Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, kommt sie jeden Monat: die Lohnabrechnung. AHV, ALV, UVG, BVG, vielleicht Quellensteuer — und am Jahresende die Lohnausweise. Viele Selbständige und KMU stehen dann vor derselben Frage: selber rechnen, eine Lohnsoftware nutzen oder die Lohnbuchhaltung auslagern? In diesem Artikel vergleichen wir die drei Wege ehrlich — mit Kosten, Aufwand und den typischen Stolperfallen.
01Was bei der Lohnbuchhaltung wirklich anfällt
Bevor du dich entscheidest, lohnt sich ein Blick auf den tatsächlichen Umfang. Lohnbuchhaltung ist mehr als «Bruttolohn minus Abzüge»:
- Monatlich: Lohnabrechnung pro Person mit allen Abzügen (AHV/IV/EO, ALV, UVG/NBU, BVG, ggf. Quellensteuer), Auszahlung, Payslip an die Mitarbeitenden
- Bei Änderungen: Ein- und Austritte melden, Pensums- und Lohnänderungen nachführen, Krankheits- und Unfallmeldungen, Mutterschaftsentschädigung
- Periodisch: Beiträge an die Ausgleichskasse abrechnen (monatlich oder quartalsweise), Quellensteuer ans kantonale Steueramt
- Jährlich: Lohnausweise für alle Mitarbeitenden, Jahresdeklarationen an AHV, UVG-Versicherer und BVG-Kasse, neue Beitragssätze und Grenzwerte übernehmen
- Je nach Branche: GAV-Vorgaben wie Mindestlöhne, 13. Monatslohn, Feiertags- und Nachtzuschläge (z.B. L-GAV im Gastgewerbe oder LMV im Bau)
Wie die Anmeldung als Arbeitgeber grundsätzlich abläuft, zeigt unser Leitfaden Mitarbeiter einstellen als Einzelfirma. Hier geht es um die Folgefrage: Wer erledigt das alles jeden Monat?
02Weg 1: Selber rechnen (Excel oder von Hand)
Der günstigste Weg auf dem Papier — und der fehleranfälligste in der Praxis. Für eine einzelne Aushilfe mit kleinem Pensum kann das funktionieren, vor allem mit dem vereinfachten Abrechnungsverfahren: Bei Löhnen bis CHF 22'050 pro Jahr und Person rechnest du AHV, ALV, UVG und Quellensteuer in einem Schritt direkt über die Ausgleichskasse ab.
Sobald es darüber hinausgeht, wird Excel schnell zum Risiko. Die typischen Fehlerquellen:
- Beitragssätze und Grenzwerte ändern fast jedes Jahr (BVG-Eintrittsschwelle, Koordinationsabzug, ALV-Grenzen) — alte Vorlagen rechnen still falsch weiter
- Ferienentschädigung im Stundenlohn (8.33% bei vier, 10.64% bei fünf Wochen Ferien) wird oft vergessen oder falsch ausgewiesen
- Quellensteuer-Tarife sind kantonal verschieden und ändern jährlich
- Der 13. Monatslohn muss anteilig zurückgestellt und korrekt abgerechnet werden
- Fehler fallen oft erst bei der AHV-Revision auf — dann drohen Nachzahlungen für mehrere Jahre
03Weg 2: Lohnsoftware — Lohnabrechnung online selber machen
Der Mittelweg: Du bleibst selbst am Steuer, aber eine Lohnsoftware übernimmt die Rechenarbeit. Moderne Lösungen berechnen alle Abzüge automatisch, erstellen die Payslips und Lohnausweise und übermitteln die Jahresdeklarationen elektronisch im Swissdec-Standard (ELM) an Ausgleichskasse, Versicherer und Steuerämter. Damit fällt genau der Teil weg, der bei Handarbeit schiefgeht.
Preislich liegen Schweizer Lohnlösungen für kleine Teams meist bei CHF 10–20 pro Mitarbeiter und Monat. Unser Partner payrollnow bietet die Payroll-Software zum Beispiel für CHF 12 pro Mitarbeiter und Monat an — mit einem Ansatz, der für Nicht-Profis gedacht ist: Du erfasst Ereignisse («Lohnerhöhung ab März», «Austritt per Ende Monat»), die Berechnung und die Meldungen passieren automatisch. Lohn-Spezialwissen brauchst du dafür nicht, und deine Mitarbeitenden sehen ihre Abrechnungen direkt in einer App.
Für wen passt das? Für Firmen mit etwa 1 bis 20 Mitarbeitenden, die Kontrolle und tiefe Kosten wollen und bereit sind, Ein- und Austritte selbst zu erfassen. Also für die meisten Einzelfirmen und kleinen GmbHs mit den ersten Angestellten.
04Weg 3: Lohnbuchhaltung auslagern (Outsourcing)
Beim Outsourcing gibst du die Lohnbuchhaltung komplett ab: Ein externer Anbieter erstellt die Abrechnungen, meldet Ein- und Austritte, rechnet mit Ausgleichskasse, UVG-Versicherer, BVG-Kasse und Steuerämtern ab und kümmert sich um Spezialfälle wie Krankentaggeld- oder Unfallmeldungen. Du lieferst nur noch die Änderungen — den Rest erledigt der Anbieter.
Dafür gibt es zwei klassische Anlaufstellen: den Treuhänder (üblich sind etwa CHF 30–50 pro Lohnabrechnung, ideal wenn er ohnehin schon deine Buchhaltung macht) und spezialisierte Payroll-Anbieter mit Pauschalen pro Mitarbeiter. Bei payrollnow kostet das Payroll-Outsourcing CHF 25 pro Mitarbeiter und Monat (ab 25 Mitarbeitenden) — inklusive GAV-Handling für Branchen wie Gastronomie, Bau oder Personalverleih. Praktisch dabei: Software und Outsourcing laufen auf derselben Plattform, du kannst also klein mit der Software starten und später wechseln, ohne zu migrieren.
Externe Lohnbuchhaltung lohnt sich vor allem, wenn dein Betrieb wächst, ein GAV mit Zuschlägen und Mindestlöhnen gilt oder schlicht niemand im Team Zeit für Lohnadministration hat. Ein Nebeneffekt, den viele unterschätzen: Lohndaten sind sensibel — mit einem externen Anbieter sieht niemand im Team, was die anderen verdienen.
05Entscheidungshilfe: Welcher Weg passt zu dir?
| Deine Situation | Empfehlung | Kosten (Richtwert) |
|---|---|---|
| 1 Aushilfe, Lohn unter CHF 22'050/Jahr | Vereinfachtes Abrechnungsverfahren über die Ausgleichskasse | ca. CHF 0 |
| 1–20 Mitarbeitende, du willst Kontrolle | Lohnsoftware (Self-Service) | ca. CHF 10–20 pro MA/Monat |
| Treuhänder macht bereits deine Buchhaltung | Lohnbuchhaltung beim Treuhänder dazunehmen | ca. CHF 30–50 pro Abrechnung |
| Ab ca. 25 Mitarbeitenden oder GAV-Branche | Payroll-Outsourcing beim Spezialisten | ca. CHF 25 pro MA/Monat |
Wichtig: Die Wege schliessen sich nicht aus. Viele Firmen starten mit einer Lohnsoftware und lagern später aus, wenn das Team wächst — oder holen sich nur fürs Jahresende (Lohnausweise, Deklarationen) Unterstützung beim Treuhänder.