La creation de ton entreprise individuelle est faite -- felicitations. Mais maintenant commence la partie que beaucoup de freelances sous-estiment : la comptabilite. Pas la theorie, mais le cote pratique. Quel compte ouvrir ? Comment enregistrer tes premiers justificatifs ? Que doit figurer sur ta premiere facture ? Et combien de temps tout cela prend-il par semaine ?
Cet article est ton guide pratique de demarrage rapide. Pas un guide de creation d'entreprise (tu trouveras cela dans l'article sur l'entreprise individuelle), pas un manuel fiscal (c'est dans le guide fiscal pour freelances) -- mais les etapes concretes pour que ta comptabilite fonctionne proprement des le premier jour.
01Ouvrir un compte professionnel
Strictement parlant, il n'existe pas d'obligation legale en Suisse de tenir un compte professionnel separe. Neanmoins, c'est l'une des decisions les plus importantes au debut -- car quiconque melange les paiements prives et professionnels sur le meme compte perd le fil au plus tard lors de la declaration d'impots.
Ce qu'il faut regarder lors du choix du compte
- Frais de tenue de compte : Les comptes professionnels coutent souvent CHF 5 a 25/mois. Compare les offres -- pour un faible volume, un compte economique suffit generalement
- Facture QR / QR-IBAN : Verifie si la banque delivre un QR-IBAN. Tu en as besoin pour creer des factures QR avec numero de reference
- E-banking et interfaces : Un bon e-banking fait gagner du temps. Certaines banques proposent des fonctions d'export (CSV, MT940) importables dans ton logiciel de comptabilite
- Trafic des paiements : Attention aux couts des virements, ordres permanents et eventuels paiements par carte
| Fournisseur | Type | Cout env. | QR-IBAN |
|---|---|---|---|
| PostFinance Business | Traditionnel | CHF 9--18/mois | Oui |
| ZKB Compte PME | Traditionnel | CHF 10--20/mois | Oui |
| Raiffeisen Compte commercial | Traditionnel | CHF 8--15/mois | Oui |
| Neon Business | Neobanque | CHF 0 (base) | Oui |
| Yuh | Neobanque | CHF 0 | Non (IBAN uniquement) |
Conseil : ouvre le compte avant d'envoyer ta premiere facture. Ainsi, tu peux indiquer les bonnes coordonnees bancaires des le depart et n'auras rien a corriger par la suite.
02Enregistrer les justificatifs des le premier jour
L'obligation de conserver les justificatifs est l'un des sujets les plus sous-estimes chez les freelances. Pourtant, c'est limpide : selon l'art. 958f CO, tu dois conserver tous les documents commerciaux pendant 10 ans. Cela s'applique aux factures, quittances, releves de compte, contrats et tout ce qui documente une transaction commerciale.
La bonne nouvelle : depuis la revision du CO, la conservation numerique est equivalente au justificatif papier -- pour autant que la lisibilite et l'immuabilite soient garanties. Concretement : scanne ou photographie tes justificatifs et classe-les systematiquement. Plus de details dans l'article Conserver les justificatifs en Suisse.
Le workflow le plus simple pour les justificatifs
Qu'il s'agisse d'un ticket de caisse, d'un PDF par e-mail ou d'une facture en ligne -- rassemble tout immediatement en un seul endroit.
Photographie les justificatifs papier directement avec ton smartphone. Ne les empile pas pour faire 'plus tard' -- c'est la plus grande erreur.
Chaque justificatif a besoin d'une date, d'un montant et d'une categorie (p. ex. fournitures de bureau, logiciel, deplacement). Dans einzly, cela se fait automatiquement grace au scanner de justificatifs IA.
Numeriquement dans le logiciel de comptabilite ou dans une structure de dossiers claire (p. ex. par mois et categorie). Conserver en plus les justificatifs papier dans un classeur.
03Creer ta premiere facture
La premiere facture est une etape importante -- et en meme temps un piege potentiel. Car en Suisse, il existe des mentions obligatoires sur les factures que tu devrais respecter des le depart. Si elles manquent, le client peut retarder le paiement ou ne pas pouvoir deduire la TVA en amont.
Ce qui doit figurer sur chaque facture
- Nom complet et adresse de l'emetteur de la facture (nom de ton entreprise / ton nom)
- Nom et adresse du client
- Date de la facture et numero de facture unique (sequentiel)
- Description de la prestation : Qu'a ete livre ou effectue ? Periode de la prestation
- Montant : Postes individuels, quantite, prix unitaire, montant total
- Indications TVA : Si assujetti a la TVA : numero TVA, taux et montant TVA. Sinon : mention 'sans TVA' ou 'exonere de TVA'
- Conditions de paiement : Date d'echeance ou delai de paiement (p. ex. 30 jours net)
- Coordonnees bancaires : IBAN (idealement sous forme de facture QR avec QR-IBAN et numero de reference)
Erreurs typiques de debutant pour la premiere facture
- Pas de numero de facture sequentiel (p. ex. simplement 'Facture 1' au lieu de '2026-001')
- Periode de prestation manquante -- particulierement important pour la facturation a l'heure
- Mention TVA oubliee (meme si tu n'es pas assujetti a la TVA, tu devrais l'indiquer)
- Delai de paiement non defini -- sans delai clair, tu en subis les consequences
- Coordonnees bancaires sans partie paiement QR -- rend la chose inutilement compliquee pour le client
04Separer proprement recettes et depenses
En tant qu'entrepreneur individuel avec un chiffre d'affaires annuel inferieur a CHF 500'000, tu peux utiliser le compte de recettes et depenses -- la forme la plus simple de comptabilite conforme a la loi selon l'art. 957 CO. Au lieu d'un bilan et d'un compte de resultat, tu documentes simplement : ce qui entre et ce qui sort.
Structure de base de ta comptabilite
| Categorie | Exemples |
|---|---|
| Recettes | Honoraires, prestations de conseil, forfaits de projet, licences |
| Depenses : Exploitation | Logiciels, hebergement, telephone, internet, fournitures de bureau |
| Depenses : Lieu de travail | Loyer (part proportionnelle home office), co-working, mobilier |
| Depenses : Deplacements | Abonnements TP, indemnite kilometrique, frais de parking, nuitees d'hotel |
| Depenses : Assurance et prevoyance | Responsabilite civile professionnelle, indemnite journaliere maladie, pilier 3a |
| Depenses : Marketing | Site web, cartes de visite, annonces, domaine, publicite |
| Depenses : Formation continue | Cours, litterature specialisee, conferences, certifications |
A la fin de l'annee, la difference entre les recettes et les depenses donne ton benefice -- et c'est exactement ce montant qui est impose. Plus tu categorises proprement, plus ta declaration d'impots sera simple. Details sur le calcul du benefice dans l'article Impots comme freelance.
05Setup des outils : ce dont tu as vraiment besoin
Sur internet, tu trouves des listes avec 10+ outils pour freelances. La realite : au debut, tu n'as besoin que d'un seul bon outil qui couvre les taches essentielles. Tout le reste est un bonus.
Les taches essentielles de ton logiciel de comptabilite
- Creer des factures -- avec facture QR, mentions obligatoires et mise en page professionnelle
- Enregistrer les depenses -- avec photo du justificatif, categorisation et attribution TVA
- Suivre les recettes -- attribution automatique des paiements entrants
- Decompte TVA -- si tu atteins le seuil TVA : decompte en un clic
- Cloture annuelle -- apercu recettes-depenses pour la declaration d'impots
einzly couvre toutes ces taches dans une seule application -- specialement concue pour les freelances et entrepreneurs individuels suisses. Factures avec partie paiement QR, scanner de justificatifs par IA, calcul automatique de la TVA et un tableau de bord clair avec tes chiffres.
Au lieu de bricoler cinq outils differents (outil de facturation + Excel + appli de justificatifs + scanner + dossier fiscal), tu as tout en un seul endroit. Cela fait gagner du temps et reduit aussi les sources d'erreurs -- car les recettes, depenses et justificatifs sont automatiquement lies.
06Eviter les erreurs typiques de debutant
Nous voyons ces cinq erreurs encore et encore chez les freelances -- et elles sont toutes evitables :
Sans compte professionnel separe, chaque ecriture devient une enigme. Quel paiement etait prive, lequel professionnel ? Separe des le debut -- meme si ce n'est 'que' quelques factures par mois.
Le ticket de caisse des fournitures de bureau finit dans ta poche et devient illisible apres deux semaines. Prends l'habitude : justificatif recu, photographie immediatement, termine.
Quiconque depasse le seuil de CHF 100'000 de chiffre d'affaires doit s'inscrire retroactivement et payer la TVA en arreere. Garde un oeil sur ton chiffre d'affaires -- surtout la premiere annee avec un gros volume de commandes.
En tant que freelance, tu paies toi-meme l'impot sur le revenu, les cotisations AVS et eventuellement la TVA. Mets de cote 25 a 30% de chaque encaissement sur un compte d'epargne separe. Sinon, le reveil sera brutal a la premiere facture d'impots.
'Je ferai ca en fin d'annee' -- cette phrase mene systematiquement au chaos. Celui qui ne fait la comptabilite qu'en janvier pour l'annee precedente oublie des justificatifs, confond des postes et a besoin de plusieurs fois plus de temps.
07Ta routine comptable comme freelance
La comptabilite n'a pas besoin d'etre chronophage -- si tu la fais regulierement. Voici un apercu de ce que tu devrais faire et a quelle frequence :
| Frequence | Tache | Temps necessaire |
|---|---|---|
| En continu | Scanner et classer les justificatifs immediatement | 1--2 min. par justificatif |
| Hebdomadaire | Controler recettes et depenses, verifier les factures ouvertes | 15 min. |
| Mensuel | Rapprochement bancaire, verifier les rappels, consulter l'apercu du benefice | 30 min. |
| Trimestriel | Decompte TVA (si assujetti), verser les acomptes AVS | 30--60 min. |
| Annuel | Preparer la cloture annuelle, preparer la declaration d'impots, archiver les justificatifs | 2--4 h |
Au total, cela represente environ 1 a 2 heures par mois pour la comptabilite courante -- a condition de ne rien reporter. Avec un bon logiciel comme einzly, l'effort se reduit encore davantage, car les justificatifs sont reconnus automatiquement, les factures creees en quelques secondes et les decomptes TVA prepares pour toi.