Comptabilité pour indépendants : qu'est-ce qui est vraiment obligatoire ?

01Que dit la loi ?

L'obligation de tenir une comptabilité pour les entreprises suisses est réglée dans le Code des obligations, plus précisément à l'art. 957 CO. Il y est stipulé : quiconque est tenu d'inscrire sa raison de commerce au registre du commerce doit tenir une comptabilité ordinaire selon les principes de la présentation régulière des comptes.

Pour les entreprises individuelles, cela signifie : dès que tu réalises un chiffre d'affaires annuel de CHF 500'000 ou plus, tu es tenu de t'inscrire au registre du commerce — et donc automatiquement de tenir une comptabilité ordinaire (en partie double). En dessous de ce seuil, c'est l'art. 957 al. 2 CO qui s'applique : tu dois simplement tenir les comptes des recettes, des dépenses et de l'état du patrimoine. C'est ce qu'on appelle la comptabilité simplifiée.

Mais attention : même si tu es en dessous du seuil, tu dois documenter tes recettes et dépenses sans lacune. L'administration fiscale n'accepte pas des classeurs vides. L'obligation comptable existe dès le premier jour de ton activité indépendante — indépendamment du chiffre d'affaires.

02Comptabilité simplifiée vs. ordinaire

Le droit suisse connaît deux niveaux de comptabilité. Celui qui s'applique à toi dépend principalement de ton chiffre d'affaires annuel. Voici la comparaison directe :

Le compte de résultats (recettes-dépenses) est le bon choix pour la plupart des indépendants. Tu listes chronologiquement toutes les recettes et dépenses et calcules le bénéfice en fin d'année. Cela suffit pour l'administration fiscale et se fait en quelques minutes par semaine avec un bon logiciel.

La comptabilité en partie double devient obligatoire dès CHF 500'000 de chiffre d'affaires annuel. Chaque écriture est enregistrée sur au moins deux comptes (débit et crédit), et tu établis en fin d'année un bilan complet ainsi qu'un compte de résultat. C'est nettement plus exigeant, mais offre plus de transparence sur la situation financière de ton entreprise.

03Que dois-je conserver ?

L'obligation de conservation est clairement réglée dans le droit suisse : tu dois conserver tous les documents pertinents pour l'entreprise pendant 10 ans. Tout ce qu'il faut savoir dans notre article sur la conservation des justificatifs. Le délai commence à la fin de l'exercice au cours duquel le document a été créé. Cette obligation s'applique à tous les indépendants — indépendamment de la taille de l'entreprise.

Que dois-tu exactement conserver ? L'obligation couvre les catégories suivantes :

• Pièces comptables : tous les justificatifs à la base d'une écriture — quittances, tickets de caisse, relevés bancaires, décomptes de cartes de crédit
• Factures : toutes les factures émises et reçues (débiteurs et créanciers)
• Correspondance commerciale : contrats, offres, confirmations de commande, e-mails pertinents
• Documents comptables : le compte de résultats ou bilan/compte de résultat, journal, relevés de compte
• Documents fiscaux : déclarations d'impôts, décomptes TVA, attestations AVS
• Inventaire : le cas échéant, un état annuel du patrimoine

Le délai de 10 ans s'applique tant aux documents papier qu'aux documents numériques. Tu dois t'assurer que les documents restent lisibles et accessibles pendant toute la durée de conservation. Utilise notre checklist de clôture annuelle pour t'y retrouver. Un archivage numérique bien organisé est clairement supérieur au classement papier.

04TVA et comptabilité

Dès que tu es assujetti à la TVA — c'est-à-dire à partir d'un chiffre d'affaires annuel mondial de CHF 100'000 — les exigences envers ta comptabilité augmentent considérablement. L'AFC (Administration fédérale des contributions) exige une documentation plus détaillée que l'administration fiscale cantonale.

Concrètement, en cas d'assujettissement à la TVA, tu dois en plus respecter les points suivants :

• Factures conformes à la TVA : chaque facture émise doit contenir les mentions légales obligatoires — y compris le numéro TVA, le taux d'imposition et le montant de l'impôt
• Documenter la déduction de l'impôt préalable : si tu utilises la méthode effective, tu dois pouvoir présenter un justificatif formellement correct pour chaque déduction d'impôt préalable. Sans justificatif = pas de déduction
• Journal TVA : tu as besoin d'un relevé complet de tous les chiffres d'affaires imposables et des impôts préalables, ventilés par taux (8.1% taux normal, 2.6% taux réduit, 3.8% taux spécial)
• Décompte trimestriel ou semestriel : selon la méthode, tu soumets ton décompte TVA trimestriellement (méthode effective) ou semestriellement (taux de la dette fiscale nette) à l'AFC

05Comptabilité numérique vs. papier

Le droit suisse autorise la comptabilité entièrement numérique. Tu peux scanner, photographier ou recevoir et archiver directement tes justificatifs sous forme numérique. Les originaux papier ne doivent pas être conservés en plus, tant que la copie numérique remplit les conditions.

Toutefois, la loi pose des exigences claires pour l'archivage numérique :

• Non-modification : les justificatifs enregistrés ne doivent pas pouvoir être modifiés ultérieurement. Les fichiers PDF sur un disque dur suffisent en principe — mais les formats inaltérables sont recommandés
• Lisibilité : les documents doivent rester lisibles pendant toute la durée de conservation de 10 ans. Des sauvegardes régulières sont obligatoires
• Classement systématique : tu dois pouvoir retrouver les justificatifs dans un délai raisonnable. Une structure de dossiers chaotique sur le bureau ne suffit pas
• Disponibilité : en cas de contrôle par l'administration fiscale ou l'AFC, tu dois pouvoir présenter les documents rapidement et sous forme lisible

La comptabilité numérique n'est pas seulement autorisée, elle est clairement supérieure en pratique. Tu économises de la place, retrouves les justificatifs plus rapidement et peux envoyer toute ta comptabilité en PDF ou ZIP au fiduciaire ou à l'administration fiscale. Important : assure-toi de faire des sauvegardes régulières — de préférence automatisées dans le cloud.

06Comment einzly simplifie l'obligation

Les exigences légales semblent d'abord représenter beaucoup de travail. En pratique, la plupart des tâches peuvent être automatisées — et c'est exactement pour cela qu'einzly a été créé. En tant qu'outil comptable spécialement conçu pour les indépendants suisses, einzly couvre toutes les obligations sans que tu aies à te plonger dans la théorie comptable.

Voici comment einzly t'aide concrètement :

• Catégorisation automatique : les recettes et dépenses sont automatiquement attribuées aux bonnes catégories. Tu n'as pas besoin de connaître les plans comptables
• Justificatifs numériques : photographie les justificatifs directement dans l'application. Ils sont associés à l'opération correspondante et archivés pendant 10 ans
• Compte de résultats en un clic : ton compte de résultats (recettes-dépenses) est créé automatiquement et exportable en PDF à tout moment
• Décompte TVA : si tu es assujetti à la TVA, einzly calcule automatiquement ta dette — que ce soit la méthode effective ou le taux de la dette fiscale nette
• Clôture annuelle en ZIP : tous les justificatifs, le compte de résultats, le récapitulatif TVA et d'autres documents dans un export ZIP pour l'administration fiscale ou le fiduciaire

07Questions fréquentes sur l'obligation comptable