Factures recurrentes — creees automatiquement comme brouillon chaque mois

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01Quand a-t-on besoin de factures recurrentes ?

Des que tu factures regulierement la meme prestation au meme client, un modele recurrent s'impose. Cas typiques :

Forfaits de coaching avec tarif mensuel fixe
Contrats de maintenance IT et hebergement
Retainers de conseil (p. ex. 10 heures/mois)
Modeles d'abonnement et services continus
Revenus locatifs de sous-location

Le probleme : creer manuellement la meme facture chaque mois — choisir le client, saisir les positions, verifier la TVA, envoyer. Ca prend quelques minutes a chaque fois et c'est une source d'erreurs. Avec la facture recurrente d'einzly, tu configures le modele une seule fois. Ensuite, un nouveau brouillon est automatiquement cree chaque mois — avec les memes positions, la meme TVA et le meme delai de paiement.

02Comment creer une facture recurrente

Etape 1 — Creer une facture comme d'habitude

Tu crees une facture normale : selectionner le client, ajouter les positions, definir le type de TVA et le delai de paiement. Tout fonctionne comme pour une facture classique — tu peux aussi utiliser la facture QR comme d'habitude.

Etape 2 — Activer la case a cocher

Sous les positions, tu trouveras l'option « Facture recurrente (mensuelle) ». Active la case — c'est fait. Cette fonction n'est disponible que pour les factures standard, pas pour les factures partielles ou finales.

Formulaire de facture einzly avec case a cocher pour facture recurrente activee et date de fin optionnelle — Active la case — la facture sera creee comme brouillon chaque mois

Etape 3 — Definir une date de fin (optionnel)

Tu peux definir une date de fin apres laquelle plus aucun brouillon ne sera cree. Si tu laisses le champ vide, le modele continue indefiniment — tu peux l'arreter manuellement a tout moment.

Premiere facture creee immediatement comme brouillonDes que tu sauvegardes la facture recurrente, la premiere facture est immediatement creee comme brouillon. Pas besoin d'attendre le mois suivant.

03Que se passe-t-il chaque mois ?

Chaque mois, einzly cree automatiquement un nouveau brouillon de facture base sur ton modele. Voici ce qui se passe :

Un nouveau brouillon est cree — avec les memes positions, montants et type de TVA
Un nouveau numero de facture est attribue automatiquement
La date d'echeance est calculee en fonction du delai de paiement configure
Le brouillon recoit un badge « Auto » pour que tu le reconnaisses immediatement

Important : brouillon uniquement — pas d'envoi automatiqueLa facture est creee comme brouillon, PAS envoyee automatiquement. Tu verifies le brouillon, l'ajustes si necessaire et l'envoies toi-meme. Ainsi tu gardes le controle total — pas de surprises pour toi ou tes clients.

Flux mensuel : le brouillon est cree automatiquement, tu verifies et envoies toi-meme — Le cycle mensuel : brouillon automatique, verification, envoi — chaque mois

Ce cycle se repete chaque mois. Tu peux ajuster le brouillon avant l'envoi a tout moment — par exemple modifier une position ou ajouter une note. Ce n'est que lorsque tu cliques sur « Envoyer » que ton client recoit la facture. Decouvre comment fonctionne l'envoi dans notre article sur l'envoi direct de factures.

04Apercu et gestion

Toutes les factures recurrentes sont affichees dans une section dediee du tableau de bord des factures — avec une icone de cycle pour les reperer immediatement. D'un coup d'oeil, tu vois :

Nom du client et intervalle (mensuel)
Nombre de factures deja generees
Statut : actif, arrete ou expire
Prochaine date de creation

Tu peux arreter n'importe quel modele a tout moment (plus de nouveaux brouillons), le reactiver ou le supprimer completement. Les factures deja creees sont toujours conservees — arreter ou supprimer n'affecte que les futurs brouillons.

05A qui s'adresse cette fonction ?

La facture recurrente convient a tous les independants qui facturent regulierement le meme montant au meme client. Voici quelques exemples :

Coaches avec forfaits de coaching mensuels ou abonnements de groupe
Prestataires IT avec contrats de maintenance, hebergement ou forfaits SLA
Consultants avec modeles de retainer (p. ex. 10h/mois)
Proprietaires avec revenus locatifs mensuels de sous-location
Services par abonnement comme le nettoyage, le jardinage ou la comptabilite
Freelances avec mandats fixes et volume constant

Si tu crees egalement des devis pour de plus grands projets, tu peux utiliser les factures recurrentes en complement pour tes mandats courants.

06Questions frequentes

Non. Les factures recurrentes sont creees comme brouillons — pas envoyees automatiquement. Tu verifies chaque brouillon et l'envoies toi-meme en un clic. Tu gardes ainsi le controle total a tout moment.

Le modele lui-meme ne peut pas etre modifie. Si les positions changent, tu arretes le modele existant et en crees un nouveau. Les brouillons deja generes peuvent etre ajustes avant l'envoi a tout moment.

Toutes les factures deja generees sont entierement conservees — qu'elles soient brouillons, envoyees ou payees. L'arret n'affecte que la creation future de nouveaux brouillons.

Actuellement, einzly ne prend en charge que les factures recurrentes mensuelles. Les intervalles trimestriels ou annuels sont prevus pour une future version.