01Délai légal de conservation : 10 ans
En Suisse, une obligation de conservation de 10 ans s'applique uniformément aux documents commerciaux. Ce délai est ancré dans le Code des obligations et s'applique à toutes les entreprises soumises à l'obligation de tenir une comptabilité — y compris les entreprises individuelles et les indépendants à titre accessoire.
Le délai de 10 ans commence à la fin de l'exercice au cours duquel les documents ont été créés ou reçus. Un justificatif du 15 mars 2026 doit donc être conservé au minimum jusqu'au 31 décembre 2036.
Outre le CO, d'autres lois prescrivent des délais de conservation. En pratique, le délai de 10 ans est toutefois le standard déterminant :
| Base légale | Délai | S'applique à |
|---|---|---|
| CO art. 958f | 10 ans | Livres comptables, pièces comptables, rapport de gestion |
| LTVA art. 70 | 10 ans | Tous les documents pertinents pour la TVA |
| LIFD art. 126 | 10 ans | Documents fiscaux (obligation de collaboration) |
| Olico art. 3 | 10 ans | Livres tenus électroniquement ou sur papier |
02Quels justificatifs faut-il conserver ?
L'obligation de conservation ne se limite pas aux factures. En principe, vous devez conserver tous les documents pertinents pour la comptabilité et la taxation fiscale — que vous teniez une comptabilité en partie double ou un simple compte de recettes et dépenses. Cela inclut :
- Factures émises : Toutes les factures adressées aux clients
- Factures reçues : Factures de fournisseurs, prestataires, bailleurs, etc.
- Quittances et tickets de caisse : Pour les paiements en espèces (fournitures de bureau, repas d'affaires, frais de déplacement, etc.)
- Documents bancaires : Relevés de compte, confirmations de paiement, justificatifs e-banking
- Décomptes de salaire : Si vous employez du personnel
- Contrats : Contrats de bail, polices d'assurance, contrats de leasing, contrats clients
- Correspondance : E-mails, courriers, offres, confirmations de commande pertinents pour l'activité
- Clôture annuelle : Bilan, compte de résultat ou compte de recettes et dépenses
- Déclarations d'impôts : Déclarations d'impôts déposées et décisions de taxation
- Décomptes TVA : Formulaires TVA déposés et calculs associés
03Physique vs. numérique : que dit la loi ?
La bonne nouvelle : le droit suisse autorise la conservation numérique des justificatifs. Vous n'avez donc pas besoin de stocker pendant 10 ans des classeurs remplis de papier. L'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) réglemente les exigences relatives à l'archivage électronique.
Le principe est le suivant : les justificatifs peuvent être conservés sur le même support d'information ou un support équivalent. Concrètement, cela signifie :
| Type de justificatif | Original | Conservation numérique autorisée ? |
|---|---|---|
| Facture papier | Physique | Oui — un scan/photo suffit, l'original peut être détruit |
| Facture PDF par e-mail | Numérique | Oui — conserver le PDF, pas besoin d'impression |
| Ticket de caisse (papier thermique) | Physique | Oui — même recommandé car le papier thermique s'efface |
| Justificatif bancaire (e-banking) | Numérique | Oui — télécharger et conserver en PDF |
| Contrat (signé à la main) | Physique | Oui — mais l'original est recommandé pour les contrats importants |
04Exigences pour l'archivage numérique
L'Olico impose des exigences claires à la conservation électronique. Toute forme de stockage n'est pas admissible. Les quatre critères les plus importants :
- Intégrité (inaltérabilité) : Les justificatifs enregistrés ne doivent pas pouvoir être modifiés ultérieurement. Une simple photo dans la galerie suffit techniquement — mais un classement structuré dans un outil de comptabilité ou une archive dédiée est plus probant
- Disponibilité (lisibilité) : Les justificatifs doivent être consultables et lisibles dans un délai raisonnable. Les formats courants comme PDF, JPEG ou PNG sont acceptés. Les formats propriétaires nécessitant un logiciel spécifique sont risqués
- Ordre (traçabilité) : Les justificatifs doivent être classés systématiquement et attribuables aux écritures correspondantes. Un système de dénomination clair (p. ex. Date_Fournisseur_Montant.pdf) facilite l'attribution
- Protection contre la perte de données : Vous devez vous assurer que les données ne sont pas perdues — par des sauvegardes, un stockage redondant ou des services cloud avec une sécurité des données appropriée
En pratique, cela signifie : un outil de comptabilité basé sur le cloud qui stocke les justificatifs de manière systématique et les relie aux écritures remplit toutes les exigences de l'Olico. Un dossier non structuré sur le bureau est risqué — non pas en raison de la légalité, mais de la traçabilité en cas de contrôle.
05Que se passe-t-il en cas de justificatifs manquants ?
Des justificatifs manquants peuvent avoir des conséquences sérieuses lors d'un contrôle fiscal (révision comptable ou révision fiscale). Les autorités fiscales contrôlent par sondage ou en cas de soupçon — et attendent pour chaque charge déclarée un justificatif correspondant.
Les conséquences suivantes sont possibles en cas de justificatifs manquants :
- Les déductions sont supprimées : Les frais commerciaux sans justificatif ne sont pas reconnus. Votre bénéfice imposable est corrigé à la hausse en conséquence — et vous payez plus d'impôts
- Taxation d'office : Si des parties importantes de votre comptabilité sont sans justificatif, l'autorité fiscale peut procéder à une taxation d'office. Elle estime alors votre revenu — souvent à votre désavantage
- La déduction de l'impôt préalable TVA est refusée : Sans facture correcte (avec mention de la TVA), pas de déduction de l'impôt préalable. L'AFC est particulièrement stricte sur ce point
- Amendes d'ordre : Des violations graves de l'obligation de conservation peuvent être sanctionnées par des amendes (art. 325 CP : tenue défectueuse des livres comptables)
- Rappels d'impôts et intérêts : Si des déductions sont corrigées ultérieurement, des intérêts moratoires s'appliquent sur le rappel d'impôt (selon le canton 3–5% par an)
06Conseils pratiques pour l'organisation des justificatifs
Une bonne organisation des justificatifs vous fait gagner des heures lors de la déclaration d'impôts et vous protège en cas de contrôle. Voici les méthodes les plus éprouvées pour les indépendants :
Photographiez ou scannez chaque justificatif le jour de sa réception. Les tickets de caisse sur papier thermique s'effacent — en version numérique, ils restent lisibles pendant 10 ans. L'appareil photo de votre smartphone suffit.
Utilisez une dénomination cohérente : p. ex. « 2026-03-02_Digitec_Laptop_1299.pdf ». Ainsi vous retrouvez chaque justificatif immédiatement — même après des années.
Créez des dossiers pour les catégories principales : Recettes, Fournitures de bureau, Logiciels, Voyages, Assurances, etc. Cela facilite l'attribution et l'établissement de la déclaration d'impôts.
Idéalement, chaque justificatif est directement relié à l'écriture correspondante dans votre comptabilité. Ainsi, en cas de contrôle, vous pouvez immédiatement montrer quel justificatif correspond à quelle dépense.
Sauvegardez vos justificatifs à au moins deux endroits — p. ex. cloud + disque dur externe. Une perte de données après 8 ans serait fatale si l'autorité fiscale a encore 2 ans de droit de consultation.
07Checklist : conservation des justificatifs pour indépendants
Utilisez cette checklist pour vous assurer que vous remplissez toutes les exigences de conservation des justificatifs :
- Tous les justificatifs de recettes (factures aux clients) conservés
- Tous les justificatifs de dépenses (factures fournisseurs, quittances, tickets de caisse) conservés
- Relevés de compte / justificatifs e-banking téléchargés et sauvegardés
- Contrats (bail, assurance, leasing) archivés
- Décomptes TVA et justificatifs tenus séparément (si assujetti à la TVA)
- Tickets de caisse sur papier thermique numérisés immédiatement
- Justificatifs nommés et catégorisés de manière systématique
- Justificatifs reliés aux écritures correspondantes
- Sauvegarde à un deuxième endroit disponible (cloud, disque dur externe)
- Délai de conservation de 10 ans respecté (rien supprimé prématurément)
Celui qui suit cette checklist de manière conséquente est paré pour tout contrôle fiscal et s'épargne beaucoup d'efforts en fin d'année pour la déclaration d'impôts. D'autres conseils dans notre checklist de clôture annuelle.