01Pourquoi envoyer des factures par e-mail ?
La méthode classique : créer une facture dans Word, exporter en PDF, ouvrir l'e-mail, joindre le PDF, envoyer. Ça semble simple — mais c'est un gouffre de temps qui se répète à chaque facture. Et le plus gros problème : vous ne savez jamais si la facture est arrivée, a été ouverte ou a atterri dans les spams.
Les pièces jointes PDF sont considérées comme potentiellement dangereuses par de nombreux fournisseurs de messagerie. Résultat : les factures atterrissent dans les spams ou sont tout simplement ignorées par le client. Sans suivi, vous êtes dans le flou — et vous vous demandez pourquoi le paiement n'arrive pas.
02Créer une facture dans einzly — étape par étape
Créer une facture dans einzly ne prend que quelques minutes — toutes les mentions obligatoires sont remplies automatiquement. Voici le processus :
Choisissez un client existant dans votre liste de contacts ou créez-en un nouveau. Nom, adresse et e-mail sont automatiquement repris dans la facture.
Ajoutez des prestations ou produits individuels comme positions. Vous pouvez choisir dans votre catalogue ou saisir de nouvelles positions directement. Quantité, unité et prix unitaire par position.
Si vous êtes assujetti à la TVA, einzly calcule la taxe automatiquement selon vos paramètres. Aucun calcul manuel nécessaire.
einzly prend en charge les factures en allemand, français, italien et anglais. Choisissez la langue de votre client — tous les libellés et textes sont traduits automatiquement.
Rédigez un message optionnel pour votre client. Le message apparaît dans l'e-mail d'envoi et donne une touche personnelle à la facture.
L'aperçu en direct vous montre à quoi la facture ressemblera pour votre client — avec votre logo, votre couleur d'accent, la QR-facture et toutes les positions.
03Envoi direct par e-mail
Une fois votre facture prête, vous pouvez l'envoyer directement depuis einzly par e-mail. Pas de détour par Outlook, pas de PDF en pièce jointe, pas de copie manuelle d'adresses e-mail.
Votre client reçoit un e-mail personnalisé avec votre logo et votre nom d'entreprise. Au lieu d'une pièce jointe PDF, l'e-mail contient un lien sécurisé vers la facture. Cela présente plusieurs avantages :
- Pas de PDF qui atterrit dans les spams ou ne peut pas être ouvert par le client
- Vous pouvez ajouter un message personnel (max. 200 caractères)
- Le lien sécurisé fonctionne sur tout appareil — ordinateur et mobile
- L'e-mail a un aspect professionnel et renforce votre image de marque
04Ce que voit votre client
Votre client n'a pas besoin d'un compte einzly. Il clique sur le lien dans l'e-mail et voit une présentation professionnelle de la facture — dans son navigateur, sur tout appareil. La vue comprend :
- Votre logo et votre couleur d'accent — la facture semble venir de vous, pas d'einzly
- Toutes les positions avec prix unitaires, TVA et montant total
- La QR-facture suisse avec un QR code scannable pour le paiement
- Délai de paiement et conditions de paiement
- Bouton pour télécharger la facture en PDF
La vue en ligne est entièrement responsive et fonctionne sur smartphone, tablette et ordinateur. Votre client peut payer la facture directement avec son application bancaire en scannant le QR code.
05QR-facture suisse incluse
Chaque facture dans einzly inclut automatiquement une QR-facture suisse conforme au standard SIX. Le QR code est généré à partir de vos données de profil (IBAN, adresse) et des données de la facture (montant, numéro de référence) — de manière entièrement automatique, sans logiciel supplémentaire. Consultez notre tutoriel QR-facture étape par étape pour une présentation visuelle.
Votre client peut scanner le QR code avec n'importe quelle application bancaire suisse et déclencher le paiement en un clic. Toutes les informations de paiement sont préremplies — pas de fautes de frappe dans l'IBAN ou le numéro de référence.
- Généré automatiquement selon le standard SIX
- Compatible avec toutes les applications bancaires suisses
- L'IBAN est repris de votre profil
- Le numéro de référence est créé automatiquement
- Également inclus dans le téléchargement PDF
06Suivi des statuts dans le tableau de bord
Dans le tableau de bord des factures, vous voyez d'un coup d'œil où en est chaque facture. einzly utilise un système de statuts clair en quatre étapes :
La facture est créée mais pas encore envoyée. Vous pouvez la modifier à tout moment.
La facture a été envoyée au client par e-mail. Vous voyez la date et l'heure de l'envoi.
Le client a ouvert la facture. Une icône en forme d'œil vous indique que la facture a été consultée.
Marquez la facture comme payée dès réception du paiement. Si le délai est dépassé, le statut passe automatiquement à « En retard ».
Le suivi vous offre une transparence totale. Vous savez toujours quelles factures sont ouvertes, lesquelles ont été consultées et où vous devez éventuellement relancer.
07Système de rappels en 3 étapes
Lorsqu'une facture est en retard, einzly vous aide avec un processus de rappel structuré en trois étapes :
Un rappel amical concernant la facture en souffrance. Un nouveau délai de paiement est fixé. Pas de frais de rappel — le ton reste poli et professionnel.
Un avis plus direct concernant le paiement en souffrance. Vous pouvez ajouter des frais de rappel et fixer un nouveau délai de paiement.
La dernière étape avant les mesures juridiques. Contient l'avis d'une éventuelle poursuite selon la LP. Dernier délai pour le paiement.
Chaque étape de rappel est envoyée depuis einzly — avec la même apparence professionnelle que la facture originale. Le tableau de bord des rappels vous permet de garder une vue d'ensemble de toutes les procédures en cours.
08Comparaison : envoi manuel vs. einzly
Voici une comparaison entre l'envoi classique de factures et l'envoi via einzly :
| Critère | Manuel (PDF par e-mail) | einzly |
|---|---|---|
| Temps par facture | 15–20 minutes | 3 minutes |
| Mode d'envoi | PDF en pièce jointe | Lien sécurisé par e-mail |
| Risque de spam | Élevé (pièce jointe PDF) | Minimal (lien) |
| Suivi de statut | Aucun | Envoyée → Vue → Payée |
| QR-facture | Logiciel séparé nécessaire | Intégrée automatiquement |
| Rappels | Manuels, sans système | 3 étapes, depuis le tableau de bord |
| Image de marque | Limitée | Logo + couleur d'accent |
| Multilinguisme | Traduire manuellement | 4 langues automatiques |