehlungWenn du langfristig selbständig bleiben willst, lohnt sich der freiwillige Eintrag fast immer. Der Firmennamensschutz allein ist das Geld wert. Zudem brauchst du den Eintrag spätestens, wenn du die CHF 100'000-Schwelle erreichst.

03Ablauf der Eintragung: Schritt für Schritt

Die Anmeldung beim Handelsregister ist kein bürokratisches Monster. Je nach Kanton kannst du den grössten Teil online erledigen. Hier der Ablauf:

1
Firmennamen prüfen:

Prüfe auf zefix.ch (Zentraler Firmenindex), ob dein gewünschter Firmenname bereits vergeben oder verwechselbar ist. Der Name muss deinen Familiennamen enthalten (z.B. «Müller IT-Services»). Fantasienamen ohne Familiennamen sind bei Einzelfirmen nicht erlaubt.

2
Anmeldeformular ausfüllen:

Die meisten Kantone bieten Online-Anmeldeformulare an (easygov.swiss oder kantonale Portale). Du brauchst: Firma (Name), Zweck (Geschäftstätigkeit), Sitz (Geschäftsadresse), Angaben zum Inhaber (Name, Vorname, Geburtsdatum, Heimatort, Adresse), Art der Unterschriftsberechtigung.

3
Beglaubigte Unterschrift:

Du musst eine beglaubigte Unterschrift einreichen. Diese erhältst du bei der Gemeinde (Beglaubigung durch Gemeindeschreiber) oder bei einem Notar. Kosten: ca. CHF 20--50.

4
Anmeldung einreichen:

Reiche das Formular mit der beglaubigten Unterschrift beim kantonalen Handelsregisteramt ein -- online, per Post oder persönlich. Das Amt prüft die Angaben und den Firmennamen.

5
Publikation im SHAB:

Nach der Prüfung wird die Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert. Ab diesem Moment ist deine Firma offiziell im Handelsregister eingetragen und öffentlich einsehbar.

6
UID-Nummer erhalten:

Mit dem HR-Eintrag erhältst du automatisch eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Das Format: CHE-123.456.789. Die UID brauchst du für MWST, AHV und andere Behördenkontakte.

Dauer: ca. 1--3 WochenDie Bearbeitung dauert je nach Kanton und Auslastung des Registeramts 1 bis 3 Wochen. In dringenden Fällen bieten einige Kantone eine Expressbearbeitung gegen Aufpreis an.

04Erforderliche Angaben und Kosten

Bei der Anmeldung musst du bestimmte Pflichtangaben machen, die im Handelsregister veröffentlicht werden. Die Handelsregisterverordnung (HRegV) regelt die Details.

AngabePflichtBeispiel
Firma (Name)JaMeier Webdesign
Sitz (Gemeinde)JaZürich
GeschäftsadresseJaMusterstrasse 12, 8001 Zürich
RechtsformJaEinzelunternehmen
Zweck (Geschäftstätigkeit)JaErstellung von Websites und Webapplikationen
Inhaber/in (Name, Vorname, Heimatort)JaMeier, Anna, von Bern
UnterschriftsberechtigungJaInhaberin mit Einzelunterschrift
Geburtsdatum des InhabersJa01.01.1990

Die Kosten variieren je nach Kanton:

KostenpunktBetrag
Eintragungsgebühr HandelsregisterCHF 120--400 (kantonal unterschiedlich)
SHAB-PublikationIm Eintragungspreis inbegriffen oder ca. CHF 30--50
Beglaubigung der UnterschriftCHF 20--50 (Gemeinde) oder CHF 50--100 (Notar)
Gesamtkosten typischerweiseCHF 170--500
Über easygov.swiss anmeldenÜber das Bundesportal easygov.swiss kannst du die HR-Anmeldung für viele Kantone direkt online erledigen. Das spart den Weg zum Amt und ist oft günstiger als die Einzelanmeldung.

05Änderungen melden und Löschung beantragen

Einmal eingetragen, musst du Änderungen an den registrierten Angaben dem Handelsregisteramt melden. Das gilt für:

  • Änderung des Firmennamens (z.B. bei Namensänderung durch Heirat)
  • Änderung der Geschäftsadresse oder des Sitzes
  • Änderung des Geschäftszwecks
  • Wechsel der Unterschriftsberechtigung

Für jede Änderung fällt eine Gebühr an (typischerweise CHF 50--200). Die Änderung wird ebenfalls im SHAB publiziert.

Bei der Aufgabe der Geschäftstätigkeit musst du die Löschung beantragen (OR Art. 934 Abs. 1). Die Löschung wird im SHAB publiziert und die Firma ist danach nicht mehr im Register eingetragen. Falls du den Löschungsantrag vergisst, kann das Handelsregisteramt dich nach einer gewissen Inaktivitätsperiode von Amtes wegen löschen.

Meldepflicht nicht vergessenWer Änderungen nicht meldet, riskiert eine Ordnungsbusse und Gebühren für die Eintragung von Amtes wegen. Melde Änderungen zeitnah -- auch einen Umzug innerhalb des gleichen Kantons.

06SHAB, Zefix und UID-Nummer erklärt

Rund um das Handelsregister gibt es drei wichtige Begriffe und Systeme, die du als Inhaber einer Einzelfirma kennen solltest:

  • SHAB (Schweizerisches Handelsamtsblatt): Das offizielle Publikationsorgan des Bundes für Handelsregistermeldungen. Jede Eintragung, Änderung und Löschung wird im SHAB publiziert. Seit 2023 erscheint das SHAB nur noch elektronisch unter shab.ch.
  • Zefix (Zentraler Firmenindex): Die öffentliche Suchmaschine für alle im Handelsregister eingetragenen Firmen der Schweiz. Auf zefix.ch kannst du nach Firmennamen suchen, Handelsregisterauszüge abrufen und prüfen, ob ein Name bereits vergeben ist. Zefix ist kostenlos.
  • UID (Unternehmens-Identifikationsnummer): Eine eindeutige Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789, die jedem im Handelsregister eingetragenen Unternehmen zugewiesen wird. Die UID ersetzt die alte Handelsregisternummer und wird auch für MWST-Zwecke verwendet (MWST-Nummer = UID + «MWST»). Das UID-Register ist unter uid.admin.ch abrufbar.
SystemURLZweck
SHABshab.chPublikation von HR-Einträgen und Änderungen
Zefixzefix.chSuche nach eingetragenen Firmen
UID-Registeruid.admin.chSuche nach UID-Nummern
EasyGoveasygov.swissOnline-Anmeldung Handelsregister
UID-Nummer auch ohne HR-EintragAuch wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist, erhältst du eine UID-Nummer, sobald du dich bei der MWST oder der AHV als selbständig erwerbend anmeldest. Die UID ist der zentrale Identifikator für alle Behördenkontakte.

07Buchhaltung und HR-Eintrag mit einzly

Der Handelsregistereintrag ist ein Meilenstein für deine Einzelfirma -- er zeigt, dass dein Geschäft wächst. Spätestens jetzt brauchst du eine ordentliche Buchhaltung, die deinen Umsatz sauber nachweist. Einen Überblick über alle Rechtsformen findest du in unserem Rechtsform-Vergleich.

einzly unterstützt dich dabei:

  • Umsatzübersicht in Echtzeit: Sieh jederzeit, wo du in Relation zur CHF 100'000-Grenze stehst -- einzly zeigt dir den kumulierten Jahresumsatz auf dem Dashboard
  • UID und MWST-Nummer hinterlegen: Trage deine UID ein und sie erscheint automatisch auf allen Rechnungen -- gesetzeskonform und professionell
  • Rechnungen mit allen Pflichtangaben: Firmenname, Adresse, UID, MWST-Nummer -- einzly stellt sicher, dass nichts fehlt
  • EAR oder doppelte Buchhaltung: Unter CHF 500'000 Umsatz genügt die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. einzly erstellt sie automatisch
  • Belege digital archivieren: Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht (OR Art. 958f) erfüllst du mit dem revisionssicheren Belegarchiv von einzly
Starte bevor du musstRichte deine Buchhaltung mit einzly ein, bevor du die CHF 100'000-Umsatzgrenze erreichst. So hast du beim Pflicht-HR-Eintrag bereits alles sauber dokumentiert und kannst den Umsatznachweis auf Knopfdruck liefern. 30 Tage kostenlos testen.

08Häufige Fragen zum Handelsregistereintrag

Das Handelsregisteramt kann dich von Amtes wegen eintragen (OR Art. 934 Abs. 2). Du trägst dann die Kosten plus allfällige Ordnungsbussen. Zudem kann die Steuerbehörde oder die AHV-Ausgleichskasse das Handelsregisteramt informieren, wenn ihnen auffällt, dass du die Schwelle überschritten hast.
Es zählt der gesamte Bruttoumsatz aus der Geschäftstätigkeit -- unabhängig davon, ob der Umsatz in der Schweiz oder im Ausland erzielt wird. Massgebend ist der Rohertrag gemäss OR Art. 934 Abs. 1.
Ja. Eine Namensänderung muss beim Handelsregisteramt gemeldet werden und wird im SHAB publiziert. Es fallen Gebühren an (ca. CHF 80--200). Der neue Name muss weiterhin deinen Familiennamen enthalten und darf nicht verwechselbar mit bereits eingetragenen Firmen sein.
Nein. Der Handelsregistereintrag ist eine Registrierung deines Unternehmens. Eine Gewerbebewilligung (z.B. für Gastgewerbe, Gesundheitsberufe oder Finanzdienstleister) ist eine behördliche Zulassung für bestimmte Branchen. Je nach Kanton und Branche brauchst du beides oder nur eines.
Über den Zentralen Firmenindex (zefix.ch). Gib deinen Wunschnamen ein und prüfe, ob identische oder verwechselbare Namen bereits eingetragen sind. Die Suche ist kostenlos. Beachte: Der Schutz des Firmennamens gilt primär innerhalb des Kantons -- schweizweit bei identischen Namen.
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