01Warum ein Beleg-Scanner?
Ausgaben buchen gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben in der Buchhaltung. Nicht weil es kompliziert ist — sondern weil es repetitiv ist. Lieferant eintippen, Betrag abtippen, Datum suchen, Kategorie auswählen. Für jeden einzelnen Beleg.
Das summiert sich: 20 Belege im Monat, jeweils 1–2 Minuten pro Beleg — das ist eine halbe Stunde Tipparbeit. Pro Monat. Und dabei passieren Fehler: falscher Betrag, falsches Datum, falsche Kategorie.
02So funktioniert der KI-Beleg-Scanner
Wenn du eine neue Ausgabe buchst, siehst du ganz oben im Formular einen Upload-Bereich. Dort lädst du deinen Beleg hoch — als Foto (direkt mit dem Handy fotografiert) oder als PDF. Der Rest passiert automatisch.
Öffne «Neue Ausgabe» und klicke auf den Scan-Bereich oben im Formular. Du kannst ein Foto machen (Kamera öffnet sich direkt auf dem Handy) oder eine Datei auswählen — Bilder und PDFs werden unterstützt.
Innerhalb von 1–2 Sekunden analysiert die KI deinen Beleg und extrahiert: Lieferant/Firmenname, Gesamtbetrag, Belegdatum, passende Ausgabenkategorie, MWST-Satz (falls relevant) und einen kurzen Buchungstext.
Alle Felder im Formular sind jetzt vorausgefüllt. Du prüfst kurz ob alles stimmt, passt bei Bedarf an und drückst «Ausgabe buchen». Der Beleg wird gleichzeitig als Datei angehängt.
03Was wird alles erkannt?
Die KI analysiert den gesamten Beleg und extrahiert alle relevanten Informationen für deine Buchhaltung:
| Feld | Beispiel | Erkennung |
|---|---|---|
| Lieferant | Coop, Swisscom, SBB | Firmenname vom Beleg |
| Betrag | CHF 47.85 | Gesamtbetrag (brutto) |
| Datum | 15.03.2026 | Belegdatum |
| Kategorie | Buromaterial, Fahrzeug | Intelligent zugeordnet |
| MWST-Satz | 8.1%, 2.6%, 3.8% | Nur bei effektiver Methode |
| Buchungstext | Buromaterial Coop | Kurze Beschreibung |
Intelligente Kategorie-Zuordnung
Die KI ordnet Ausgaben automatisch der richtigen Kategorie zu — basierend auf dem Beleginhalt. Eine Tankquittung wird als «Fahrzeug/Benzin» erkannt, ein SBB-Ticket als «Reisespesen», Google Ads als «Marketing». Für die 16 Ausgabenkategorien in einzly gibt es klare Zuordnungsregeln.
Noch besser: einzly merkt sich, welche Kategorie du für welchen Lieferanten verwendest. Beim zweiten Beleg vom gleichen Lieferanten wird die Kategorie automatisch übernommen — ohne KI, direkt aus deinem Nutzungsverhalten. So lernt das System mit der Zeit dazu.
04MWST-Erkennung: Nur wenn relevant
Der KI-Beleg-Scanner passt sich automatisch an deine MWST-Einstellungen an:
| Dein MWST-Status | MWST vom Beleg? | Warum? |
|---|---|---|
| Keine MWST | Nein | Nicht MWST-pflichtig, kein Vorsteuerabzug |
| Saldosteuersatz | Nein | Pauschaler Satz, kein Vorsteuerabzug |
| Effektive Methode | Ja | Vorsteuer wird abgezogen — MWST-Satz relevant |
Nur bei der effektiven Methode muss der MWST-Satz vom Beleg erfasst werden — für den Vorsteuerabzug. Bei allen anderen Methoden wird das Feld automatisch übersprungen. So werden keine unnötigen Daten erhoben.
05Welche Belege funktionieren?
Der Scanner funktioniert mit praktisch allen Belegtypen, die in der Schweiz üblich sind:
- Kassenbelege — Coop, Migros, Denner, Aldi und alle anderen Detailhändler
- Online-Rechnungen als PDF — Swisscom, Sunrise, Hostpoint, Google, Adobe
- Tankquittungen — Shell, BP, Avia, Migrol und alle Tankstellen
- Restaurantquittungen — Bewirtungsbelege mit Trinkgeld
- SBB- und Reisebelege — Zugtickets, Flugtickets, Hotelrechnungen
- Handwerker-Rechnungen — Reparaturen, Material, Dienstleistungen
- Abos und Lizenzen — Software-Rechnungen, Cloud-Services
06Datenschutz und Sicherheit
Der KI-Beleg-Scanner verarbeitet deine Daten DSGVO-konform. Die Belege werden ausschliesslich zur Texterkennung an den KI-Dienst gesendet — nicht gespeichert, nicht für Training verwendet, nicht an Dritte weitergegeben.
- Belege werden nur zur einmaligen Erkennung verarbeitet
- Keine Speicherung der Bilddaten beim KI-Anbieter
- Keine Verwendung deiner Daten für KI-Training
- Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
- Dein Original-Beleg bleibt sicher in deinem einzly-Account gespeichert
Die Daten auf deinen Belegen — Beträge, Lieferanten, Einkäufe — sind keine besonders schützenswerten Personendaten nach Schweizer DSG. Es handelt sich um gewöhnliche Geschäftsausgaben, vergleichbar mit dem was jedes Cloud-Buchhaltungstool täglich verarbeitet.